多くのスタッフを抱える店舗や企業では、シフト管理で膨大な労力と時間を費やしているのではないでしょうか。シフト管理の負担を軽減するためには、シフト管理システムの導入が有効です。
この記事では、シフト管理システムのメリット・デメリットや導入時のポイントのほか、おすすめのシステムについても紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
シフト管理システムとは
シフト管理システムは、従業員のシフトを効率的に作成・管理するためのシステムです。まずは、どのようなメリット・デメリットがあるかを解説します。
シフト管理システム導入のメリット
シフト管理システムを導入する大きなメリットは、シフト作成や管理を効率化できることです。システムを導入することでシフト作成にかかる時間を大幅に削減し、人的ミスを減らすことができます。
また、従業員は自分のシフトをスマホなどから確認することが可能です。シフト変更や休暇申請も簡単に行えるため、ワークライフバランスの改善が期待できるでしょう。さらに、シフトデータの分析を通じて、人件費の最適化や生産性の向上にもつなげられます。
シフト管理システム導入のデメリット
シフト管理システムの導入は、時間とコストがかかることがデメリットです。従業員全員がシステムを適切に使用できるようになるまでに時間がかかることも考えられます。
さらに、システムの不具合が発生した場合、シフト管理が滞るリスクもあり、定期的なメンテナンスやアップデートが必要です。
シフト管理システムの主な機能
シフト管理システムの主な機能は、以下の3つです。
- シフト作成・シフト自動作成機能
- シフト調整機能
- シフトの共有機能
それぞれ説明していきます。
シフト作成・シフト自動作成機能
シフト作成機能は、従業員から回収した希望シフトやさまざまな条件をもとに、システム上でシフトを作れる機能です。さらにシフト自動作成機能では、事前に設定したルールに基づいて自動でシフトを作成することが可能です。
例えば、従業員のスキル、勤務可能時間、法的な制限などを反映させたシフトを作成できます。人的ミスを減らせるうえに、シフト作成にかかる時間を短縮でき、全体の生産性を向上させることが可能です。
シフト調整機能
従業員のシフト変更が生じた際には、システム上でシフトを調整できます。
例えば、別の従業員とのシフトの交代や、体調不良などによる欠員が出た際のヘルプ募集や応募なども、システム上で行えます。手動で調整するのと比べ、スムーズに進めることが可能です。
シフトの共有機能
作成したシフトは、システム上で従業員に共有できます。シフトが確定すると、メールやアプリで配信できるため、管理者が手動で送る必要がありません。
また、従業員は店舗へ行かなくてもリアルタイムでシフトを確認でき、店舗側と従業員の双方にメリットがあります。
シフト管理システムを選ぶポイント
シフト管理システムを選ぶポイントは、主に以下の6つです。
- 自社・自店舗に必要な機能を洗い出す
- 導入コストの比較
- スタッフが使いやすいかどうか
- サポート体制が充実しているかどうか
- トライアルやデモなどが利用できるかどうか
- セキュリティ対策は問題ないか
ひとつずつ解説していきます。
自社・自店舗に必要な機能を洗い出す
シフト管理システムを選ぶ際に重要なことは、自社や自店舗にとって必要な機能を明確にすることです。シフト作成のほか、ヘルプ調整や労務アラートなど、業務の特性によって必要な機能は異なるでしょう。自社・自店舗に必要な機能が備わっているかを確認することで、シフト管理の効率化を図れます。
導入コストの比較
シフト管理システムの導入コストは、システムの種類や形態によって異なります。初期費用がかかるものや月額料金が必要なものなど、さまざまです。全体のコストがいくらになるかを比較し、予算内で最適なシステムを選びましょう。
スタッフが使いやすいかどうか
シフト管理システムは日常的に操作するため、スタッフがスムーズに使えることが重要です。直感的に使えるインターフェースであるか、研修期間は必要か、などを確認しましょう。
また、スマートフォンやPCなど、複数のデバイスに対応しているかも使いやすさに影響します。
サポート体制が充実しているかどうか
サポート体制もシフト管理システムを選ぶ際のポイントです。不明な点があった際や問題が発生した際に、迅速に対応してもらえるかが重要です。
サポートの方法（電話、メール、チャット等）や、対応時間帯などを確認しましょう。サポート体制が整っていると、システム導入後も安心して利用できます。
トライアルやデモなどが利用できるかどうか
シフト管理システムを導入する前に、トライアルやデモを利用できるかは重要です。実際に使ってみることで機能や操作感を確認でき、自社に適しているかどうかを判断できます。無料トライアルを提供しているシステムなら、導入を決めた後もスムーズに運用できるでしょう。
セキュリティ対策は問題ないか
シフト管理システムを導入する際は、セキュリティ対策も重要です。シフト管理システムには、スタッフの個人情報が含まれているため、データの悪用や情報漏えいを防止しなければなりません。通信の暗号化や二段階認証、アクセス制限などの機能を備えたシステムが望ましいでしょう。
おすすめのシフト管理システム10選
ここからは、おすすめのシフト管理システム10選を紹介します。
- はたLuck
- Airシフト
- シフオプ
- SHIFTEE
- らくしふ
- R-Shift
- Sync Up
- 勤務シフト作成お助けマン
- oplus
- おまかせシフト
ひとつずつ見ていきましょう。
はたLuck
「はたLuck」は、チェーン店や多店舗展開している企業に、特に適しているシフト管理システムです。
シフト希望の提出から調整、確定までをアプリ内で完結できたり、ヘルプの募集・応募ができたりします。また、スタッフの属性にあわせた労務アラートや、売上・客数などに合わせた適正シフト機能も便利です。
シフト状況などのデータを集計し、店舗や曜日、ポジション別に分析することもできます。
Airシフト
Airシフトは、株式会社リクルートによって提供されているシフト管理システムです。主に小売業や飲食店といったサービス業で活用されています。
スタッフ専用アプリ「シフトボード」と連携すると、スタッフが提出したシフト希望をツールに反映でき、転記の手間を省けます。シフトの作成・共有といった機能のほか、単発バイトの募集を行える機能もあります。
シフオプ
シフオプは、株式会社リクルートが運営するシフト管理システムです。モデルシフト表示や労務アラート機能、人件費管理機能などがあります。
人数の過不足を現場ごとにリアルタイムで把握できるほか、自店舗や多店舗からヘルプを募集できる点が特徴です。さらに、簡単な操作により、システム上でスタッフとやり取りすることが可能です。
SHIFTEE
SHIFTEEは、株式会社システムサポートが提供しているクラウド型のシフト管理システムです。シフト希望の収集やシフト作成、労働警告機能、人件費計算機能などがあります。
さらに、LINE＠や勤怠管理システムと連携できたり、AIによるシフト自動作成が行えたりする点も特徴です。
らくしふ
らくしふは、チャットツールを活用したシフト管理システムです。チャットツール上でシフト回収ができるほか、シフト提出依頼の連絡や未提出者への催促などを自動で行えます。
さらに、人数や人件費を設定することで、適正なシフトを作成することが可能です。人件費を削減しやすいモデルシフト機能もあります。
R-Shift
R-Shift（アールシフト）は、小売業・サービス業に向いているシフト管理システムです。R-Shiftでは、さまざまな条件に合わせたシフトをAIで自動作成できます。スタッフのスキルや経験年数を踏まえた作業割り当てとなるので、生産性の向上も期待できます。
さらに、他店舗の不足人員や余剰人員を確認でき、店舗間でのヘルプ調整もしやすくなっています。
Sync Up
Sync Up（シンクアップ）は、多店舗展開している企業に向いているシフト管理システムです。店舗間でヘルプ調整が行えるほか、複数店舗の人件費や売上などの分析をまとめて行えることが特徴です。
さまざまな機能が用意されていますが、店舗ごとで課金できるため、一部の店舗のみで導入することも可能です。
勤務シフト作成お助けマン
勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが運営するシフト管理システムです。早番や遅番などを設定できる「勤務シフト作成お助けマンDay」と、アルバイト・パート勤務向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類のアプリが提供されています。
勤務シフト作成お助けマンDayでは総労働時間や担当可能シフトなど、勤務シフト作成お助けマンTimeでは外国人留学生の勤務時間制限などの設定が可能です。
oplus
oplusは、100ユーザーまで無料で利用できるシフト管理システムです。シフトの回収・管理のほか、シフト提出締切のリマインド、ヘルプ要請が無料で行えます。
また、オプションで自動シフト機能も追加することが可能です。出勤インターバルの設定や出勤日数の均等化など、細かい調整が行えるようになります。
おまかせシフト
おまかせシフトは、スタッフの人数に関係なく、一律料金で利用できるシフト管理システムです。
休憩時間や勤務パターンを登録できたり、1時間ごとのスタッフ人数を自動集計できたりします。また、シフトの作成周期を指定可能で、1か月や1～4週間、1～50日間などから選択可能です。
シフト管理システムを導入するなら「はたLuck」
シフト管理システムを導入するなら「はたLuck」がおすすめです。
「はたLuck」には、定期シフト機能や労務アラートのほか、適正シフト機能、ヘルプ募集機能など、シフト管理を効率化する機能が備わっています。
シフト提出依頼からシフトの確定までが簡単
「はたLuck」では、シフト作成に関する一連の作業がツール内で完結します。店長からスタッフへのシフト提出の依頼や、スタッフによる入力、シフトの回収もツール上で行えます。
回収したシフト希望のデータは自動的に取り込まれるため、手入力する必要はありません。ツール上でシフトを作成し、スタッフへ共有することが可能です。
定期シフト機能を活用してシフト作成の効率アップ
「はたLuck」では、固定のシフトで働くスタッフの勤務パターンを事前に設定できる「定期シフト」機能があります。
特定の曜日に休むスタッフや、決まったシフトで働くスタッフがいる場合に便利な機能です。定期シフト機能によってシフト管理がより効率的になり、管理者の負担が軽減できます。
また、スタッフは個々の状況に応じて、既に設定された定期シフトを個別に修正することが可能です。
労務アラートで法令遵守違反を防止
「はたLuck」には、スタッフの勤務条件に応じて労務アラートを通知する「カスタムアラート機能」が備わっています。
労働基準法に沿った管理が可能なだけではなく、外国人スタッフや社会保険に未加入のスタッフがいる場合にも役立ちます。それぞれの勤務条件に適したアラートを表示することで、個々のスタッフに合わせたシフト作成を簡単に行うことができます。
また、スタッフの勤務条件をカスタマイズしたり、複数の労務アラートを設定したりすることも可能です。
適正シフト機能で人員を最適に配置できる
「はたLuck」には、「適正シフト機能」が搭載されています。店舗別や曜日別に必要なリソースを設定しておくと、適切な人員配置を行える機能です。提示される適正シフトに沿ってスタッフを配置することで、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に減らすことができます。
人件費の最適化にもつながり、店舗運営の効率化とコスト削減の両方が可能となります。
ヘルプ募集機能で店舗間でのヘルプ調整も可能
「はたLuck」には「ヘルプ募集機能」があります。勤務を増やしたいスタッフと、人員を募集したい店舗側のニーズをマッチングする機能で、特定の店舗に向けてヘルプスタッフの募集を発信することもできます。
スタッフは、アプリ上で手軽にヘルプへの応募が行えます。初めてヘルプに入る場合でも戸惑うことがないように、事前に情報やマニュアルを共有することが可能です。スタッフが安心してヘルプに応募できるため、店舗運営がよりスムーズになるでしょう。
複数店舗のシフトデータも確認可能
「はたLuck」では、管理画面から各店舗のシフトデータを閲覧することが可能です。これによって、人手が足りている店舗のみに限定して、ヘルプ募集をかけることが可能になります。店舗間でのヘルプ調整がよりスムーズに進められる点がメリットです。
「はたLuck」の導入事例
この章では、「はたLuck」を導入してシフト管理を行っている2社の事例を紹介します。
株式会社東京ドーム様
東京ドームシティをはじめとする施設の運営を手がける株式会社東京ドーム様では、シフト管理の効率化を目的として、「はたLuck」を導入されました。
東京ドーム内のショップは5つのエリアに区分されており、各エリアに100名程度、合計で400名を超えるアルバイトスタッフが在籍しています。野球などのイベント開催時には、シフト作成の業務が煩雑化し、100名規模のスタッフ管理に伴う負担が増大していました。
そのなかで「はたLuck」を活用することにより、シフト希望の回収やヘルプ募集が容易に行えるようになり、シフト管理の効率化に至っています。
株式会社バンダイナムコアミューズメント様
バンダイナムコアミューズメント様は、ゲームセンターなどのエンターテイメント施設の運営を行っています。店舗管理とマネジメントの効率を向上させるため、「はたLuck」を導入されました。
導入のきっかけは、シフト作成の業務をデジタル化し、効率を改善することでした。しかし、シフト管理のみならず他の機能も役立つことがわかり、結果的に全店での導入を決定されました。「はたLuck」の導入により、スタッフのエンゲージメントや働きがいの向上も期待されています。
✉️導入事例(バンダイナムコアミューズメント)をダウンロードする
シフト管理システムを導入してシフト作成の効率化を図ろう
シフト作成を手動で行うと、時間や手間がかかるうえに、欠員の対応にも苦労します。しかし、シフト管理システムを活用すれば、それらの問題点を解消することが可能です。
シフト管理システムを導入して、シフト作成の効率化や適正な人員配置を行いましょう。
はたLuck シフト管理機能概要資料
シンプルで使いやすいUIで、シフト申請・調整・確定・確認の全ての業務が管理可能です。他にも売上予測に基づいた適正シフトや近隣店舗と人材シェアが可能なヘルプ募集機能など豊富な機能をご用意しています。
店舗DXコラム編集部
HATALUCKマーケティンググループのスタッフが、記事の企画・執筆・編集を行なっています。店舗や施設を運営する方々向けにシフト作成負担の軽減やコミュニケーション改善、エンゲージメント向上を目的としたDXノウハウや業界の最新情報をお届けします。
