シフト作成サイトとは？おすすめ7選と選び方を解説

毎月のシフト作成に、想像以上の時間を取られていないでしょうか。LINEで希望を個別に集め、Excelに転記して、急な欠勤が出るたびに電話で連絡といった作業が積み重なり、本来の業務に手が回らないと感じている方も多いでしょう。

自社の課題に合ったツールを選べると、希望収集から確定・共有までの手間が減るにとどまらず、属人化の解消や公平なシフト管理による離職率の改善など、現場全体の安定にもつながります。シフト管理は、単なる事務作業ではなく店舗運営の土台として捉えることが大切です。

本記事では、シフト作成サイトの基本的な機能から選び方・おすすめツール7選まで解説します。シフト作成の負担を減らしたい方や、今のやり方を見直したいと考えている店長・担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

シフト作成サイトとは

シフト作成サイトとは、シフトの収集・作成・共有までをブラウザやスマホアプリ上で一元管理できるツールです。インターネットに接続できる環境があれば、パソコンでもスマホでも利用できます。

これまでは、Excelや紙でシフトを管理し、LINEや口頭でスタッフから希望を個別に集めるのが一般的でした。ただ、この方法は担当者の手間が大きく、集約ミスや連絡漏れが発生しやすいという課題がありました。締め切りを過ぎても希望を出してこないスタッフへの個別連絡も、地道な作業として積み重なります。

シフト作成サイトを使うと、スタッフ自身がアプリやブラウザから希望を入力するため、担当者が個別に集める作業がなくなります。確定したシフトもボタン一つで全員に送れるため、希望収集から共有までの一連の流れをオンライン上で完結可能です。

シフト作成サイトで利用できる主な機能

シフト作成サイトにはさまざまな機能がありますが、どこまで対応しているかはツールによって異なります。ここでは、主な機能を4つに分けて解説します。

シフト希望の収集

従来、シフト希望の収集はLINEや口頭で個別に行うことが多く、集約や転記に時間がかかっていました。シフト作成サイトでは、URLやアプリを通じてスタッフが各自で希望を入力・提出できるため、担当者が一人ひとりに確認する手間がありません。

また、締め切りリマインドを自動送信できるツールもあり、未提出のスタッフへの個別連絡も不要になります。集めた希望は自動で一覧化されるため、集約ミスや転記漏れを防ぐことにもつながります。

シフトの自動作成

シフト作成サイトには、収集した希望データをもとに、AIやアルゴリズムがシフトの原案を自動で作成する機能があります。曜日・時間帯ごとに必要な人員数をあらかじめ設定しておくことで、人員の過不足が出にくいシフトを効率よく組めます。

ただし、手動での調整が完全になくなるわけではありません。それでも、ゼロから組む作業がなくなるだけで工数は大きく減ります。担当者の経験や勘に依存しない仕組みにもなるため、シフト作成の属人化を防ぐ効果も期待できます。

完成したシフトの共有

シフトが確定したら、ボタン一つでスタッフ全員に一斉通知できるツールが多くあります。紙の掲示やLINEでの個別送信が不要になり、共有の手間と伝達ミスを削減可能です。

スタッフはスマホやPCからいつでも自分のシフトを確認できるため、問い合わせも減る傾向があります。業務用アプリ経由で通知されるため、私用メッセージに埋もれず確実に届けられる点も魅力です。

変更時の一斉連絡

シフト確定後に急な変更や欠勤が発生した場合、従来は電話やLINEで個別に連絡する必要がありました。シフト作成サイトでは、変更内容をシステム上で修正するだけで関係者に自動通知できるため、連絡漏れを防げます。

ヘルプ募集機能を備えたツールでは、欠員が出た際に条件に合うスタッフへ一斉募集をかけることも可能です。変更履歴が記録されるため、誰がいつ変更したかを後から確認できる点も、複数人で管理する職場では役立ちます。

シフト作成サイトを利用するメリット

シフト作成サイトの導入により、管理者・スタッフの双方にメリットがあります。作業効率の改善にとどまらず、シフトの質や公平性の向上にもつながる点が特徴です。ここでは、代表的なメリットを6つに分けて解説します。

シフト作成にかかる時間の削減

シフト作成は、希望収集・集約・調整・共有と工程が多く、毎月数時間、場合によっては丸一日かかるケースも珍しくありません。シフト作成サイトを導入することで、この一連の作業を大幅に短縮できます。

導入企業の中には、シフト作成にかかる工数を約70%削減した事例もあります。削減できた時間を接客や売場改善など本来の業務に充てられるため、店舗全体の生産性向上にもつながるでしょう。

スタッフの希望収集の効率化

LINEや紙、口頭での希望収集は、集約・確認・転記の手間が大きく、抜け漏れも発生しやすい方法です。シフト作成サイトではスタッフ自身がアプリやブラウザから希望を入力するため、管理者が個別対応する必要がなくなります。

リマインド機能により、未提出のスタッフへの督促も自動化できます。全スタッフの希望が一か所に集まるため、調整作業の起点となるデータ整理の手間も不要です。

シフト変更・共有のスムーズな対応

急な欠勤やシフト変更が発生した際、従来は電話やLINEによる個別連絡が必要で、対応に時間がかかっていました。シフト作成サイトでは変更内容をシステムに反映するだけで関係者へ自動通知できるため、連絡漏れを防げます。

ヘルプ募集機能があるツールでは、欠員補充の依頼も一斉配信できます。変更後のシフトはリアルタイムで全員が確認できるため、古い情報を見て出勤するといったミスも防ぎやすくなるでしょう。

勤怠管理システムとの連携による業務効率化

シフト作成サイトの中には、勤怠管理システムや給与計算ソフトとAPI連携できるツールがあります。連携することでシフトデータを勤怠記録や給与計算に自動で引き継げるため、月末の転記・集計作業を削減可能です。

データを手入力する必要がなくなることで、ミスや計算誤りのリスクも下げられます。ただし、連携できるシステムはツールによって異なるため、既存システムとの対応状況は事前に確認しておかなければなりません。

公平性の保ちやすさ

手動でシフトを組む場合、担当者の主観や人間関係が影響し、特定のスタッフに負担が集中することがあります。シフト作成サイトでは希望の提出・反映が仕組みとして統一されるため、恣意的な判断が入りにくくなります。

休日の取得回数や希望シフトの反映状況など、客観的なデータをもとにシフトを組める点がスタッフの納得感につながるポイントです。公平なシフト管理はモチベーションの維持にも関係しており、離職率の低下にも寄与する可能性があります。

属人化の低減

ExcelやLINEによるシフト管理は担当者個人のスキルや経験に依存しやすく、引き継ぎが困難になりがちです。シフト作成サイトを導入することで、操作方法・ルール・データがシステム上に蓄積され、誰でも同じ手順で進められるようになります。

担当者が変わっても同じ品質でシフトを作成できるため、引き継ぎにかかるコストを減らせます。多店舗展開している企業では、拠点間のシフト品質のばらつきを抑える効果も期待できるでしょう。

シフト作成サイトの選び方

シフト作成サイトは多数あり、機能・対象規模・料金がツールによって異なります。導入後に「思っていた機能がなかった」という事態を防ぐためにも、以下の観点から比較・検討しておくことが大切です。

導入の目的を改めて言語化する

ツール選びを始める前に、「なぜシフト作成サイトを導入するのか」という目的を言葉にしておくことが大切です。「希望収集の手間を減らしたい」「シフト作成が特定の担当者に依存している状況を変えたい」など、解決したい現場の課題を具体的に書き出してみましょう。

目的が曖昧なまま多機能なツールを選ぶと、不要なコストがかかったり、現場で使いこなせなかったりする失敗につながります。言葉にした目的をもとに、自社にとって優先度の高い機能を絞り込んでいくことが、ツール選定の第一歩です。

必要な機能が搭載されているか確認する

導入目的が明確になったら、課題の解決に必要な機能が搭載されているかを確認します。ツールによって「希望収集のみ」「作成補助まで対応」「共有・変更連絡まで一括対応」など、カバーできる範囲が異なるため注意が必要です。

自動作成の精度・勤怠連携の有無・夜勤対応など、業種特有の要件がある場合はあわせてチェックしておきましょう。「とりあえず多機能なツール」より「目的に対して必要な機能が確実に使えるか」を基準に選ぶことで、導入後の定着率が高まります。

操作性を確認する

管理者だけでなく、ITに不慣れなスタッフでも直感的に使えるかどうかが、導入後の定着を左右します。無料トライアルやデモ環境を活用し、実際の操作感をスタッフ目線でも確かめておくことが重要です。

希望提出の手順が複雑だとスタッフの利用率が下がり、結局LINEでのやり取りに戻ってしまうケースがあります。スマホでの操作感・入力のしやすさ・通知の受け取り方も、あわせて確認しておくとよいでしょう。

対応人数を確認する

無料プランでは利用できるスタッフ数に上限が設けられているツールが多く、規模によっては早期に有料プランへの移行が必要になります。現在の人数だけでなく、今後の採用・拡大計画も踏まえて、余裕を持ったプランを選ぶことが大切です。

スタッフ数が増えると料金が大きく上がるケースもあるため、人数に応じた料金体系は事前に確認しておきましょう。複数店舗を運営している場合は、全拠点のスタッフ総数で考える必要がある点にも注意が必要です。

スマホアプリ対応の有無を確認する

シフトワーカーの多くはPCを常時使える環境にないため、スマホアプリから操作できるかどうかは選定の重要な基準です。アプリ対応があることで、スタッフが外出先や通勤中でもシフト確認や希望提出ができるようになります。

管理者側もスマホから操作・承認できるかどうかを確認しておくと、急な変更への対応がよりスムーズになります。

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他のツールとの連携性を確認する

勤怠管理・給与計算・POSシステムなど、すでに使っているツールとAPI連携できるかを確認しておきましょう。連携できない場合はデータを手動で転記する作業が残り、導入メリットが半減してしまう恐れがあります。

連携に対応しているツール名や連携方法は、サービスの仕様ページや問い合わせで事前に確認しておくのが確実です。将来的に導入を予定しているシステムとの相性も考えておくと、ツールの乗り換えリスクを減らせます。

費用対効果と料金体系を確認する

予算内で運用できるか、コストに見合う効果が得られるかを総合的に判断することが必要です。料金体系は「1ユーザーあたりの従量課金」「店舗ごとの月額」「定額制」などツールによって異なるため、自社の規模と照らし合わせて確認しましょう。

提示されている金額が「シフト機能のみ」の料金なのか、「勤怠管理や給与計算など他機能も含めた料金」なのかも確認が必要です。月額料金の安さだけでなく、削減できる作業時間や人件費も含めた費用対効果で判断することが、選定の失敗を防ぐポイントになります。

おすすめのシフト作成サイト7選

ここでは、代表的なシフト作成サイトを7つ紹介します。無料で使えるツールから多機能な有料ツールまで幅広く取り上げるので、自社の規模・業種・予算に合わせて比較してみてください。なお、各ツールの料金・仕様は変更になる場合があるため、最新情報は公式サイトで確認することをおすすめします。

シフト屋さん

出典：シフト屋さん

シフト屋さんは、URLをシェアするだけでスタッフが希望を提出でき、自動でシフトを作成できる無料ツールです。アプリのインストールが不要でブラウザから利用できるため、導入のハードルが低く、すぐに試せる点が特徴です。

シフト希望の収集から自動作成・共同編集まで、一つのツールで完結できます。小規模な職場や、まずは無料でシフト管理をデジタル化したいという方に向いています。

oplus

出典：oplus

oplsuは、シフト希望の収集から作成・共有・変更連絡まで対応した、中小規模の職場向けシフト管理ツールです。スマホアプリにも対応しており、スタッフが手軽に希望を提出したりシフトを確認したりできる使いやすさが強みです。

無料プランでも基本機能を利用できるため、まず試してみたい職場でも導入しやすくなっています。シフト共有やメッセージ機能も備えており、LINEによる個別連絡を減らしたい職場に適したツールといえます。

assift

出典：assift

assiftは、スタッフのシフト希望収集と簡易的なシフト作成・共有に対応した、シンプルな設計のツールです。登録・操作がわかりやすく、ITに不慣れなスタッフが多い職場でも導入しやすい点が特徴です。

無料で利用できる範囲が広く、小規模な店舗や費用をかけずにシフト管理を業務を効率化したい担当者に向いています。まず希望収集と共有の仕組みをデジタル化したいという最初の一歩として活用しやすいツールです。

Rグループ

出典：Rグループ

Rグループは、シフト希望の収集・調整・共有に対応したクラウド型のシフト管理ツールです。スタッフがスマホから希望を提出できる仕組みを備えており、担当者の集約作業を省力化できます。

複数のメンバーが絡む日程調整に強みがあり、希望収集をよりスムーズに進めたい職場に向いています。無料で試せる点が導入のきっかけになりやすく、小〜中規模の職場での利用に適したツールです。

Airシフト

出典：Airシフト

Airシフトはリクルートが提供するシフト管理サービスで、飲食・小売・サービス業など多業種で広く利用されています。希望収集・シフト作成・スタッフへの共有・変更連絡まで、一連の流れをアプリ上で完結できる点が強みです。

スタッフ向けアプリ「シフトボード」との連携により、スタッフ側もスマホから希望提出やシフト確認を手軽に行えます。概算人件費を確認しながらシフトを調整できる機能も備えており、コストを意識しながら運営したい職場に向いています。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計導入実績30万社以上を誇る勤怠管理システムです。シフト管理機能だけでなく、打刻・出退勤管理・休暇申請・給与計算連携まで一元化できる多機能さが特徴です。

シフト希望の収集から承認・公開・勤怠への反映まで、管理者の作業を大幅に削減できる設計になっています。勤怠管理も含めてシステムをまとめたいと考えている中〜大規模の職場に特に向いているツールです。

アールシフト

出典：アールシフト

アールシフトは、小売・サービス業に特化したシフト管理システムで、2万店舗超の導入実績を持つツールです。スキルを考慮した作業の自動割り当ても可能なため、平等なシフトを作成しやすい仕組みです。

例えばスーパーマーケットであればPOSデータを活用した客数予測からレジの配置を決めるなど、業種に合ったシフトを作成できます。現場目線の操作性と導入後のサポート体制が、継続利用につながっている強みといえるでしょう。

業種別のシフト作成サイト活用シーン

シフト管理の課題は業種によって異なり、ツールの活用方法や重視すべき機能も変わってきます。ここでは飲食・小売・介護の3業種に絞り、それぞれの現場でシフト作成サイトをどう活用できるかを見ていきましょう。

飲食店での活用

飲食店はランチ・ディナーの時間帯別に必要な人数が異なるため、細かいコマ割りへの対応が求められます。アルバイトが多く希望シフトのばらつきも大きいため、自動集約・自動作成の機能が特に効果を発揮する業種です。

また、急な欠勤が発生しやすい業種でもあるため、ヘルプ募集機能を活用することで欠員への迅速な対応が可能になります。人件費比率の管理が経営に直結する飲食業では、概算人件費を確認しながらシフトを組める機能が現場の判断にも役立ちます。

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小売・コンビニでの活用

小売・コンビニは早番・中番・遅番など複数の固定シフトパターンを管理する必要があり、パターン設定機能を持つツールが便利です。複数店舗を運営している場合は、店舗ごとのシフトを本部で一元管理できるツールが特に有効になります。

年末年始や連休などの繁忙期には増員対応が必要になるため、季節変動に合わせた柔軟なシフト調整も必要です。スタッフ数が多い分、希望収集の自動化による工数削減の効果が大きく出やすい業種でもあります。

介護・医療施設での活用

介護・医療施設は日勤・早番・遅番・夜勤など勤務体系が複雑なため、夜勤明けの連続勤務をアラートで検知できる機能が重要になります。資格やスキルに応じた人員配置が必要なため、ポジション管理やスキル登録に対応したツールを選ぶとよいでしょう。

人員不足が慢性的な業種でもあるため、近隣施設との人材シェアやヘルプ募集機能が欠員対応に役立ちます。労働時間や休日取得の自動チェック機能があるツールを選ぶことで、労務コンプライアンスへの対応もしやすくなります。

無料のシフト作成サイトを利用する場合の注意点

無料のシフト作成サイトは手軽に始められる反面、利用範囲や対応の限界を把握した上で使うことが大切です。導入後に「思ったより使えなかった」とならないよう、事前に以下の3点を確認しておきましょう。

無料で利用できる範囲を確認しておく

無料プランでは、利用できるスタッフ数・機能・データの保存期間に制限が設けられているツールがほとんどです。たとえば「10名まで無料」「自動作成は有料プランのみ」など、核心的な機能が有料に限定されるケースも少なくありません。

また、無料トライアルと完全無料は異なるため、一定期間が過ぎると有料移行が必要になるかどうかを最初に確認しておくことが必要です。今後スタッフが増える見込みがある場合は、成長後の利用シナリオも含めて検討しておくと、後から有料移行を迫られる事態を防げます。

サポートの対応範囲を確認しておく

無料プランでは、メールサポートのみ・ヘルプページのみなど、サポート体制が限定されるケースが多くあります。導入初期はツールの使い方に戸惑うスタッフが出やすく、サポートの手厚さが定着率に直結します。

そのため、電話対応・チャット対応・担当者によるオンボーディングがあるかを事前に確認しておくとよいでしょう。特に多店舗展開している場合や、ITに不慣れなスタッフが多い職場では、サポート体制の充実度を重視した選定が必要です。

セキュリティの基準を確認しておく

シフト管理ツールにはスタッフの氏名・連絡先・勤務実績など個人情報が集まるため、セキュリティへの対応は必ず確認すべき項目です。無料ツールの中にはISMSやプライバシーマークなどの第三者認証を取得していないものもあるため、対応状況を調べておく必要があります。

退職したスタッフのアカウント管理・情報漏洩対策・スクリーンショット防止機能の有無もあわせてチェックしておきましょう。従業員の個人情報を扱う以上、コスト面だけで判断せず、セキュリティ基準を満たしているかを最低限の選定条件にすることが大切です。

スマホアプリにも対応の「はたLuck」

ここまでさまざまなシフト作成サイトを紹介してきましたが、サービス業に特化したツールとして特におすすめしたいのが「はたLuck」です。

シフト管理を中心に、コミュニケーション・育成・エンゲージメント管理まで対応したスマホアプリで、利用者25万人突破・継続率99%という実績が現場での使いやすさを示しています。ここでは、はたLuckの特徴的な機能を4つ紹介します。

シフト希望の提出から周知までを一元管理

はたLuckでは、スタッフがスマホアプリから希望を提出すると、管理者の作成画面に自動で反映される仕組みになっています。提出された希望を手動で転記する必要がないため、集約ミスや漏れが発生しにくく、作業工数を大きく減らせます。

シフトが確定したらボタン一つで全スタッフに一斉周知でき、業務用アプリからの通知なので私用メッセージに埋もれる心配もありません。希望収集から確定・共有まで、すべての工程をはたLuck上で完結できる点が最大の強みです。

予算連動による適正シフトの自動作成

はたLuckでは、曜日・時間帯ごとに人員予算をあらかじめ設定しておくことで、適正な人員配置のシフトを組める機能があります。予算に基づいた人員体制のガイドラインが本部から提示されるため、店長の経験や勘に頼らないシフト作成が実現します。

過剰人員を防ぐことで人件費のムダを減らしつつ、欠員によるサービス品質の低下も防げるでしょう。標準化されたシフト作成の仕組みが整うことで、多店舗間での品質のばらつき抑制にもつながります。

近隣拠点へのヘルプ募集機能

急な欠勤が発生した際、はたLuckでは不足しているポジションを指定して近隣拠点のスタッフに一斉募集をかけられます。人数合わせではなくポジション別の募集ができるため、当日業務にも即戦力として対応できるスタッフを確保しやすくなります。

個別に電話やLINEで連絡する手間がなくなり、欠員対応にかかる時間と担当者の負担を大きく軽減可能です。人手不足が課題のサービス業において、拠点間での人材シェアを仕組みとして持てる点は、他のツールにはない強みといえるでしょう。

サービス業に特化した導入実績

はたLuckは外食・小売・ホテル・アミューズメントなど多業種のサービス企業に導入されており、利用者数は25万人を突破しています。継続率99%という数字は、現場での使いやすさと導入後のサポート体制への評価を反映しています。

全業種対応の汎用ツールとは異なり、サービス業の現場課題に絞った機能設計になっている点が強みです。シフト機能だけでなく、エンゲージメント向上・オンボーディング・情報共有など、現場運営に関わる課題をまとめて解決できるツールです。

シフト作成サイトで業務を効率化しよう

シフト作成サイトを活用することで、毎月の希望収集・作成・共有・変更対応にかかる時間と手間を大きく減らせます。無料で始められるツールも多いため、まずは自社の課題を整理し、必要な機能を備えたツールで試してみましょう。

ツールの導入はあくまで手段であり、目的はシフト管理の負担を減らして本来の業務により多くの時間を使えるようにすることです。希望収集の自動化・シフト作成の属人化解消・変更連絡の効率化など、解決したい課題を明確にしてからツールを選ぶと、導入後の定着につながります。

本記事を参考に自社に合ったシフト作成サイトを見つけ、現場の業務効率化に役立ててください。