ホテルのシフト作成を効率化する方法！ツールの選び方と合わせて解説

ホテルのシフト作成は、24時間稼働や部門間の連携など、複雑な条件が絡み合うため、多くの管理者が頭を悩ませる業務です。一般的なExcelや手書きの管理では限界があり、結果としてスタッフの不満や離職につながるリスクもあります。

本記事では、ホテルのシフト作成が難しい理由やよくある失敗例、そして効率化するための具体的なポイントを徹底解説します。ツールを活用した成功事例も紹介しますので、ぜひ自社のシフト管理の改善に役立ててください。

ホテルのシフト作成が難しい4つの理由

ホテルのシフト作成は、業界特有の働き方や運営体制があるため、難易度が高い業務です。一般的な企業とは異なり、以下の4つの理由からシフト管理が複雑になります。

• 24時間体制のシフトが必要となる
• 繁忙期と閑散期の人員差が大きい
• ポジション別に必要スキルが異なる
• 休みが取りにくく離職が増えやすい

それぞれの理由について、詳しく解説します。

24時間体制のシフトが必要となる

ホテルのシフト作成は、24時間絶え間なくスタッフを適切な人数で配置しなければならないため非常に複雑です。日勤や夜勤といった複数の勤務帯が入り乱れ、時間帯によって発生する業務が大きく変化するためです。

例えばフロント業務一つをとっても、以下のように時間ごとに役割が変わります。

• 日中のチェックイン対応
• 深夜の館内巡回や締め作業
• 早朝のチェックアウト対応　など

日勤から夜勤への引き継ぎ時間の設定や、深夜割増賃金の計算など、考慮すべき労務項目が多岐にわたります。途切れないサービスとスタッフの健康管理を両立させるシフト組みは、手作業では限界があります。

繁忙期と閑散期の人員差が大きい

宿泊予約の状況に合わせて、必要なスタッフの数を柔軟に調整することは非常に困難です。ホテル業界は季節や曜日による需要の波が激しく、常に一定の人員体制を維持するわけにはいかないためです。

ゴールデンウィークや年末年始などの超繁忙期には、フロントも客室清掃も最大限のスタッフが必要になりますが、1月中旬の平日などは最小限の人数で店舗を回す必要があります。急な団体客の予約やインフルエンザ流行などによる直前のキャンセルに合わせ、シフトを前日に組み直す作業は管理者に多大な負担をかけます。

正確な需要予測に基づいた、過不足のない人員配置が常に求められます。

ポジション別に必要スキルが異なる

ホテルには多様な業務があり、ポジションごとに必要なスキルが異なるため、誰でも自由に配置できるわけではありません。フロント、清掃、レストランなどの各部門で、専門的なシステム操作や接客の知識が求められるためです。

例えば、ベッドメイキングのプロフェッショナルであっても、予約管理システムを使ったフロントのチェックイン業務をすぐに行うことはできません。さらに語学対応が可能なスタッフや、深夜帯の責任者になれるスタッフなど、特定のスキルを持った人材が休むと途端に業務が回らなくなるリスクが潜んでいます。

個人の能力を正確に把握し、パズルのように人員をうまく組み合わせる作業は時間のかかる作業です。

休みが取りにくく離職が増えやすい

ホテルのシフト作成では、スタッフが希望通りに休みを取れず、不満が蓄積して離職につながりやすいという課題があります。世間が休む土日や祝日、大型連休が最も忙しい業界であり、家族や友人との予定を合わせにくいためです。

夜勤による不規則な生活リズムで体力的な負担も大きく、一人が辞めると残ったスタッフの出勤日数が増え、さらに疲弊するという悪循環に陥ります。誰か特定の人物にばかり土日出勤や夜勤が偏らないよう、全員が納得できる公平なシフトを継続して組むことは非常に難しい課題です。

ホテルのシフト作成でよくある失敗

シフト作成をこれまでの自己流で進めると、思わぬトラブルや重大な経営リスクを抱えることになります。現場でよく見られる失敗は、以下の3つです。

• Excelでシフトを管理してしまう
• スタッフの希望が反映されない
• 法令違反のシフトを組んでしまう

これらの失敗について、具体的に見ていきましょう。

Excelでシフトを管理してしまう

Excelによるシフト管理は、入力ミスや最新版の確認漏れが発生しやすく、業務効率を著しく下げる原因となります。管理用の関数やマクロが複雑になりすぎて、作成した担当者しか操作できず、属人化を招いてしまうためです。

また、シフトに変更があるたびにファイルを印刷してバックヤードに貼り直したり、スタッフが古いシフト表の写真をスマートフォンに保存して出勤日を間違えたりするトラブルも頻発します。

手作業での修正や共有には限界があり、結果として現場の混乱を引き起こすため、Excelでの管理はおすすめできません。

スタッフの希望が反映されない

スタッフの希望休や労働時間の要望が無視されたシフトは、職場のモチベーション低下に直結します。シフトの空白を埋めることや人件費を削ることだけを優先すると、スタッフのプライベートな予定が軽視されてしまうためです。

例えば、子どもの学校行事や家庭の事情で事前に休みを申請していたにもかかわらず、無理に出勤させられることが続けば、会社への不信感が一気に募ります。現場の士気を保ち、お客様に質の高いサービスを提供するためにも、スタッフのライフスタイルに寄り添う姿勢が欠かせません。

法令違反のシフトを組んでしまう

適切な労務管理を行わずにシフトを組むと、知らず知らずのうちに労働基準法に違反してしまう危険性があります。ホテルのような複雑な勤務形態では、月間の残業時間の正確な計算や、法定休日の取得管理が非常に難しいためです。

繁忙期に14連勤といった無理なシフトを組んでしまったり、退勤から次の出勤までの勤務間インターバルが十分に確保できなかったりすると、企業として大きな罰則を受けることになります。コンプライアンスを守り、スタッフの健康を維持するためには、正確なルールに基づいたシフト運用が必須です。

ホテルのシフト作成を効率化するポイント

複雑なシフト作成をスムーズに進めるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。効率化を実現するための具体的なコツは、以下の3つです。

• 繁閑に応じた人員基準を事前に決める
• 急な欠員の対策を決めておく
• シフト作成ツールを活用する

それぞれのポイントを解説します。

繁閑に応じた人員基準を事前に決める

シフト作成を効率化するには、時間帯や稼働状況ごとの必要な人員基準を、あらかじめ明確に定めておくことが重要です。基準がないまま管理者の勘に頼ってシフトを組むと、無駄な人件費が発生したり、深刻な人手不足によるクレームが起きたりするためです。

例えば、宿泊客が50名の場合はフロント2名と清掃4名を配置する、100名を超える日は朝食ホールのスタッフを2名増員するなど、業務量から逆算して必要な人数を数値化します。明確なルールと基準を設けることで、作成担当者が変わっても迷わずに最適なシフトを組めるようになります。

急な欠員の対策を決めておく

当日の体調不良などによる急な欠員に備えて、あらかじめリカバリーのルールを決めておくことが不可欠です。事前の対策がないと、管理者が休日を返上して電話をかけ続けたり、本来の業務が完全にストップしてしまったりするためです。

急な欠員に対応するには、フロントスタッフがチェックアウトのピーク後に客室清掃のサポートに入るといった、マルチタスク化が有効です。そうすると従業員が複数の業務を兼任でき、応援を呼びやすい体制になります。緊急時の連絡網やヘルプの要請手順をマニュアル化し、被害を最小限に食い止めましょう。

シフト作成ツールを活用する

シフト作成の課題を根本的に解決するには、ホテル業に特化した専用のシフト作成ツールを活用するのが最も効果的です。希望シフトの収集から人員の調整や給与システムとの連携までをデジタル化することで、管理者の作業時間を大幅に削減できるためです。

また、スマートフォンのアプリを通じて全スタッフの希望をワンクリックで自動集計し、夜勤の回数制限や連続勤務の警告を自動で出してくれる機能もあります。現場の紙やExcelをなくし、最新のテクノロジーを活用したシステム化を進めることが、正確で効率的なシフト管理への最短ルートとなります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

はたLuckでホテルのシフト作成を効率化した企業事例2選

実際にシフト管理ツールである、はたLuckを導入し、施設運営の課題を解決した事例として、株式会社ロイヤルホテルの事例を紹介していきます。導入効果について、見ていきましょう。

株式会社ロイヤルホテル

事業内容　：宿泊施設の経営 従業員数　：3,200名（2025年3月現在） 利用職場数：9施設（2025年3月現在） 利用機能　：はたLuckアプリ、はたLuck AIエンゲージメント for Workplace

株式会社ロイヤルホテルでは、従業員のエンゲージメント向上や職場内のコミュニケーションを円滑にするため、ツールを導入しています。

従来は紙の連絡ノートや私用トークアプリを使用していたため、勤務日数の少ないスタッフへの情報伝達漏れや、公私混同による連絡の取りづらさといった課題がありました。

そこで、既読状況が把握できる機能やスタッフ同士で感謝を伝え合えるツールを導入した結果、全員へ確実かつタイムリーに情報共有ができるようになり、スタッフのモチベーション向上や職場の雰囲気改善につながっています。

「エンゲージメント」が見えるから、意識が変わる。行動するから、現場が変わる。 | はたLuck

株式会社GENDA GiGO Entertainment

事業内容　：アミューズメント施設の企画・運営従業員数　：720名（2020年2月時点）利用機能　：はたLuck アプリ

アミューズメント施設などを幅広く運営する株式会社GENDA GiGO Entertainmentでは、大規模な店舗運営の標準化を推進するために、ツールを導入しています。

店長が手作業でシフト作成や連絡事項の転記を行っていたため、事務作業による負担が大きく、本来の接客やスタッフ育成に集中できないという問題がありました。そこからシフト管理ツールを活用することで、各店舗のシフト状況や人員配置を本部でもリアルタイムに把握できるようになり、事務作業にかかる時間を大幅に削減できました。

店舗サービス業で働く「人」の価値向上に真っ向から挑む | はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

ホテルのシフト作成は、24時間体制や部門ごとの専門スキルなど、複雑な条件をクリアしなければならない難易度の高い業務です。Excelや手作業での管理には限界があり、転記ミスや法令違反のリスク、さらには不満を抱えたスタッフの離職を招く原因にもなります。

業務量に基づいた人員基準の設定やマルチタスク化を進めると同時に、専用のシフト作成ツールを導入してデジタル化を図ることが根本的な課題解決への近道です。本記事で紹介した具体例やツールの活用事例を参考に現場の事務負担を減らし、安定した人員配置と効率的なホテル運営を実現してください。

はたLuckでは、ホテル運営でのシフト作成の悩みを解決します。事務作業の効率化を行い、安定したホテル運営を目指している方はぜひ以下から問い合わせてみてください。