2022年10月から社会保険が適用拡大！人事担当が気をつけるべきポイントを徹底解説

2022年10月から社会保険の適用範囲が拡大され、これまでは被保険者ではなかった一部のパート・アルバイトスタッフについても社会保険を適用することが義務化されました。

これに伴って、新たに該当企業となった事業主は手続きを進めなければいけないほか、経済的な負担も増えます。

社会保険適用拡大によって何が変わり、何をしなければいけないのか。手続きの手順と事業主がすべきことをまとめました。

社会保険適用拡大とは？

社会保険適用拡大とは、社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）の適用範囲が拡大されていくことです。2022年10月から段階的に拡大されることになりました。

パート・アルバイトの適用条件

パート・アルバイトの方でも、原則として、1週間の所定労働時間及び1ヵ月の所定労働日数が、正社員と比べて4分の3以上である方は、社会保険の適用対象となります。

上記の基準にあてはまらないパート・アルバイトの方でも、以下の5つの条件を全て満たす場合は、社会保険が適用されます。

1. 週の所定労働時間が20時間以上
2. 月額賃金が8.8万以上
3. 2ヵ月を超える雇用の見込みがある
4. 学生ではないこと
5. 会社が特定適用事業所又は任意特定適用事業所であること

①週の所定労働時間が20時間以上

週の所定労働時間が20時間に満たない場合でも、実労働時間が2ヵ月連続で週20時間以上となり、引き続き週20時間以上の勤務が見込まれる場合には、3ヵ月目から社会保険適用の対象となります。ただし、残業などの臨時で生じた勤務時間は含まれません。

②月額賃金が8.8万以上

月額賃金には、時間外労働手当、休日・深夜手当 、賞与、業績給、慶弔見舞金、皆勤手当、通勤手当、家族手当などは含まれません。

③2カ月を超える雇用の見込みがある

2ヵ月を超える雇用の見込みがあることが、パート・アルバイトの社会保険適用の条件のひとつとなっています。2ヵ月以内の雇用であっても要件を満たすケースもあるため、詳しくは年金事務所にお問い合わせください。

④学生ではないこと

原則として社会保険は学生には適用されませんが、休学中や夜間学校の学生は適用対象となるため、注意してください。

⑤会社が特定適用事業所又は任意特定適用事業所であること

特定適用事業所とは、直近1年のうち6ヵ月以上にわたって従業員数が101人以上の事業所のことです。
任意特定適用事業所とは、従業員の同意を得て、社会保険適用の申出をした事業所のことです。

特定適用事業所でなくとも、年金事務所に申出をして任意特定適用事業所となれば、上記①～④の条件を満たすパート・アルバイトの方を社会保険の適用対象とすることができます。

法改正により特定適用事業所の条件が変更となり、これまでは従業員数501人以上の企業が特定適用事業所とされていたところ、2022年10月以降は従業員数101人以上の企業が特定適用事業所となりました。また、2024年10月以降は従業員数51人以上の企業が特定適用事業所となります。

上記の5つの条件を全て満たす場合は、パート・アルバイトの方でも社会保険が適用されますが、判断に迷うときは年金事務所に早めに相談しておくと、抜け漏れが防げます。

2022年10月以降の適用拡大スケジュール

2022年10月～：従業員数101人以上の企業
2024年10月～：従業員数51人以上の企業

2024年10月からは適用範囲がさらに拡大され、従業員数51人以上の企業でも条件を満たすパート・アルバイトがいれば、社会保険に加入させなければなりません。

2024年10月以降に従業員数が51人以上になる見込みがある企業は、社会保険適用後の変化や必要な手続きについて調べておきましょう。

数え方に要注意！従業員数の計算方法は？

特定適用事業所の条件である従業員数の数え方については、フルタイムの従業員と、週労働時間がフルタイムの4分の3以上のパート・アルバイトを含む従業員をカウントします。

ただし、繁忙期のみ働く期間限定スタッフは数に含みません。

社会保険の適用拡大によるメリット・デメリット

社会保険の適用が拡大され、新規加入する人が出た場合、その分事業主とパート・アルバイト双方の社会保険料負担が発生しますが、パート・アルバイトの方は年金や医療保険が充実するメリットもあります。

一方で、これまで親や配偶者の扶養内で働いてきた人は、保険料の負担によって給料の手取り額が減る場合もあります。

事業主は、パート・アルバイトの希望に応じられるよう、徹底した周知とヒアリングを早めに行うことが大切です。

事業主

事業主は社会保険料の半分を負担することになっているため、社会保険の適用が拡大され、新規加入が発生すると、負担する社会保険料が増えます。業績によっては、増大する社会保険料を負担しきれず、経営をひっ迫するケースもあるでしょう。

社会保険の適用は義務のため、パート・アルバイトが条件を満たしている限りは適用を拒否することはできません。ただし、勤務時間・日数の削減を行うことで条件を満たすことを避け、社会保険適用者を減らすことはできます。

従業員の意向をヒアリングする必要はありますが、負担額をあらかじめ試算し、会社の方針も早めに検討しておきましょう。

パート・アルバイト

パート・アルバイトの方が社会保険適用されると、保険料を負担する必要があるため、勤務時間を増やすなどしない限りは給料の手取り額が減るデメリットがあります。一方で、年金や医療保険が充実するメリットもあります。

社会保険適用の条件を満たす方は、自身の意向を職場に早めに伝え、必要があれば、勤務日数や時間の調整をしてもらわなければなりません。そのため、事業主もパート・アルバイトの意向を積極的にヒアリングする機会を設けることが大切です。

社会保険未加入の場合の罰則等

条件を満たす従業員に社会保険を適用させるのは事業主の義務です。社会保険の適用対象者がいるにもかかわらず、加入させなかった場合には罰則が科されます。

ミスや思い違いで未加入が起きてしまっても罰則が科される可能性があるため、自分の事業所に加入対象者がいないかどうかを今一度よく確認しておきましょう。

6ヵ月以下の懲役、または50万円以下の罰金

社会保険の加入義務がある従業員の加入手続をしていない事業所は、罰則として、6ヵ月以下の懲役または50万円以下の罰金を科されるおそれがあります。主に、年金事務所による加入指導を何度も受けているのに従わない、虚偽の届出を行うなど、悪質なケースで罰則が科される可能性があります。

最大過去2年間に遡って保険料を納付

社会保険の未加入が発覚し、年金事務所の立ち入り調査を経て強制加入となった場合は、未加入者については最大過去2年まで遡って社会保険に加入することになり、最大で過去2年分の保険料を納付しなければならない可能性があります。

通常の社会保険料は事業主と従業員が半分ずつ負担しますが、強制加入に伴って発生した最大2年分の保険料は事業主が一度すべて立て替えることとなります。

事業主はその後、従業員に立替分を請求することはできますが、退職等で連絡がつかない元従業員の保険料は事業主が支払うことになるかもしれません。

延滞金の発生

保険料を期日までに納付しないと延滞金が発生します。この場合、督促状が送付されますが、督促状に書かれた納付期限ではなく、本来納付すべきだった期日の翌日から実際に納付した日の前日までの日数が延滞として扱われるので、注意が必要です。

ハローワークに求人を出せない

社会保険への加入義務があるにもかかわらず、未加入の事業所は、ハローワークに求人を出せません。業務に直接の影響はないかもしれませんが、事業所の信頼にかかわります。

社会保険の適用拡大にあたって準備すること

社会保険適用拡大によって新たに該当企業となった場合、申請書類を所定の機関に提出する手続きがあります。

それに伴って加入対象者の把握や、自社の対応方針の検討、社内への周知と従業員へのヒアリング等、手続き以外にも検討・実施すべきことがあります。

こうした事前準備には時間がかかるため、早めに着手することが大切です。

新規加入対象者の把握

先述した「パート・アルバイトの適用条件」に基づき、新規加入対象者がどれだけいるか把握しましょう。

特定適用事業所の登録手続き

新たに特定適用事業所に該当することになった場合は、年金事務所から「特定適用事業所に該当する可能性がある旨のお知らせ」が送付されます。

事業主は特定適用事業所に該当することとなった事実が発生したときから5日以内に、特定適用事業所の登録手続きをしなければなりません。書類の提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所、提出方法は郵送または窓口持参のどちらかから選べます。

また、厚生年金保険の被保険者の総数が常時100人を超えなくなった場合でも、引き続き特定適用事業所として扱われます。

ただし、被保険者の4分の3以上の同意を得て、特定適用事業所不該当届を提出した場合は、対象の適用事業所は特定適用事業所に該当しなくなったものとなります。

「特定適用事業所に該当する可能性がある旨のお知らせ」が送付されたにもかかわらず、特定適用事業所該当届を届け出なかった場合は、対象の適用事業所を特定適用事業所に該当したものとして「特定適用事業所該当通知書」が送付されます。

万が一、該当しない場合であっても、不該当手続きを行うのを忘れないようにしましょう。

自社の対応方針の検討

加入対象者を把握し、保険料負担額が見えてきたところで、自社の対応方針を検討しましょう。社会保険料が増大し、経営を圧迫する可能性があるためです。

業績に大きく影響を及ぼす場合には、従業員と相談して勤務時間を削減し、社会保険適用の条件から外れるよう調整することも視野に入れましょう。こうした調整には時間がかかるため、ゆとりをもった早めの行動が大切です。

社内周知

社会保険適用拡大について従業員に知らせておきましょう。従業員に考える時間のゆとりをもってもらうためにも、早めに告知しておくことが大切です。

ただし、出勤頻度が少ない従業員もいるため、紙で掲示するだけでは情報が全員に行き届かない可能性もあります。説明会や個別メッセージなど、しっかりと伝達できるような手段を考えましょう。

新規加入対象の従業員とのコミュニケーション

社内の告知が済んだら、従業員とコミュニケーションをとり、どのような対応を希望するかヒアリングしましょう。社会保険の適用条件に当てはまる人は全員加入しなければなりませんが、中には扶養内で働きたいと考え、勤務日数・時間の削減を希望する人もいるためです。

行き違いが起こると、事業主とパート・アルバイト側の双方が大きな不利益を被る可能性があるため、掲示した紙・ノートへの記入や口頭など、伝達ミスが起きそうなコミュニケーション手段は避けたほうが無難です。

具体的には、以下の3つの方法から希望する対応を選んでもらうとよいでしょう。

①勤務時間・労働日数はそのままで社会保険に加入する

勤務時間・労働日数はそのままで社会保険に加入する場合は、働き方を変える必要がないというメリットがある一方で、社会保険料が控除される分、給料の手取り額が減ってしまいます。これまで親や配偶者の扶養に入っていた方は、手取り額が大幅に減る可能性もあります。およその見積もりを出したうえで問題ないか、確認してもらいましょう。

②勤務時間・労働日数を減らして社会保険に加入しない

勤務時間・労働日数を減らすと給料の手取り額は減りますが、多く働いて社会保険の適用対象となり、社会保険料の負担により手取り額が減るよりも扶養内で働くほうがいいと考える人もいます。事業主の社会保険料負担も増えずに済みますが、人員の補填をどうするかは検討しなければなりません。

③手取りが減らないように勤務時間・労働日数を増やして社会保険に加入する

社会保険料の負担によって手取り額が減るのを防ぐために、勤務時間・労働日数を増やす方法もあります。この場合、パート・アルバイトは働く時間は増えますが、手取りが変わらない、または増えるというメリットがあります。

ただし、この選択肢を希望するパート・アルバイトの方がたくさんいた場合、人が余って希望どおりのシフトに入りにくくなる可能性もあります。従業員の希望が叶えられるかを検討したうえで、提案する必要があります。

書類の作成

保険加入者が最終的に固まった段階で、書類の作成をしましょう。書類の提出方法は、オンラインまたは書類の2つです。

オンラインで届け出る

社会保険の「被保険者資格取得届」をオンラインで届け出るには、まず1つのアカウントで複数の行政サービスにアクセスできる認証システム「GビズID」を取得します。

その後、e-Govのサイトから申請するか、日本年金機構のホームページから「届出作成プログラム」をダウンロードして電子申請をするかのいずれかの方法を選びます。e-Govのサイトは他の届出も申請できる分、「届出作成プログラム」よりも工程がやや多くなっています。それぞれの方法の特徴を理解して、申請しやすい方法を選びましょう。

書類で届け出る

書類で届け出る場合は、日本年金機構のホームページから必要書類をダウンロードし、各都道府県にある事務センター、または所在地を管轄する年金事務所に郵送してください。

封筒に送付先の事務センター名と郵便番号を記載するだけで、それぞれの事務センターに届きます。所在地を管轄する年金事務所に提出する場合は、持参しても構いません。

社会保険適用拡大時にはたLuck（R）を導入するメリット

社会保険適用となった場合に、「はたLuck（R）」は、特にスタッフのシフト作成の手間を省いてくれる機能を有しています。

「はたLuck（R）」を導入した場合のメリットについて紹介します。

パート・アルバイトの希望にあったシフトが組める

社会保険適用拡大に伴って、スタッフの1週間あたりの勤務時間をより一層意識しなければならず、シフト作成業務の負担は増加する一方です。そのため、シフト作成ツールを用いて業務負担を少しでも軽減できれば、業務全体の効率化にもつながります。

はたLuck（R）のシフト作成機能の中には、「パターン」機能があります。この「パターン」機能を使うと、「早番」「遅番」といった時間帯や「ホール」「キッチン」といったポジションなどをパターン化してシフトの申請・作成ができるので、パート・アルバイトの希望に合ったシフトを効率的に組めるようになります。

また、シフト作成機能を使うと、各従業員の実労働時間数が一覧で確認できます。所定労働時間が週20時間以内であっても、実労働時間が週20時間以上の月が2ヵ月以上続くと、社会保険適用の対象となる可能性があります。

意図せずに社会保険を適用してしまわないためにも、実労働時間数を見やすくしておくことは大切です。

はたLuck（R）の導入を検討しよう

社会保険適用拡大に伴って事業主の費用負担が増えるだけでなく、手続き等の業務も増えます。そのため、日頃の業務を少しでも効率化し、日常業務への影響を小さくすることが大切です。

はたLuck（R）は、社会保険適用拡大の手続きを含む業務を効率化できる機能が搭載されています。社会保険適用拡大の準備に不安を感じている事業主様、業務効率化にお悩みの方は、はたLuck（R）の導入を検討してみてはいかがでしょうか。