サービス業のシフト作成を効率化する方法！業種別の特徴とポイントをわかりやすく解説

サービス業におけるシフト作成は、店舗の売上や顧客満足度に直結する非常に重要な業務です。しかし、アルバイト中心のスタッフ構成や急な欠勤など、管理者を悩ませる特有の課題が多く存在します。

本記事では、サービス業のシフト作成が重要な理由や、よくある悩みとその解決策をわかりやすく解説します。効率化を成功させた企業の事例も紹介しますので、現場の負担軽減にぜひ役立ててください。

サービス業でシフト作成が重要な3つの理由

サービス業において、適切なシフト作成は店舗運営の成功を左右する重要な要素です。シフト作成が重要視される主な理由は、以下の3つです。

• 人員配置が顧客満足度を左右するため
• 従業員のモチベーションにも関わるため
• 店舗運営の効率化にもつながるため

それぞれの理由について、詳しく解説します。

人員配置が顧客満足度を左右するため

シフト作成における人員配置は、店舗の顧客満足度を直接的に左右する重要な要素です。スタッフの数が足りないと、お客様をお待たせしてしまい、サービスの質が著しく低下してしまいます。

経験豊富なスタッフと新人をバランスよく配置できれば、スムーズな対応が可能になり、お客様に心地よい時間を過ごしてもらえます。適切な人員配置を行うことは、リピーターを獲得し、店舗の評価を高めるための必須条件です。

従業員のモチベーションにも関わるため

適切なシフト作成は、現場で働くスタッフのモチベーション維持に大きく関わります。希望休が通らなかったり、特定のスタッフばかりに過度な負担が偏ったりすると、不満が蓄積して離職の原因になるでしょう。

個人のライフスタイルを尊重し、無理のない労働環境を提供することで、スタッフはやりがいを持って業務に取り組めます。スタッフが生き生きと働ける環境は、結果として質の高い接客サービスへとつながっていくでしょう。

店舗運営の効率化にもつながるため

精度の高いシフト作成は、無駄な人件費を削減し、店舗運営の効率化に直結します。来客予測に基づいた適切な人員配置ができれば、売上に対して適正な人件費率を維持できるでしょう。

シフト管理がスムーズに行われることで、店長や管理者は本来の業務である接客やスタッフ教育に多くの時間を割けるようになります。経営基盤を安定させるためにも、戦略的なシフト作成は欠かせない業務です。

サービス業のシフト作成におけるよくある悩み

サービス業の現場では、シフト作成時に多くの管理者が共通の課題に直面しています。シフト作成におけるよくある悩みは、以下の7つです。

• ピークタイムに人が足りなくなる
• 急な欠勤が起こってしまう
• パート・アルバイト中心で業務を回す必要がある
• 特定スタッフへの依存と休めない体制
• シフト希望が期限までに集まらない
• 労働時間の偏りが起こる
• 繁忙期と閑散期のシフト調整が必要となる

それぞれの悩みについて、深掘りしていきましょう。

ピークタイムに人が足りなくなる

サービス業のシフト作成では、ランチタイムなどのピークタイムに人が足りなくなることが大きな悩みです。忙しい時間帯に合わせて人員を確保できないと、現場が混乱し、クレームの発生や販売機会の損失につながります。

ピーク時でも安定した店舗運営をするには、短時間だけ働けるスタッフを確保したり、手の空いている部門から応援を呼んだりする柔軟な対応が求められます。ピークタイムの人員不足を解消することは、店舗の売上を最大化するための重要な課題と言えるでしょう。

急な欠勤が起こってしまう

当日の体調不良などによる急な欠勤への対応は、管理者を悩ませる大きな要因のひとつです。ギリギリの人数でシフトを組んでいる場合、ひとりの欠勤が店舗運営全体に致命的なダメージを与えます。急いで代わりのスタッフを探すために、管理者が休日を返上して電話をかけ続けるケースも少なくありません。

トラブルを最小限に抑えるためには、迅速にヘルプを要請できる連絡網を整備しておく必要があります。

パート・アルバイト中心で業務を回す必要がある

パートやアルバイトを中心とした人員構成は、シフトのパズルをより複雑にします。学生のテスト期間や主婦層の家庭の事情など、スタッフごとのライフスタイルに合わせた細かい調整が必要になるためです。

出勤できる日時が限られているスタッフが多いほど、希望通りにシフトを埋めることが難しくなります。多様な働き方を許容しつつ、店舗に必要な労働力を確保するバランス感覚が求められます。

特定スタッフへの依存と休めない体制

特定の優秀なスタッフに業務が依存し、休めない体制になってしまうことは深刻な問題です。一部のスタッフに頼り切った状態は、過度な負担を強いることになり、突然の退職リスクを高めます。

このような状況を防ぐには、誰かが抜けても業務が滞らないように、業務のマニュアル化や他のスタッフのスキルアップを図ることが急務です。全員が均等に休める属人化を排除した組織作りが、長期的な店舗運営には不可欠です。

シフト希望が期限までに集まらない

シフトの希望が提出期限までに集まらないことは、作成作業を大幅に遅らせる原因となります。管理者が個別に催促の連絡をする手間が発生し、他の重要な業務を圧迫してしまうからです。

実際、紙やメールでの提出方法はスタッフにとって手軽さがなく、提出を後回しにされがちです。スマートフォンから簡単に申請できる仕組みを導入するなど、提出のハードルを下げる工夫が求められます。

労働時間の偏りが起こる

シフト作成を手作業で行うと、スタッフ間の労働時間に偏りが生じやすくなります。よくシフトに入ってくれるスタッフに頼りすぎた結果、法定労働時間を超えてしまうというケースも考えられるでしょう。

反対に、あまりシフトに入れないスタッフは収入が減り、モチベーションの低下や離職につながってしまいます。全体の労働時間を可視化し、公平かつ適切な労働時間管理を行うことが重要です。

繁忙期と閑散期のシフト調整が必要となる

季節やイベントごとの繁忙期と閑散期に合わせて、柔軟なシフト調整を行うことは非常に困難です。繁忙期には短期アルバイトの採用や教育が必要になり、閑散期にはスタッフの労働時間を減らす調整を行わなければなりません。

バランスよくシフトを組むには、過去の売上データなどを参考に、正確な需要予測を立てて人員を配置する高度なスキルが求められます。無駄なコストを抑えつつ機会損失を防ぐためには、計画的な人員調整が不可欠です。

サービス業のシフト作成を改善する6つのコツ

複雑なサービス業のシフト作成を改善し、効率化を進めるための具体的な方法があります。シフト作成を改善するためのコツは、以下の6つです。

• 従業員のニーズを考慮する
• ピークタイムを先読みする
• 公平なシフト配分の仕組みを作る
• シフト変更の連絡フローを整備する
• シフト作成ツールで効率化を図る
• スタッフのスキルを可視化する

それぞれのコツについて、具体的に解説します。

従業員のニーズを考慮する

シフト作成においては、従業員一人ひとりのライフスタイルやニーズを最大限に考慮することが大切です。一方的にシフトを押し付けると、スタッフの不満が溜まり、結果としてサービスの質が低下してしまいます。

学生には試験休みの配慮を行い、主婦には保育園の送迎時間に合わせた勤務を提案するなど、柔軟な対応を心がけましょう。スタッフの要望に寄り添うことで働きやすい環境が生まれ、定着率の向上につながります。

ピークタイムを先読みする

店舗のピークタイムを過去のデータから先読みし、重点的に人員を配置することが効率的な運営のコツです。混雑する時間帯とそうでない時間帯のメリハリをつけることで、無駄な人件費を削減できます。

まずは、曜日や天候や近隣のイベント情報などを分析し、時間帯ごとの客数を精度高く予測しましょう。正確な予測に基づいた人員配置は、顧客満足度の向上とコスト削減の両立を実現します。

公平なシフト配分の仕組みを作る

スタッフ間の不満をなくすためには、誰が見ても公平なシフト配分の仕組みを作ることが重要です。特定のスタッフばかりが土日祝日に出勤したり、希望休が通らなかったりすると、職場の人間関係が悪化します。

休日取得のルールを明確にし、労働時間や希望休の反映率に偏りが出ないよう、全体を俯瞰して調整を行いましょう。公平性が保たれた職場はスタッフ同士の信頼関係を強固にし、チームワークを向上させます。

シフト変更の連絡フローを整備する

急な欠勤やシフトの交代が発生した際に備えて、明確な連絡フローを整備しておくことが不可欠です。連絡のルールが曖昧だと情報が管理者に伝わらず、当日のオペレーションに支障をきたします。

連絡フローを整備するためには、誰に、いつまでに、どのような手段で連絡するのかをマニュアル化し、全スタッフに周知徹底させましょう。連絡フローが整っていることで、トラブル発生時にも迅速かつ適切なリカバリーが可能になります。

シフト作成ツールで効率化を図る

シフト作成の抜本的な改善には、スマートフォンのアプリなどで完結する専用ツールの導入が最も効果的です。紙やExcelでの管理は回収や調整に莫大な時間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こします。

ツールを導入すれば、希望シフトの自動集計や人員の過不足を可視化する機能により、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。デジタル化による業務効率化は、管理者の負担を減らし、働き方改革を推進する強力な武器となります。

効率的なシフト作成をおこないたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

スタッフのスキルを可視化する

スタッフのスキルを可視化することは、質の高いサービスを維持するための重要なコツです。誰がどの業務を担当できるのかを明確にしておかないと、特定のスタッフへの負担が偏ってしまいます。

スタッフのスキルを可視化するために、新人やベテランのスキルレベルを一覧表などで共有し、バランスよく配置できる仕組みを作りましょう。個々の能力を正確に把握することで、効率的な人員配置とスタッフの育成が同時に実現できます。

はたLuckでサービス業のシフト作成を効率化した企業事例2選

実際にシフト作成ツールである、はたLuckを導入し、サービス業のシフト管理を改善した事例を紹介します。ツールを活用して成果を上げているのは、以下の2社を例にあげてみましょう。

• 株式会社バンダイナムコアミューズメント
• 株式会社オオゼキ

それぞれの企業の導入背景と、得られた効果について見ていきましょう。

株式会社バンダイナムコアミューズメント

事業内容　：アミューズメント機器の企画開発販売、アミューズメント施設の企画運営 従業員数　：4,300名（2022年4月30日現在） 利用職場数：235店舗（2022年4月30日現在） 利用機能　：はたLuckアプリ

株式会社バンダイナムコアミューズメントは、大規模な店舗運営におけるコミュニケーションの課題を解決するために、ツールを導入しました。

シフト申請から共有までの流れをデジタル化し、言った言わないのトラブルを大幅に削減しています。また、スタッフがスマートフォンから手軽にシフトを確認できるようになり、情報の伝達がスムーズになりました。

店舗を可視化することで、現場力と働きがい（ES）を向上 | はたLuck

株式会社オオゼキ

事業内容　：スーパーマーケット「オオゼキ」の運営 従業員数　：1,392名（2020年2月時点） 利用職場数：41店舗（2020年2月時点） 利用機能　：はたLuckアプリ

食品スーパーを展開する株式会社オオゼキは、店舗間の応援調整や情報共有をスムーズにするために、ツールを導入しました。

各店舗のシフト状況を可視化することで、急な欠員が発生した際にも、近隣店舗からのヘルプ調整が容易になりました。そして、管理者の事務負担を大幅に削減し、お客様へのサービス向上に注力できる環境を実現しています。

「星を贈る」ことで、より強固なチーム作りをアシスト | はたLuck

はたLuckの資料は以下からダウンロードできますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

まとめ

サービス業のシフト作成は、スタッフの多様な働き方に対応しながら、店舗の生産性を維持するための重要な業務です。Excelや手書きでの管理には限界があり、転記ミスや調整にかかる膨大な時間が、管理者の大きな負担となっています。従業員のニーズに配慮しつつ、専用ツールを活用してシフト管理のデジタル化を進めることが、課題解決の近道です。

本記事で紹介したコツや導入事例を参考に、現場の負担を減らし、働きやすい環境作りを進めてみてください。

はたLuckでは、シフト作成の悩みを解決します。シフト作成業務の効率化を目指したい方は、無料で相談できるため、ぜひ問い合わせてみてください。