働きやすい職場とは？職場環境の改善に役立つツールも紹介

人材不足が深刻化する昨今、働きやすい職場づくりは、経営者に求められる重要な課題のひとつです。従業員に働き続けてもらえるような環境をどのようにつくっていけばよいのでしょうか。

この記事では、働きやすい職場の定義とメリットを紹介したうえで、働きやすい職場づくりの方法や役立つツールもお伝えしていきます。

働きやすい職場とは？

働きやすい職場とは、従業員が働くうえでストレスを感じにくい職場を指します。
人間関係が良く、業務量が適正であることはもちろん、情報伝達によるミスが起きにくい、教育体制が整っているといった環境の整備も重要です。

多くの人が働きやすいと考える職場の具体的な特徴について紹介します。

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情報伝達がスムーズ

情報伝達がスムーズにいけば、必要な情報をすぐに探し出し、業務を効率化できるうえ、従業員も安心して仕事を進めることができます。一方で、情報伝達がうまくいかず、ミスが起きた場合はさらに余計な仕事が増え、従業員のストレスにつながりかねません。

紙ベースや口頭での情報伝達だと、時間がかかるうえにチェック漏れや聞き間違いなど、情報伝達ミスが起きやすくなります。情報伝達を円滑に進めるためには、コミュニケーションツールを導入するのも方法のひとつです。

人間関係が良好である

上司と部下、同僚同士の人間関係が良いと、従業員がストレスを感じることが少なくなるでしょう。また、立場に関係なく、意見をフラットに言い合える環境が整っていれば、商品・サービスの向上にもつながります。

良好な人間関係をつくるためにはまず、コミュニケーションをとりやすい環境をつくることが大切です。具体的な方法としては、「1on1ミーティングなど対面で話す機会を定期的に設ける」「日頃の声掛けを意識する」「コミュニケーションツールを導入する」といった方法が挙げられます。

業務が効率化されている

業務が効率化されていると、無駄な作業が発生せず、業務を行ううえでのストレスが軽減されます。

業務効率化によって残業時間が削減されれば、従業員が働きやすくなるのはもちろん、効率化によって余った時間を他の仕事にあてることができ、生産性も向上します。

教育体制が整備されている

教育体制を整備すると、従業員の働きやすさにもつながります。自分のやり方が正しいかどうかわからない中で業務を行うのは、従業員にとって非常にストレスがかかります。

特に入社したばかりの従業員は業務に慣れていないため、先輩や上司からのサポートが手薄だと不安感から離職してしまう可能性も考えられます。

ただし、日常業務の合間を縫って、対面での研修を行う時間のゆとりがないという企業は少なくないでしょう。「マニュアルをデジタル化する」「研修用の動画をつくる」など、対面の研修以外でも教育機会を整備することが大切です。

働きやすい職場をつくるメリット

働きやすい職場が求められる背景には、企業側の慢性的な人材不足があります。働きやすい職場をつくれば、入社を希望する人が増え、よりよい人材が集まりやすくなります。

さらに離職率が低下して採用コストを抑えられるだけでなく、職場に活気が生まれたり、生産性が向上したりといった副次的な効果も期待できるでしょう。

以下では、働きやすい職場をつくるメリットについて解説します。

離職率が低下する

働きやすい職場を整えると、職場の雰囲気も活性化し、離職者が減ります。従業員を新しく採用して教育するには募集や教育などのコストがかかるため、離職率が下がるとコスト削減にもつながります。

職場に活気が生まれる

職場が働きやすくなると従業員のストレスが低減するため、職場に活気が生まれます。自由闊達に意見を交わしたり、モチベーションを高く保って仕事する従業員が増えたりすると、職場に活気が生まれ、新たなイノベーションも生まれやすくなります。

生産性が上がる

従業員がストレスなく働けると、仕事に対するモチベーションが上がり、生産性向上にもつながります。反対に、ストレスを感じている環境では仕事へのモチベーションが下がったり、ミスが起きたりしてしまいがちです。

このように、働きやすい環境づくりは、企業の生産性も大きく左右することがわかります。

企業イメージの向上

働きやすい職場であることを社外にPRすれば、企業イメージの向上にもつながります。また、職場環境に惹かれて入社を希望する人が増え、会社の風土に合った人材が集まりやすくなることで離職率が下がり、採用コストの低下にもつながるなど、良い循環が生まれるでしょう。

働きやすい職場をつくる方法

では、働きやすい職場をつくるには、どのような施策を実施すればよいのでしょうか。具体的な方法についてお伝えしていきます。

コミュニケーションツールを導入する

社内でのコミュニケーションが取りやすい環境だと、ささいなことでも相談がしやすかったり、従業員同士の関係が良好になったりと従業員の働きやすさにつながります。

コミュニケーションツールを導入すれば、テレワークでも気軽にコミュニケーションを取れます。さらに、別部門のやりとりも見れることから、業務内容の相互理解にも効果的でしょう。

評価制度を整備する

評価制度は、従業員の日々の仕事ぶりや成果、仕事に対する姿勢などを総合的に見て作成されます。明確な基準に則って評価を行うことで、従業員のモチベーション向上にもつながります。

評価制度を整備する際には、まず自社の企業理念と照らしあわせてどのような評価項目が適切かを検討します。そのうえで条件を満たした従業員に賞与や等級などの処遇を検討している場合は、どのような項目にするかを決め、フォーマットやシステムを導入します。

評価基準を明確に定めておかないと、どのような基準で評価されているのかがわからず、従業員が目指すべき方向性がわからないばかりか、従業員の間で軋轢が生まれてしまうこともあります。そのため、評価制度をしっかりと定めることが大切です。

研修を実施する

働きやすい職場をつくる方法のひとつとして、研修の実施があります。研修を実施すると、業務内容への理解が深まり、従業員の自信やモチベーションアップにつながるためです。

ただし、対面での研修を頻繁に行うのは難しいため、対面での学習機会を、デジタルマニュアルや動画学習などでフォローするとよいでしょう。

福利厚生制度を充実させる

福利厚生制度とは、事業者が従業員に対して提供する給与以外の報酬やサービスのことです。企業ごとに異なり、家賃補助や社員食堂のほか、旅行の優待券、フィットネスセンターの利用券などを採用している企業もあります。

福利厚生を充実させると、従業員がワークライフバランスを大切にしながら働けるのはもちろん、福利厚生に魅力を感じて人材が集まりやすくなったり、企業の社会的信用が上がったりする可能性もあります。

また、自社の理念やサービスに合った福利厚生制度を設けると、社外へのPRにもつながるでしょう。

働きやすい職場づくりに、はたLuck(R)を導入するメリット

店舗マネジメントツール「はたLuck(R)」は、複数の店舗を抱える企業様の業務を効率化するツールです。すでに飲食店やスーパーマーケット、アミューズメント、総合ビルマネジメントなど、ジャンルの垣根を超えた多くの企業様にご利用いただき、働きやすい職場の実現をサポートしています。

社員からスタッフまでコミュニケーションがとれる

「連絡ノート」機能を使うと、スタッフを含めた全従業員に対して、連絡事項を一斉に共有できます。

支部長から店長へ、店長から各店舗のスタッフへと分けて伝達することなく、スタッフまで一気に届けられるため、情報の伝え間違いによるミスが防げます。アプリ上で情報を確認できるため、出勤頻度が少ないスタッフまで情報が行き届くようになります。

また、「連絡ノート」に付いている「見ました」機能を使えば、従業員が内容を確認したかどうかを把握することもできます。該当の投稿に対して「未確認」のメンバーが誰なのかが一目でわかるため、連絡の浸透度が確認しやすくなります。

店舗業務を効率化できる

はたLuck(R)には、店舗業務を効率化する機能がたくさん搭載されており、特にシフトの作成業務を効率化した機能が豊富です。

シフト作成は、店舗を運営するうえで欠かせない業務でありながら、多くの従業員との調整が必要になる難しい仕事です。

そのため、シフト作成業務の効率化は、店舗業務全体の負担軽減につながります。

シフトを効率的に作成できる

「シフトパターン」機能を利用すると、事前に設定した「早番」「遅番」などの時間帯や、「ホール」「キッチン」などのポジションをパターン化してシフトを組んでくれるため、シフトを効率的に作成できます。

さらに、過去のデータに基づいて必要な人数や労働時間などの適正シフトの設定も可能です。これにより、無駄な人的コストを発生させずに済みます。

欠員募集も簡単にできる

「欠員募集」は、人手が足りない日付の「欠員時間」と「欠員ポジション」を登録するだけで、従業員のアプリ上に再募集通知を送信してくれる機能です。従業員が出勤を希望する場合は応募ボタンを押し、店長から承認を受ければ、シフトに入ることができます。

急な欠員が出た場合に、従業員一人ひとりに連絡する時間と手間を大きく削減できるため、店長クラスの従業員の業務を効率化してくれます。

シフト希望をアプリ上で申請できる

シフト希望の申請もアプリ上で送信できるため、出勤頻度が少ない従業員が勤務日以外に店舗に行く必要もなくなります。シフト希望を提出する従業員の負担軽減はもちろん、シフト希望の回収率が上がり、店長などのシフト作成者の働きやすさにもつながります。

従業員の勤務条件に合わせて労務アラートを設定できる

「勤務時間が1日8時間を超えている」などの条件はもちろん、個人の条件に合った「カスタムアラート」も設定することができます。

例えば、2022年10月の社会保険適用拡大に伴い、勤務時間を減らし、社会保険未加入のアルバイト・パートスタッフが混在している職場もあるのではないでしょうか。

対象者にのみ労働時間が「週20時間以内」、月額賃金が「88,000円以下」などのアラートを表示することによって、スタッフ管理の負担を軽減できます。

従業員を評価する機会がつくれる

はたLuck(R)には「星を贈る」という機能もあります。従業員への「感謝」「応援」「期待」「頑張った」といった気持ちを、コメントを添えて伝えられる機能です。

日頃の小さな取り組みをリアルタイムで評価できるため、従業員のモチベーションが向上します。

また、他のメンバーが贈った星に対して「拍手」をして賛同の気持ちを示すこともできます。お互いをたたえ合う文化を根付かせることで職場の雰囲気が良くなり、より働きやすくなります。

いつでもどこでもマニュアルが読める

はたLuck(R)に搭載されている「学習する」機能を使えば、デジタルマニュアルをアップロードすることができます。いつでもどこでもマニュアルが読める環境が整うため、勤務経験が乏しい従業員も自信を持って業務にあたれます。

シフトに入っている時間のみなど、閲覧制限をかければ、スタッフへの配慮もできますし、セキュリティ対策も万全です。

デジタルマニュアルとして動画もアップロード可能です。例えば「お茶のいれ方」など、テキストだけでは伝えにくい手順は動画を活用すると理解度が深まるでしょう。

はたLuck(R)で働きやすい職場を実現しよう

働きやすい職場の実現には、業務の効率化や良好な人間関係、スムーズな情報伝達など、満たさなければいけない要件が数多く存在します。

しかし、日常業務が多忙な中で、職場環境の整備をする余裕がないという企業も少なくないでしょう。

はたLuck(R)には、店舗を運営する企業の業務効率化やコミュニケーションを促進する機能がたくさん搭載されています。働きやすい職場づくりにお悩みの企業様は、はたLuck(R)の導入を検討してみてはいかがでしょうか。