シフト管理のやり方で押さえるべきポイントとは？効率化の5ステップを解説

シフト管理では必要な人数をそろえたい一方で、希望休や急な変更、公平性、労務ルールへの対応に悩むケースがあります。シフト管理のやり方で重要なのは、希望回収や調整、共有、変更対応、振り返りまでを一連の流れとして整えることです。

この記事では、シフト管理の目的や事前に決めるべき基準、効率化につながる5ステップを解説します。本記事では、自社のシフト管理でどこを見直すべきか、手戻りや不公平感を減らすために何から整えるべきかがわかります。

シフト管理の目的

シフト管理は、店舗や現場を安定して運営するための管理業務です。シフト管理の目的には、以下の2点が挙げられます。

• 必要な人員を適切に配置し、店舗運営を安定させる
• 人件費のムダを防ぎ、業務効率を高める

必要な人員を適切に配置し、店舗運営を安定させる

シフト管理の大きな目的は、曜日や時間帯ごとの業務量に合わせて、必要な人員を配置することです。

人員が不足すると、接客品質の低下やスタッフの負担増加、業務の遅れにつながりやすくなります。一方で、必要以上に人員を配置すると人件費が増え、店舗の利益を圧迫する可能性があります。

そのため、売上や来客数、繁忙時間帯、担当業務、スタッフのスキルを踏まえ、過不足のない体制を作ることが重要です。感覚だけで人数を決めるのではなく、現場に必要な役割と時間帯ごとの業務量を確認して配置を考えましょう。

人件費のムダを防ぎ、業務効率を高める

シフト管理は、人件費を適切にコントロールするためにも重要な業務です。必要人数を決めずに感覚でシフトを作ると、過剰配置や人員不足が起こりやすくなります。人件費予算や総労働時間、時給、時間帯別の売上を確認しながらシフトを組むことで、ムダなコストを抑えやすくなります。

また、希望回収や調整、共有、変更対応を仕組み化すれば、店長や管理者の作業時間削減にもつなげることが可能です。人員数と人件費の両方を見ながら、現場が回る状態を作ることが大切です。

シフト管理で事前に押さえておくべき4つのポイント

シフトを作り始める前には、基準を作ることが重要です。基準がないまま作ると、調整や説明に時間がかかり、作成後の手戻りも増えます。

シフト管理で事前に押さえておくべきポイントは、以下の4つです。

• 必要人員・人件費の基準
• 公平性を保つためのルール
• 労働時間・休憩・連勤などの労務ルール
• 従業員の不満を減らし、継続的に改善する

必要人員・人件費の基準

必要人員は、曜日や時間帯、売上、来客数、作業量から決めます。忙しい時間帯に人手が不足すると現場の負担が増え、反対に人員を多く配置しすぎると人件費が増加します。人件費予算を超えないよう、総労働時間や時給も確認しましょう。

必要人員を決めるときは、人数だけを見るのではなく、どの業務に何人必要か、どの時間帯に負荷が高いかまで整理するのがおすすめです。人員不足と過剰配置の両方を管理対象にすることで、安定した運営とコスト管理を両立しやすくなります。

公平性を保つためのルール

公平性を保つには、希望休や土日勤務、早番・遅番、連勤、閉店作業などが特定の人に偏らないようにします。全員の希望を100%反映することは難しいため、希望が重なった場合の優先順位や交代ルールを事前に決めておくことが重要です。

基準がないと、シフトに入る回数や負担の重い時間帯の担当が偏り、不満につながります。不満が出たときに説明できる基準を用意しておけば、従業員の納得感を保ちやすくなります。

労働時間・休憩・連勤などの労務ルール

シフト作成では、法定労働時間や休憩時間、休日、深夜労働、連勤など、労務管理上の確認項目を入れる必要があります。アルバイトやパート、社員、扶養内勤務など、雇用形態ごとの条件も確認しましょう。

シフトは勤怠管理や給与計算にも影響するため、作成時点でミスを減らすことが大切です。労務ルールの確認が後回しになると、確定後に修正が発生し、管理者と従業員の双方に負担がかかります。最初から確認項目を明確にしておくことで、安心して運用しやすくなります。

シフト管理の方法には、ExcelやGoogleスプレッドシート、自社システム、シフト管理ツールがあります。どの方法を選ぶかは、スタッフ数や変更頻度、複数店舗管理の有無、勤怠や給与との連携が必要かによって変わります。

関連記事：店舗管理の方法とは？現場運営を効率化するポイント

従業員の不満を減らし、継続的に改善する

シフト管理では、店舗側の都合だけでなく、スタッフの希望や公平性にも配慮する必要があります。希望休や土日勤務、早番・遅番、連勤、負担の大きい時間帯が特定の人に偏ると、不満や離職につながりやすくなります。

シフト作成後も欠勤や変更依頼や人員の過不足、スタッフからの不満を振り返り、次回のシフトに反映することが大切です。作成と運用を繰り返し改善することで、スタッフ満足度と店舗運営の安定を両立しやすくなります。

仕組み化によって店長や現場スタッフの負担軽減、情報共有の効率化につながった事例を知りたい方は、下記記事を参考にしてみてください。

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パフォーマンスが上がるシフト管理の5STEP

シフト管理は、作成前の基準づくりから確定後の振り返りまでを一連の流れで進めることが重要です。次の5STEPで進めると、確認漏れや手戻りを減らしやすくなります。

1. 必要人数と配置条件を決めて、人手不足と人件費のムダを防ぐ
2. 希望回収のルールを決めて、提出漏れや確認ミスを減らす
3. スキル・人件費を踏まえて、現場が回る仮シフトを作る
4. 人員の過不足と偏りを調整して、不公平感を防ぐ
5. 確定シフトを共有し、変更対応・振り返りまで運用する

1. 必要人数と配置条件を決めて、人手不足と人件費のムダを防ぐ

最初に、曜日や時間帯、繁忙時間、必要な役割ごとに最低人数を決めます。売上予測や来客数、業務量、必要な作業時間をもとに、感覚ではなく基準で配置人数を考えましょう。

新人だけで運営する、責任者が不在になる、特定スキルの保有者がいないといった状態は、現場運営のリスクになります。必要人数を決める段階で、役割やスキル、責任者の有無まで条件に入れることが重要です。先に配置条件を決めておくと、希望回収後の調整も進めやすくなります。

2. 希望回収のルールを決めて、提出漏れや確認ミスを減らす

次に、希望休や勤務可能時間、連勤可否、扶養内勤務、固定シフトなど、回収項目を統一します。提出期限や提出方法、未提出時の扱いも決めておきましょう。

紙や口頭で希望を集めると、転記ミスや確認漏れが起きやすくなります。フォームやシステムで集計できる状態にすれば、提出状況を確認しやすくなり、催促や転記にかかる時間も減らすことが可能です。希望回収の形式を揃えれば、シフト作成全体の効率化につながります。

3. スキル・人件費を踏まえて、現場が回る仮シフトを作る

仮シフトは、希望をそのまま並べるのではなく、必要人数やスキル、責任者、労働時間、人件費を照らし合わせて作りましょう。固定シフトや責任者、資格保有者、繁忙時間帯を先に埋めると、調整しやすくなります。

新人教育が必要な日は、ベテランや教育担当と同じ時間帯に配置することも大切です。人件費だけを優先して必要なスキルが不足すると、現場の負担が増えます。必要な役割を満たしつつ、人件費と労働時間のバランスを確認しましょう。

4. 人員の過不足と偏りを調整して、不公平感を防ぐ

仮シフトを作成したら、必要人数に対して不足している時間帯、過剰配置になっている時間帯を確認します。土日祝や早番・遅番、閉店作業などが特定の人に偏っていないかも見直しましょう。

希望を反映できない場合は、事前に決めた優先順位や公平性ルールに沿って調整します。調整理由を説明できる状態にしておけば、不公平感を抑えやすくなります。人員の過不足と負担の偏りを同時に確認することで、現場の安定と従業員の納得感を両立しやすくすることが可能です。

5. 確定シフトを共有し、変更対応・振り返りまで運用する

シフト確定後は、従業員が同じ情報を確認できる場所で共有します。口頭連絡だけにすると共有漏れが発生しやすいため、最新版がどれか分かる管理方法にしましょう。変更依頼や欠勤連絡、代替者探しのルールも決めておく必要があります。

さらに、欠勤や変更依頼、人員の過不足、スタッフからの不満を振り返り、次回のシフトに反映します。シフト管理は作成して終わりではなく、運用しながら改善することで、次回以降の手戻りを減らすことが可能です。

シフト管理では、希望の重複や急な欠勤、人員不足、共有漏れなどが起こりやすく、最初からスムーズに進むとは限りません。だからこそ、事前の基準づくりと、変更対応まで含めた運用ルールが重要です。

シフト管理の考え方や具体的な調整方法を詳しく知りたい場合は、以下の記事もあわせて確認してみてください。

関連記事：シフト作成のコツとは？店舗運営をスムーズにするポイント

効率の良いシフト管理の方法

シフト管理を効率化する方法は、現場の規模や変更頻度によって変わります。小規模で変更が少ない場合はExcelやGoogleスプレッドシート、複雑な運用ではシフト管理システムが向いています。

Excelのフォーマットを活用

ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、低コストでシフト表を作成・管理できます。日付や曜日、スタッフ名、勤務時間、休憩時間、担当業務、合計労働時間などの項目をあらかじめフォーマット化しておくと、誰が見てもわかりやすい表になります。早番や遅番、休み、希望休などの記号も統一しましょう。

関数や条件付き書式を使えば、勤務時間の集計や人数の過不足、入力ミスの確認をしやすくなります。ただし、希望回収や変更履歴の管理は手作業になりやすいため、スタッフ数や変更回数が増えると管理負担が大きくなることを理解しておきましょう。

シフト管理システムを活用

スタッフ数が多い、勤務パターンが複雑、複数店舗で管理している場合は、シフト管理システムの活用が向いています。システムを使うことで、シフト希望の回収やシフト作成、共有、変更通知、勤怠・給与連携などを一元化することが可能です。手作業による転記ミスや共有漏れを減らし、管理者の作業時間削減にもつながります。

また、Excelでは管理しにくい部分も効率化しやすくなりシフト課題だけでなく経営課題の解決につながるケースも多いです。

シフト管理システムを利用する場合、まずはシフト管理のどこに手間がかかっているかを整理し、システムで置き換えられる作業を確認しましょう。

はたLuckでは、シフト管理の根本的な課題を見直し、コストパフォーマンスを最大化するシフト管理を実現します。無料で相談できるので、シフト管理の最適なやり方を知りたい方は、ぜひお問い合わせください。

まとめ：シフト管理は業務の安定化と効率アップが重要

シフト管理を行う際には、業務の安定化と効率アップを意識ましょう。それにあたり、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 必要人員・人件費の基準を決め、過不足のない配置を考える
• 希望休や土日勤務、早番・遅番などの偏りを防ぐ公平性ルールを用意する
• 労働時間・休憩・連勤などの労務ルールを確認する
• 希望回収から仮シフト作成、調整、共有、振り返りまで流れを整える
• ExcelやGoogleスプレッドシート、シフト管理システムなど自社に合う方法で仕組み化する

これらのポイントを押さえてシフト管理を行うことで、手戻りや確認漏れを減らしながら、店舗運営を安定させやすくなります。結果として、従業員の不満や急な変更による混乱も抑えやすくなり、効率の良いシフト管理ができるようになるでしょう。

はたLuckでは、各企業のシフト管理における課題に柔軟に対応し、業務効率化だけでなく顧客満足度や従業員満足度改善に繋がる事例を多く残しています。まずは無料で相談できますので、シフト管理に課題を感じられている方はお気軽にご相談ください。