【従業員の不満解消】シフト表の作成方法とポイントを大公開

毎月のシフト作成は、スタッフからの不満や急な欠勤対応に悩む店舗運営者にとって、大きな負担となりがちです。店舗運営の効率とスタッフの希望を両立させることは難しく、作成者の悩みは尽きません。

この記事では、雇用条件の確認から人員配置の決定までといった基本的な手順に加え、経験豊富なスタッフの配置や労働基準法の遵守といった「不満の出ないシフト作成のコツ」を具体的に解説します。

この記事を読むことで、業務を円滑に進めるための公平なシフト作成術が身につきます。これにより、スタッフの離職防止や人件費の最適化、現場の安心感につながる適切な管理体制を築くことができるでしょう。

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シフト表作成の基本的な流れ

効率的で公平なシフト表を作成するには、基本的に下記の流れを押さえておきましょう。

1. 従業員の雇用条件を把握
2. 曜日ごとに必要な人員の数を決定
3. スタッフのシフト希望を収集
4. シフトを作成

シフト表は、複数の従業員が働く職場において、「誰が」「いつ」勤務するのかをわかりやすくまとめた勤怠管理ツールです。

適切なシフト作成をすることで、円滑な店舗運営や人件費削減に貢献するだけでなく、労働基準法を遵守したりスタッフの不満を解消したりと離職を防ぐことにもつながります。スタッフの希望を可能な限り反映させつつ、業務が滞りなく進むようにするためには、事前の準備と正しい手順を踏むことが不可欠です。

1. 従業員の雇用条件を把握

従業員の雇用条件は、さまざまです。正社員や契約社員のようにフルタイムで勤務し、週の出勤日数が固定されている従業員がいる一方で、パートやアルバイトのように、働く時間や日数があらかじめ固定されていない雇用形態の従業員もいます。

また、正式な雇用条件として明記されていなくても、採用選考時や面談などを通して、土日勤務が難しい、特定の曜日や時間帯の勤務が困難であるといった個別の事情を抱えている従業員も少なくありません。

学生アルバイトの定期試験期間による一時的な出勤不可や小さなお子さんを育児中の従業員への配慮など、各従業員の具体的な状況や特性を正確に把握しておくことは、円滑な人員配置のために不可欠です。

シフトの希望のみで人員を割り振ってしまうと、業務に慣れていない新人スタッフだけで店舗運営を担わなければならない状況が生じ、売上の機会損失や顧客からのクレームにつながる恐れがあります。そのため、一人ひとりの従業員の雇用条件や個別の事情を深く理解し、それを踏まえた上で適切な人員配置を行うことが重要です。

2. 曜日ごとに必要な人員の数を決定

飲食店や小売店では、曜日によって売上が変動します。特に土日祝日はお客様が多く来店される傾向があるため、十分なサービスを提供するには、普段よりも多くの人員を配置することが大切です。

売上は曜日だけでなく、セールやイベント、季節による需要の変化など、さまざまな要因によっても影響を受けます。この分析結果に基づいて、お客様が増える時期には人員を増やすといった、計画的な人員配置の方針を立てることで、店舗運営を円滑にし、お客様の満足度を高めることができます。

3. スタッフのシフト希望を収集

学生スタッフは学業の都合により、試験期間や長期休暇などで勤務日が不規則になりがちです。そのため、できるだけ早めに希望の勤務日や休日を提出してもらうことが、円滑なシフト作成のために重要となります。

なお、シフト作成にあたって、社員または勤務日が固定されているスタッフからの希望提出は不要です。スタッフ一人ひとりの希望を可能な限り反映したシフトを作成することで、スタッフの満足度向上を目指しましょう。

4. シフトを作成

シフトを作成する際は、お客様が多く来店される曜日には、十分な人員を確保することが大切です。もしスタッフの人数が足りない場合は、早めにスタッフに「人員の調整が可能か」を相談しましょう。

また、系列店がある場合は、そちらのスタッフに応援を依頼することも有効です。早めの相談と状況に合わせた柔軟な対応で、スムーズなシフト作成を目指しましょう。シフトを作成する際、エクセルでシフトを作る方法とシフト作成ツールを利用する方法があります。

今すぐシフト表を作成したい方は、エクセルのフォーマットを用意していますので、こちらをご参照ください。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V1qiJ-cdVltTk1uPR32IvJt0DYv_ErfN5SI2vSPbHQk/edit?usp=sharing

エクセルのシフト表では問題解決ができない方は、シフト作成ツールを使うのがおすすめです。はたLuckでは各企業の業務内容に応じて、業務効率化を実現するシフト管理を提案しています。無料で相談できるので、シフト作成に課題を感じている方はぜひ相談してみてください。

不満の出ないシフト表を作るコツ

特定の従業員に負担が偏ったり、法令違反の配置となったりすると、不満が増えるだけでなく、店舗運営そのものが立ち行かなくなるリスクがあります。ここでは、従業員の満足度を高め、円滑な現場運営を実現するための重要なポイントを5つ解説します。

• ベテランがシフトにいるかどうか
• 人員配置に偏りが出ていないか
• 人間関係を考慮しているか
• 不測の事態に対応できるか
• 労働基準法に合わせたシフトになっているか

ベテランがシフトに入っているか

シフト表を作成する際、経験の浅いスタッフばかりが重なってしまうと、万が一の事態が発生したときに十分な対応ができず、問題解決が難しくなる可能性があります。

スタッフのスキルレベルを等級や勤続年数などで把握し、各シフトに最低一人は経験豊富なベテランを配置することが理想的です。これにより、お客様からのクレームや備品破損といったトラブルが発生した場合でも、ベテランが適切に対応できるため、現場の安心感につながります。

また、店長や副店長といった責任者の休みが重ならないように調整することも、管理体制を維持し、急な対応をスムーズに進める上で欠かせません。

人員配置に偏りが出ていないか

ある時間帯に人員が過剰になると、他の時間帯で勤務するスタッフの業務負荷が増加する可能性があります。この偏りをなくすためには、時間帯や曜日ごとに必要なスタッフ数を明確に定め、各シフトの運用ルールを設けることが重要です。

これにより、時間や曜日に応じた人員の偏りを未然に防ぎ、組織全体の業務効率化とスタッフの負担軽減を図ることができます。

人間関係を考慮しているか

人間関係が原因で仕事を辞めてしまうスタッフは、少なくありません。新しい人材を採用し、一人前に育てるには、多くの時間とコストがかかります。そのため、採用の段階から人間関係に配慮した対策を講じることが、スタッフの定着率向上につながります。

具体的な方法としては、既存のスタッフから、お互いの相性やコミュニケーションの傾向についてヒアリングすることが有効です。「この人とこの人は気が合いそうだ」「この人とはあまり関わらない方が良いかもしれない」といった情報を事前に把握し、それをシフト作成に活かすことで、職場で起こりがちな人間関係のトラブルを減らし、より円滑なチーム運営を実現できます。

不測の事態に対応できるか

スタッフの急な欠勤や遅刻、早退といった予期せぬ事態に柔軟に対応するには、シフト作成段階での周到な計画が不可欠です。人員に余裕を持たせたシフトを作成すれば、欠員が発生しても、他のスタッフに急な出勤を依頼する負担を軽減できます。また、欠員をカバーするためにシフト延長が必要になった場合でも、所定労働時間内に収めることが可能です。

混雑時などにスタッフが不足すると、現場の業務が滞り、顧客満足度の低下や従業員の過度な負担につながりかねません。こうしたリスクを回避し、常に円滑な業務運営を維持するためには、事前のシフト計画に不測の事態への対応策を組み込むことが、組織全体の対応力を高める鍵となります。

労働基準法に合わせたシフトになっているか

シフトを作成する際には、労働基準法で定められた労働時間と休憩時間を遵守することが重要です。原則として、1日の労働時間は8時間以内、週の労働時間は40時間以内と規定されています。これは正社員のみならず、パートやアルバイトのスタッフにも適用される規定です。

ただし、2001年4月1日より、常時10人未満の従業員で運営されている一部の飲食店や小売店などでは、1日の労働時間を8時間、週の労働時間を44時間まで延長することが認められています。

さらに、労働時間に応じて、全てのスタッフに対して45分または1時間以上の休憩時間を与えることが法律で義務付けられています。シフト作成にあたっては、これらの法規制を正確に理解し、違反が生じないよう十分な配慮をするようにしましょう。

労働時間と休憩時間の正しい管理方法に関する詳しい情報は、こちらをご覧ください。

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まとめ：シフト作成は店舗運営の円滑化とスタッフ満足度の維持が重要

シフト表を作成する際には、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 万が一の事態が発生したときに十分な対応ができるように、ベテランがシフトにいるかどうか
• 人員配置の偏りを防ぎ、組織全体の業務効率化とスタッフの負担軽減を図れているか
• 人間関係を考慮し、より円滑なチーム運営を行えそうか
• 不測の事態に対応できるような余裕のあるシフトになっているか
• 労働基準法に合わせたシフトになっているか

これらのポイントを押さえてシフトを作成することで、現場の負担を抑えながら、店舗運営を円滑に進めやすくなります。結果として、スタッフの不満や急な欠員による混乱も減らしやすくなるでしょう。

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