本部と店舗の情報共有をスムーズに行うコツと成功事例を紹介

経営方針に従った店舗運営を実現するためには、本部と店舗間の情報共有を確実に行う必要があります。本部と店舗がコミュニケーション不全を起こしているようでは、期待どおりの運営を店舗に望むことはできません。

ここでは、本部と店舗の情報共有をスムーズに行うための手法を、成功事例とともに解説します。

本部と店舗の情報共有のフロー

本部・店舗間の情報共有は、下記のような流れで行われる場合が多いと思われます。

情報共有フローの一例

1. 本部からSVへ情報を発信
2. SVから店舗へ情報を発信
3. 店舗で情報を受信
4. 店舗内で情報を共有
5. 店舗から本部へ情報を発信

そのほか、企業によっては、本部の各部署から直接店舗に情報が届いてSV（スーパーバイザー）がフォローする、店舗から本部への情報発信もSVを挟んで行うといったフローをとっている場合もあるでしょう。

いずれにせよ、ほとんどのケースでは、いくつもの段階を経て現場に情報が共有されます。しかし、あいだに挟まるステップが増えるほど、情報伝達の抜け漏れやミスは増えていきます。情報共有を効率良く、スムーズに行うためには、情報共有のフローや手法を見直す必要があるでしょう。

▼参考記事

＞スーパーバイザー（SV）とは？店長との違いや必要なスキルを解説

本部と店舗の情報共有を効率化するためのポイント

本部と店舗の情報共有を効率化するためには、できるだけミスが出にくく、正確かつ確実に情報が届けられる方法をとることが大切です。続いては、本部と店舗のそれぞれについて、情報共有の際に留意しておくべきポイントを紹介します。

本部が意識すべきポイント

本部から店舗へは、日々さまざまな指示や情報の伝達を行うことになります。だからこそ、次にご紹介するような、情報発信の仕方に気をつけなければいけません。

情報の発信件数を適切な件数に絞る

店長が店舗のパソコンを立ち上げた際、本部からのメールが何十通も届いていたら、それだけで辟易してしまいます。また、あまりに件数が多いと、どれが重要な情報なのかもわからなくなってしまいます。

本当に発信が必要な情報なのかどうかを精査するとともに、なるべく情報を1つにまとめて発信するように心掛けることが大切です。

誰に対する情報なのかを明確にする（誰のタスクなのかをはっきりさせる）

本部から店舗に発信する情報については、「店長向け」「◯◯担当スタッフ向け」「××担当スタッフ向け」「スタッフ全体向け」など、さまざまな種類があります。適切な人に適切な情報が渡せるように、誰に伝えるべき情報なのかを明確にしましょう。

この作業は、誰のタスクなのかをはっきりさせることにもつながります。ひと目で誰のための情報なのかがわかるように、件名などに宛先を書いておくと親切です。

指示内容を簡潔に伝える

一度に伝える情報量が多すぎると、どこに重点があるのかが見えづらくなります。必要な情報を余さず伝達することは大切ですが、枝葉末節にこだわりすぎると、本質が見えなくなってしまいます。

重点を最初に明記する、箇条書きなどを使う、情報を整理して書くなど、指示内容をわかりやすく、簡潔に伝えるように心掛けましょう。

SVが本部と店舗の橋渡しを行う

本部から店舗へ情報を送って終わりにしてしまうと、正しく情報が伝わっているかどうかがわかりません。SVが担当店舗の状況を確認し、情報伝達がうまくいっているかどうか確認しましょう。うまく伝わっていない場合は、橋渡し役としてフォローをすることで、情報共有がうまくいきやすくなります。

店舗が意識すべきポイント

店舗側が意識すべきポイントとしては、次のようなことが挙げられます。

本部からの情報を受け取ったり、発信したりする担当者を店長に限定しない

情報の窓口が店長だけの場合は、店長が動けない状況になったときに、情報の流れがストップしてしまいます。そういった事態を避けるために、本部からの問い合わせに答えられる人材を育成したり、一般のスタッフでも本部への報告ができる体制を作ったりして、本部からの情報を扱う担当者を店長に限定しないようにすることが大切です。

本部への報告フォーマットを作るなど、報告システムをルール化するのもいいでしょう。

店舗以外の場所でも情報のやりとりができるルートを作る

店長が店舗以外で本部からの問い合わせに答えたり、情報を発信したりできるルートを作っておくのも効果的です。これによって、店長が研修などで店舗にいないときでも、本部とのやりとりが可能になります。

本部と店舗の双方が意識すべきポイント

本部と店舗、双方が意識すべきポイントとして、「情報伝達のツールをまとめる」ということが挙げられます。さまざまな方法で情報伝達をしていると、情報が分散されて伝達漏れが起こりやすくなります。

電話やメール、私用SNSなど、情報伝達の手法にはさまざまなものがありますが、1つに集約するようにしましょう。

本部と店舗の情報共有におすすめのツール「はたLuck(R)」

店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」には、本部と店舗の情報共有や業務効率化に使える便利な機能が多数そろっています。ここでは、特に情報共有と関連性の深い4つの機能や特徴を紹介します。

連絡ノート機能

連絡ノート機能は、スタッフに対して一斉に情報を発信できる機能です。店長を通さずに情報伝達することができるため、情報共有の精度が高まるでしょう。既読者がわかる「見ました」機能で、業務連絡がどこまで伝わっているかもひと目でわかります。 また、タブごとに情報を整理することもできますし、特定のスタッフに指示出しすることも可能です。

トーク機能

私用SNSのような感覚で使えるチャット機能が、「トーク機能」です。売り場の状況を画像で送信してもらったり、在庫報告をしたりと、さまざまなやりとりをカジュアルに行えます。

トーク機能は、店舗の全員が利用できる連絡ノート機能とは異なり、ルームに所属するメンバーにしか公開されないクローズドな機能です。伝達内容や用途に応じて使い分けられます。

マニュアル機能

はたLuck(R)には、業務や新商品、新キャンペーンなどに関するマニュアル動画や、新人向けのビジネスマナーの解説などを格納できます。

新人スタッフはもちろん、あらためて手順を確認したくなった既存スタッフも、自分のスマートフォンから気軽にマニュアルを見返せますから、安心して業務に入ることが可能です。

また、本部がマニュアルを用意して、スタッフが誰でも見られるようにしておくことは、店舗やスタッフによるサービス品質のばらつきをなくし、均一のクオリティを保持するためにも役立ちます。

強固なセキュリティ対策

はたLuck(R)による情報共有は、専用のアプリを通して行われます。投稿内容をスマートフォン本体にダウンロードすることはできません。またID管理も可能ですので、退職者の端末に社内情報が残ってしまうといったリスクを回避できます。

また、勤務予定時間やその前後数時間を除いてアプリ閲覧の制限をする機能により、情報漏洩対策を行うことも可能です。

「はたLuck(R)」を活用した本部と店舗の情報共有の成功事例

最後に、はたLuck(R)を活用した、本部と店舗の情報共有の成功事例をご紹介します。双方向の情報伝達がうまくいくようになることで、具体的にどのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。

飲食店の事例：情報伝達方法の改善

メニューが頻繁に入れ替わる飲食店では、調理オペレーションをその都度スタッフに伝える必要があります。以前は本部から店長のパソコン宛にマニュアルを送っていましたが、パソコンの台数が限られることから、スタッフ全員が事前に確認することが困難でした。

そこで、はたLuck(R)のツール上にマニュアルを格納し、スタッフが各自のスマートフォンからマニュアルを確認できるように情報伝達方法を改善。新メニューの開始前にオペレーションを十分確認できることから、効率良く実行度を上げることができました。

飲食店の事例：社長が直々にスタッフを褒めることで、スタッフのモチベーションがアップ

同じく飲食店の事例として、「社長が店舗に視察する際に、直近のはたLuck(R)上のやりとりをチェックして、スタッフに対する褒めポイントを探すようにした」というケースもあります。

通常、社長が各店舗内の細かい事情ややりとりを把握することはないでしょう。しかし、情報のやりとりをはたLuck(R)に集約することで、経営層も簡単に店舗の内情を見ることができます。

「社長が直々に日々の仕事を褒めてくれる」という経験は、スタッフのモチベーションアップや高いエンゲージメントにつながりました。

小売店の事例：本部が売れ筋商品をリアルタイムに共有し、スピーディーな売り場づくりが可能に

はたLuck(R)には、連絡ノートという掲示板機能がついています。本部がここに売れ筋商品を投稿することで、店舗スタッフが売り場づくりにリアルタイムに反映させていくという活用をしている小売店もあります。

店長を通さなくても情報を確認できることで、スピーディーかつ確実な情報伝達が可能になります。

アパレル店の事例：現場の声を反映させた商品開発が可能に

あるアパレル店では、本部からスタッフに対して、はたLuck(R)上に商品のフィードバックを求める投稿を行いました。これに対して、スタッフがユーザーの声や売れ行きなどを直接書き込むことで、現場の声が本部に届き、商品会議に活用されているということです。

顧客と最も近い位置にいる現場のスタッフが積極的に本部と情報共有をすることで、より顧客の立場に立った商品開発が可能となるでしょう。

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本部と店舗の情報共有フローを見直そう

効率的な情報共有を行うためには、あらためて現在のフローや手法を見直してみましょう。伝達の抜け漏れによるトラブルが起こったり、情報確認に多大な時間を取られたりしている場合は、情報共有の仕方について再考する必要があります。

情報共有や店舗運営の効率化について課題を感じているご担当者は、ぜひ一度、はたLuck(R)の無料オンライン相談会でご相談ください。