シフト表作成のコツを徹底解説!効率的かつ簡単に作る方法とは

シフト管理 店舗DXコラム
最終更新日:2022.08.15
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勤務時間帯や休日がスタッフごとに異なる職場の場合、必要となるのがシフト表の作成です。

しかし、希望する時間帯や日数がスタッフによって違ったり、出勤人数を必要な人数に押さえたりなど、さまざまな条件があり、すべてを満たすシフト表を作成するのは極めて難しいのが現実です。 そこでシフト表作りに悩む方々のために、シフト表の作成のコツや注意点、簡単に作れるツールを紹介します。

シフト表を作成するときのコツ

シフト表を作成するときのコツとして、見やすいシフト表を作るポイントと作成手順を説明します。

シフト表作成の手順

シフト表の細かい作成手順は業種や店舗の規模などによって異なりますが、基本的な手順は以下のようになります。

  1. スタッフからシフトの希望を提出してもらう
  2. スタッフの希望をもとにシフトを作成する
  3. 作成したシフトをスタッフに周知する
  4. 欠員などに応じて随時修正を行う
  5. 修正後のシフトをスタッフに周知する

シフトの作成時にはスタッフの希望以外に、店舗の予算やスケジュールに応じた人員、スタッフの業務の習熟度を踏まえてシフトを組む必要があります。

例えば、仕事内容によっては、スタッフ2人で回すような配置の場合、2人のうち1人は熟練のスタッフを入れる、新人だけの配置にしないなどの考慮が必要となるでしょう。

また、シフトが完成した後もスタッフの体調不良などにより、急な欠員が生じることは珍しくありません。そのため、シフト表は一度完成させて終わりではなく、随時最新の状態を保っておく必要があることを認識しておきましょう。

見やすいシフト表をつくるポイント

シフト表をつくるときは、ただ単にスケジュールを組めばよいわけではなく、視覚的に見やすい表を作ることが重要です。見づらいシフト表はスタッフが見間違える可能性があり、トラブルの元になりかねません。

見やすいシフト表をつくるには、次の3つのポイントがあります。

  • どこに何が書いてあるかをわかりやすくする
  • 使う色の数は少なめに絞る
  • 役割ごとにシフト表を分ける

まずはスタッフの名前や勤務時間帯など、各項目がどこに書かれているか、一目でわかるような表にする必要があります。シフト表がわかりづらいと、情報の見落としにつながるかもしれません。

また、色分けする際にスタッフ全員を違う色にするなど、色を使いすぎると、かえって見づらくなることが多いです。できれば2色程度に留めるのがよいでしょう。

大きな店舗・企業であれば、スタッフ全員を同じ表にまとめるのではなく、部署ごと・役割ごとなどで分けることによって、見やすく作成することが可能となります。

シフト表を作成するときの注意点

シフト表の作成においては、早めにシフトを確定させたり、公平な配置にしたりするといった注意点があります。

また、離職や異動があっても対応できるようにすることもポイントです。それぞれ詳しく説明していきます。

早めにシフトを確定させる

シフト表の作成は後回しにせず、早めに作ってスタッフへ共有することが鉄則です。

アルバイトやパートのスタッフは、店舗で働いている時間以外に、プライベートや学業・本業、家事・育児や子どもの学校行事など、さまざまな予定があります。シフトを確定させなければ、それらのスケジュール調整に支障が出る場合もあるでしょう。

また、ダブルワークをしている人であれば、 こちらの出勤日を決めなければ、もう一方の仕事の予定も確定できなくなってしまうなど、シフト表の作成が遅れると、いたるところに支障が出てしまいます。

シフト希望の聞き取りを早めに行うなどの段取りをして、早い段階でシフトを確定し、スタッフに知らせましょう 。

スタッフ全員に公平なシフト表にする

スタッフ全員にとってなるべく公平なシフトであることも大切です。

特に人員が多い店舗では、特定のスタッフにばかり負担がかかったり、あるいは一部のスタッフの希望ばかりが通ったりといったシフトにすると、不平不満を持つ人が出てくるでしょう。

例えば、早番・遅番や混雑のピークになる時間帯など、ある一定の時間帯を希望するスタッフが少なくなることもあります。そういった場合に特定の人にだけ割り当てると、やはり不満を持つ要因となります。シフトの不満が、やがて仕事そのものへの不満や、モチベーション・やる気の低下につながってしまう可能性もあります。

他の仕事や子どものお迎えなどで、限られた時間しか対応できないというスタッフもいますが、できるだけ全員の希望を平等に聞き入れ、 公平なシフトを作成することに努めましょう。

離職や異動があっても対応できるシフト表にする

スタッフの離職や異動があっても対応できるようにシフトを組んでおくことは大切です。特に昨今では離職や異動に限らず、体調不良や強制的な自宅待機期間など、急遽休まざるを得ない状況になる場合もあります。

欠員が一人でも出たら現場が回らなくなるようなシフトの組み方は、 リスク管理の面において望ましいとはいえないでしょう。

例えばチェーン店や多店舗展開のお店であれば、欠員が出た場合にはスムーズに人員を確保できるよう、日頃から店舗間の連携を万全にしておくなど、体制を整えておくことも大切です 。

また、欠員調整をしやすいツールの導入や、人員が足りない時の連絡手段をあらかじめ決めておくなども、効果的な方法といえるでしょう。

シフト表作成で使えるツール

シフト表の作成は、管理のしやすさや一度作った後の変更のしやすさなども考えると、手書きではなくツールを使うのがおすすめです。

ここでは、シフト表作成において主流であるエクセルと、シフト管理システムについて見ていきましょう。

エクセル関数を使って作成

エクセルを使ったシフト表作成は、パソコンにOfficeのソフトさえ入っていれば、その他には何も用意せずすぐに作れる点が、大きなメリットです。一般的な関数でシフト表作成は可能であり、シフト表作成の専用ツールなどを導入する必要がありません。

また、エクセルは会社員や学生でも使う場面が多く、現代において必須のPCスキルともいえるため、比較的誰でも作りやすいと言えます。ただし、複雑な関数やマクロなどを使って複雑な表を作るのであれば、専門的なスキルも多少必要になります。

エクセルでシフト表を作成するデメリットとしては、スタッフからのシフトの希望の聞き取り機能などはないことが挙げられます。別の連絡ツールでもらった希望日をエクセルに入力し直すという手間が発生するほか、入力ミスなどのリスクもゼロにはできません。

さらに、エクセルデータは基本的にパソコン上にオフラインで保存するため、 お店の本部や他のスタッフとリアルタイムでデータを共有することはできません。 本部やスタッフが最新データを見たいときに見ることができないといったことが難点です。

人数が増えるほどそのデメリットは顕著になるうえ、データのファイル自体も重くなっていき、扱いづらくなるという問題点があります。

シフト管理システムを活用

最近では、シフト管理システムを活用して作成する店舗も多くなっています。 シフト管理システムとは、シフト管理に特化した専用のシステムで、シフトの作成・調整・共有などにおいて便利な機能が多数組み込まれているのが特徴です。

例えばスタッフのシフト希望の回収や集約、 シフトの作成や共有のほか、複数店舗のシフトの一括管理機能なども搭載されています。スマホのアプリと連携しているツールも多いため、PCを持っていないスタッフにもデータを共有できるうえ、職場や学校、外出先などからもアクセスできるので便利です。シフトの閲覧だけでなく、アプリを通しての連絡・共有などが可能です。

また、多くのシステムはクラウド型のため、最新データがリアルタイムで反映される点が非常に便利です。さらにエクセルのような関数の知識も必要としないので、ITスキルに自信がない方でも使いやすくなっています。

システムの導入に費用がかかることはありますが、扱いやすさや手軽さの面ではエクセルよりも上といえます。 難しい操作はないので、システム導入時やスタッフの新規採用時に一度説明会を行うだけで、問題なく使えるでしょう。

「はたLuck(R)」ならシフト表作成が簡単!

シフト管理システムでシフト表を作るなら、はたLuck(R)がおすすめです。シフト表の作成・調整が簡単なだけでなく、シフト確定後の共有も手間にならず、シフト希望の回収・集約を効率化できるといった特徴もあります。それぞれ説明していきます。

シフト希望の回収・集約を効率化できる

はたLuck(R)では、シフト希望の回収から集約までを効率化できます。スタッフ各自で自分のスマホを使い、専用アプリ上から簡単にシフト希望の提出が行えます。店舗の管理者側の画面には、スタッフが出した希望が自動反映され、そこから簡単にシフトを作ることが可能です。

また、期限までにシフトの希望を提出していないスタッフには、アプリから自動でお知らせが届くといった便利な機能もあります。そのため、シフトの収集スケジュールについて店長が段取りをしたり、リマインドしたりする必要がなく、自動で希望の聞き取りまで完了できるのがポイントです。スタッフの人数が多いとシフト希望の聞き取りだけでも時間と労力がかかるため、はたLuck(R)を使うことでかなり効率化できるでしょう。

シフト表作成・調整も簡単

シフト表の作成・調整が簡単な点も、はたLuck(R)のメリットです。特に以下の2つの機能が、シフト作成において役に立ちます。

■適正シフト機能

適正シフト機能とは、さまざまな条件を設定することで、それに適したシフトを組める機能のことです。例えば店舗別、曜日別、時間帯別、出勤人数、スタッフの習熟度などを決めると、その条件に応じたシフトを作成することが可能になります。

もし、適正シフト機能を使わずに店長が自分で管理し、すべての条件を満たすようなシフトを手動で組むとなると、非常に大変です。はたLuck(R)には適正シフト機能が搭載されており、条件に合うシフトを効率的に組むことができます。

■ポジション登録

ポジション登録とは、店舗内のポジション・役割を登録しておける機能です。ポジションごとに必要な人数を設定できるため、適正シフト機能と組み合わせることで、さらに効率よくシフト作成を行えます。

ポジションによっては人数が足りなくなるといった状況を防げるうえ、反対に必要以上の人数を配置してしまって人件費が余分にかかるということもなくなります。

シフト確定後の共有も手間いらず

はたLuck(R)では、シフト確定後の情報共有にも手間がかかりません。主に次の3つの機能によって共有が行えます。

■トーク機能

トーク機能とは、シフト作成画面だけでは難しいような細かい調整などのやり取りができる機能です。自動でシフトを組むだけでなく、きちんと調整を行ったうえで確定できるので安心です。

また、トーク機能があることのメリットは、スタッフの私用SNSやメールアドレスなどを知らなくても連絡ができることです。こういったシフト管理システムを導入していない店舗では、スタッフ間で連絡先がわからない場合に、急遽代わりの出勤をお願いしたり、欠員を補填したりするのが難しいという悩みを抱えていることがよくあります。

はたLuck(R)であれば、欠員募集や急なシフト変更の連絡にもトーク機能が使えます。

■修正通知機能
修正通知機能とは、一度確定したシフトに修正があった場合に、スタッフにアプリ経由で通知が送られる機能です。この機能があることで、修正があった際の連絡漏れなどを防ぐことができます。

■連絡ノート
連絡ノートとは、店舗内の情報共有に使える機能です。例えばキャンペーン情報なども、はたLuck(R)アプリを通じて全体共有できます。店長がわざわざ紙のノートに手書きする手間も省けますし、スタッフが勤務前に確認を忘れてしまうことによるミスも防げます。

シフト表作成のコツを覚えて、最適なシフト表を作ろう

多くの人が働く職場において、シフト表は欠かせないものです。スタッフの納得するシフト表を作るには、全員の希望に対し、なるべく公平に配置する、早めにシフトを作るなどのコツがあります。

しかし、さまざまな条件を満たしたシフト表を人力で作るのはあまりにも労力がかかり、現実的ではありません。おすすめなのはシフト管理システムの活用です。

はたLuck(R)なら、時間帯・曜日や出勤人数など多様な条件を設定できる上に、設定した内容は管理画面に自動反映されるので効率化できます。シフト表作成にかかる労力をカットできるだけでなく、抜け漏れや連絡ミスなどによるトラブルも防ぎやすくなります。シフト表の作成に悩んでいる方は、ぜひはたLuck(R)の導入を検討してみてはいかがでしょうか。