バイトのシフトの組み方のコツは？課題や覚えておくべきポイント、おすすめツールも解説

職場でバイト・パートなどのスタッフを雇う場合、必要となるのがシフトの作成です。

しかし、希望の聞き取りや調整に時間がかかるほか、スタッフのスキルにあわせて人員配置し、さらに労働基準法や社内規定を守らなければならないといった難しさがあります。

そこで今回は、シフト表の作成における課題やポイント、またシフト作成を簡単に行えるツールを紹介します。

バイトのシフトの基本的な組み方

バイトのシフトの基本的な組み方は、次の4ステップで進めていきます。

1. 必要な人数を算出する
2. スタッフに希望のシフトを聞く
3. シフト希望と必要人数を調整しながらシフトを組む
4. 人数が足りない場合は調整する

順番に見ていきましょう。

【ステップ①】必要な人数を算出する

シフトを組むには、まず必要な人数を算出しなければなりません。ただ単に合計人数を出せば良いのではなく、どのようなスキルを持った人が何人必要かを決定します。

たとえばベテランスタッフや新人など、 スキルによって対応できる業務が異なります。業務内容によっては新人だけではスムーズに行うことができず、中堅やベテランスタッフによるサポートが必要な場合もあるでしょう。

業務内容や仕事量、来客数などに応じて必要な人数を算出するのはもちろんのこと、さらに
新人の人数に対して中堅やベテランは何人必要なのかといったことも考慮する必要があります。

【ステップ②】スタッフに希望のシフトを聞く

必要な人数が決定したら、スタッフから希望のシフトの聞き取りを行います。 ここで予定通りにシフト希望を回収できなければ、シフト作成も遅くなってしまうため、なるべく早めに集めることが大切です。

提出期限が毎月同じ日付であっても、 その都度声がけをし、提出を促すことがポイントです。 回収期限を見えるところへ貼り出したり、申し送りや連絡事項として入れたりしておくとよいでしょう。

【ステップ③】シフト希望と必要人数を調整しながらシフトを組む

最初に算出した必要な人数と、スタッフから集めたシフト希望をもとに、実際にシフトを作成していきましょう。

まずはシフト希望にもとづいて、スケジュールを当てはめていきます。その際、必要人数に満たない場合や、希望と必要な日が一致している場合は、その日に入っているスタッフは確定できます。

必要人数以上に希望が集まり、重複している日があれば、 スタッフとの調整を行って別の日に入ってもらうようにシフトを組んでいきます 。このとき、ケアレスミスによってシフトが重複してしまったり、誤って削除してしまったりしないように気をつけましょう。

【ステップ④】人数が足りない場合は調整する

スタッフ間で調整をしても人数が足りない日がある場合は、さらに他店舗に協力を仰ぐなどして調整をする必要があります。

前日や数日前などの直前になると他店のスタッフを確保しにくくなるため、人数が不足することがわかった時点で、早めに応援を依頼することが重要です。

またチェーン店であっても店舗ごとの独自のシステムやルールなどがある場合、応援に入ったスタッフがスムーズに業務を進められないといったケースがあります。独自のルールはわかりやすくマニュアル化しておくなど、ヘルプに入ったスタッフが困惑しないように準備をしておきましょう。

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バイトのシフトの組み方に関するよくある課題

バイトのシフトを組むときによくある課題としては、シフト希望の回収やシフト作成に時間がかかることが挙げられます。また、法律や規定を守った上でスタッフ個人のスキルに合わせて作るのが難しいといった側面もあるでしょう。

締め切りまでにシフト希望を集められない

シフト希望を集められないとスタッフ間での調整ができないため、シフト作成を進められません。対応が遅れているスタッフには提出を促してみましょう。

対策としては、はじめから余裕をもって提出期限を設定しておくことが有効です。また、期限を過ぎてから提出を促すのではなく、少し早めに催促をし始めるとよいでしょう。

さらに、シフト希望の提出期限について、スタッフの目にとまる場所に提示しておくといった工夫も必要です。

ただし、学生の場合はテスト期間や部活動、就職活動などによって、スケジュールを確定できずシフト希望を出せない人もいます。その場合は、確定できる一部の期間のみなど、可能な範囲で確認するのがおすすめです。

シフト作成に時間がかかる

シフト作成には非常に時間がかかり、店長などシフト作成者の頭を悩ませる要因となっています。

時間がかかる原因は、シフト希望の回収がスムーズにいかないことや、各日程の必要人数とスタッフの希望出勤日の調整に手間がかかることなどがあります。

まずはスタッフの希望日を、すべて書き出したりエクセルなどに入力したりします。そこから人数の足りない日や、重複している日の調整を行っていきます。

調整を手書きで行うか、エクセルなどを使って行うかは店舗により異なりますが、この調整だけで数時間かかることも珍しくありません。

スキルに応じたシフト作成が難しい

シフトを組むときの課題として、スタッフのスキルバランスに適したシフト作成が難しいといったこともあります。

スタッフには、それぞれ個性や得意・不得意などの特性がもちろんあります。さらに、バイトに入ってからの期間や、対応したことのある業務の種類も異なるため、スキルが個々人によってまったく違います。

必要な人数に合わせてスタッフを配置すると、どうしてもスキルのバランスが取りづらくなります。ベテランばかりの日ができてしまったり、 新人が多くなってしまう日があったりと、スキルに応じたシフト作成はかなり難しいです。

労働基準法や社内規定を守ったシフト作成が難しい

労働基準法は正社員だけでなく、バイト・パートなどのスタッフのシフトを作成する際にも適用されます。また法律とは別に、社内規定が設けられている場合もあるでしょう。

必要人数やスタッフの希望日、個人のスキルなどにあわせてシフトを作る作業は大変であり、その上で労働基準法や社内規定も守られているシフトを作ることは、非常に難しいといえます。

たとえば、シフトに入る最大日数や最大労働時間などは、店舗とスタッフの間ではじめに認識を合わせておく必要があります。反対に、予定していた出勤日数を店舗側の都合で極端に減らすとトラブルになりかねません。シフトを組む際には希望を優先させるだけでなく、全体の日数や時間などにも気を配るようにしましょう。

シフトの組み方について覚えておくべきポイント

シフトを組む際にはなるべく早めに取り掛かることがポイントです。スタッフの個性やスキルを活かしつつも、公平なシフトになるよう心がけましょう。また見やすいシフト表になるよう配慮することも大切です。

公平なシフト作りを心掛ける

シフトを組む際は、スタッフ全員にとってなるべく公平となるよう、配慮しましょう。

たとえば、特定のスタッフにばかり負担がかかるのは、よくないシフトの組み方といえます。また、一部のスタッフばかりが優先されたり希望が通ったりといった状況になると、店舗内で不平不満を持つ人が出てきます。

また、来客が多く業務が大変な時間帯や、早番・遅番などに入れるスタッフが少なくなる場合もあります。そういった場合に特定の人にだけ割り当てると、トラブルの要因となりかねません。

不満を持つと仕事そのものへのモチベーションが下がり、仕事の質の低下につながってしまう可能性もあります。 できるだけ全員の希望を満遍なく取り入れ、 公平なシフトを作成することを心がけましょう。

シフト作成はなるべく早めに取り掛かる

シフト作成には時間がかかるため、なるべく早めに取り掛かるのがポイントです。 まずはスタッフからのシフト希望の回収期限を早めに告知し、スムーズに聞き取りを行いましょう。

また調整作業にも時間がかかるため、忙しいと後回しにしてしまいがちですが、速やかにシフトを組むことを心がけましょう。 シフトが決まらなければ、スタッフはプライベートや学業などのスケジュールを調整しづらくなってしまいます。

また、シフト希望を提出してから実際にシフトが決まるまでの期間が長くなってしまうと、 スタッフの予定にも変更が出てきたり、先の予定が分からないため出勤日を少なめに申告したりといった可能性が出てきます。シフト作成は早めに取り掛かり、速やかに終わらせることが、スタッフにとっても店長にとっても大切です。

シフトは個性やスキルを配慮して作成する

シフトを組む際は、業務に必要なスキルに合わせて人員を配置する必要があります。 そのためには、スタッフ個人の特性やスキルなどを日頃から把握しておきましょう。

年齢・性別はもちろんのこと、経験したことのある業務内容や、バイト・パートに入ってからの期間、仕事の習熟度などです。

たとえばスーパーマーケットであれば、レジ係や品出し、サービスカウンターなどで業務内容はまったく異なります。スタッフのスキルにあわせて、ポジションを配置しましょう。

シフト表はとにかく見やすくする

シフト表はとにかく見やすく作ることが大切です。 シフト表が見づらいとスタッフが見間違えることによって、本来の出勤日とは違う日に出勤してしまうといったトラブルが発生することがあります。

見やすいシフト表を作るには、役割ごとにシフト表を分けたり、使う色の数を限定したりといった工夫をすると良いでしょう。

また、勤務時間帯やスタッフの名前など、各項目がどこに記載されているのか、一目でわかるようにしておくことが重要です。

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「はたLuck®️」で効率的なシフトの組み方を実現しよう

ここまで説明してきた課題やポイントを踏まえた上でシフトを組むには、シフト管理システムの「はたLuck®️」を利用するのがおすすめです。

シフト提出の依頼や確認作業、欠員時の調整もでき、適切なシフト作成が行えます。それぞれ説明していきます。

シフト提出の依頼～確定の作業負担を減らせる

「はたLuck®︎」では、スタッフにシフト希望の提出を依頼、回収まで行い、管理画面上で確認もできます。スタッフに個別に提出を促す必要がない上に、回収したシフト希望を書き写す作業もなくなるため、大幅な効率化が可能です。

店長にとってはシフト回収や確認の手間が削減でき、 スタッフにとってもシフト希望を簡単に提出できるといったメリットがあります。 シフト作成の第1ステップである聞き取りを速やかに行えることによって、その後の調整もスムーズに進められます。

固定シフトはあらかじめ登録して効率化できる

シフト作成に慣れてくると、「このスタッフはいつも固定の勤務シフトで働いている」「休みの曜日が決まっている」というケースが出てくることがあります。「はたLuck®︎」の定期シフト機能は、こうした固定の勤務シフトをあらかじめ登録しておける機能です。

いつも決まったシフトなのに、毎回入力するのはなかなか大変。時間もかかりますし、入力ミスのリスクも上がります。先にまとめて登録しておけばシフト作成の効率が上がり、適正なシフトをより迅速にスタッフへ共有できるようになるでしょう。

欠員時にはアプリ上でヘルプスタッフ募集をかけられる

シフト作成者を困らせるのが、「なかなかシフトが埋まらない」「思わぬ欠勤が発生した」という事態です。そんなときはヘルプ募集機能が便利。同じエリア内の他店舗など指定した店舗に向けヘルプスタッフの募集を発信でき、スタッフはアプリ上で応募可能。スタッフ一人ひとりに連絡して都合を確認する必要はなく、ヘルプスタッフの確保がスムーズに進みます。

初めてヘルプに入るスタッフにも安心して働いてもらえるよう、事前の情報提供やマニュアル共有も可能に。“ヘルプ体験”の質を高めることで、長期的には “ヘルプに入りたい”スタッフを増やすことにもつながります。

適正シフトにそってシフト作成ができる

「はたLuck®︎」は最適な人員配置をサポートするため、適切なシフト作成が実現できます。

最適な人数は、曜日や時間、ポジションによって異なります。「はたLuck®︎」なら、あらかじめ適正シフトを設定しておくことができ、それに従って人員を配置すれば、最適なシフトが作成できます。

店長自身で頭をひねりながら調整するよりも、時間や手間が大幅に削減できるでしょう。さらにシフトに合わせて人件費も自動的に計算されるため、売上と照らし合わせて考えることができます。

バイトのシフトの組み方を改革し、負担を減らそう

バイト・パートなどのスタッフのシフトを組むことは、店長に欠かせない業務のひとつです。しかし、希望の回収や調整に時間がかかるだけでなく、法律や規定を守った上でスタッフのスキルにあわせて配置するといった難しさがあるでしょう。

「はたLuck®︎」なら、時間帯・曜日や出勤人数など適正な条件をあらかじめ設定でき、設定した内容にあわせてシフトを組むことで効率化できます。

また、シフト希望の提出を依頼、回収から確認まで行うことができる上、欠員時の通知や募集も一斉に行うことができて便利です。

バイトのシフト表の作成に悩んでいる方は、ぜひ「はたLuck®︎」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。