シフト作成サービスとは？おすすめのサービスとメリット・選び方を解説

毎月のシフト作成に時間を取られ、希望収集の連絡や調整に追われた経験が一度はあるでしょう。

その課題を解決するのに役立つのが、シフト作成ツールです。

自社の課題に合ったサービスを選べると、シフト作成にかかる時間の削減にとどまらず、ヒューマンエラーの防止やアルバイトの定着率向上など、店舗運営全体の改善につながる可能性があります。シフト管理ツールは、単なる作業効率化の手段ではなく、現場の働きやすさを左右する基盤として捉えることが大切です。

本記事では、シフト作成サービスの概要や主な機能から、導入メリット・選び方・おすすめサービス9選まで解説します。シフト業務の負担を減らしたい店舗管理者の方や、初めてツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

シフト作成サービスとは

シフト作成サービスとは、その名の通りシフト作成に便利なツールのことを指します。シフト作成サービスの概要と、Excelや紙との違い、導入が広がっている背景について解説します。

シフト作成サービスの概要

シフト作成サービスは、スタッフの希望収集から、シフト作成・配布・管理までを一つのシステムで行えるクラウド型またはアプリ型のツールです。従来は管理者が手作業で進めていた一連の業務を、デジタル化によって大幅に効率化できます。

飲食・小売・介護など幅広い業種での導入が進んでおり、数名規模の小さな店舗から多店舗展開する企業まで、規模を問わず活用されています。料金形態も無料プランから月額課金型まで幅広く、初めて導入する場合でも始めやすい環境が整っているのが特徴です。

Excelや紙を利用する場合との違い

Excelや紙によるシフト管理は、作成・修正・配布のすべてを手作業で行うため、担当者の負担が大きくなりやすい傾向があります。複数人での同時編集が難しく、変更のたびにファイルを送り直す必要があるため、バージョンの行き違いやミスが起きやすいのも課題です。

一方、シフト作成サービスは希望の収集から配布まで自動化されており、作業時間を大きく削減できます。クラウド型であれば情報がリアルタイムで共有・更新されるため、管理者とスタッフの双方が常に最新のシフトを確認できます。

シフト作成サービスの導入が広がっている背景

慢性的な人手不足が続くサービス業では、限られた人員を無駄なく配置するニーズが高まっています。加えて、残業時間の管理や労働基準法の遵守など、労務コンプライアンスへの対応が以前より厳しく求められるようになったことも、ツール導入を後押しする要因の一つです。

また、政府が推進するデジタル化の流れを受け、紙やExcelからの移行が各業種で加速しています。スマホやクラウドの普及によって操作のハードルが下がり、中小規模の店舗でも導入しやすい環境が整ってきました。

シフト作成サービスの主な機能

シフト作成サービスには、業務効率化に役立つさまざまな機能が搭載されています。ここでは、シフト作成サービスの主な機能を5つ紹介します。

希望シフトの収集

スタッフがスマホやPC、LINEなどから希望シフトを提出できる機能です。管理者が一人ひとりに回収の連絡をしなくても、提出期限が近づくとリマインド通知が自動で送られるため、未提出者への個別フォローが不要になります。

集まったデータはシステム上に集約されるため、紙やExcelへの転記作業がなくなり、集計ミスや漏れのリスクを減らせます。受付期間や回答形式をカスタマイズできるサービスも多く、店舗ごとのルールに合わせた運用が可能です。

シフトの自動作成

収集した希望データと、必要人数やスキル、時間帯などあらかじめ設定した勤務条件をもとに、システムが最適なシフトを自動で生成します。労働時間の上限や連続勤務の制限なども条件として組み込めるため、手作業では見落としがちなルール違反をあらかじめ防げる仕組みです。

過去のシフトパターンを参照する機能を持つサービスもあり、繰り返し使うほど精度が上がる傾向があります。自動生成後に管理者が手動で微調整できる設計になっているため、現場特有の細かい事情にも対応できます。

勤怠管理システムとの連携

シフトデータを勤怠管理システムと連携させることで、実績との差異をリアルタイムで確認できます。出退勤のデータが自動でシフトに反映されるため、集計のための二重入力や転記作業がなくなります。

給与計算ソフトへのデータ連携に対応しているサービスも多く、月末の給与処理までを一元化可能です。ただし、連携できるシステムの種類はサービスによって異なるため、導入前に自社の既存ツールとの互換性を確認しておくことが重要です。

リスクアラート

設定した労働時間の上限を超えそうなスタッフを自動で検知し、管理者に通知する機能です。必要人員を下回る時間帯や、特定のスキルを持つ人員が不在になるケースも事前に警告されるため、シフト確定後の急なフォローを防ぎやすくなります。

法定休日の取得状況や残業規制など、労務上のリスクも自動で検出できます。アラートを受けた段階でシフトを修正できるため、トラブルが表面化する前に対処できる点が実務上の強みといえます。

完成シフト配信

確定したシフトをスタッフのスマホへプッシュ通知やメールで自動配信できるため、印刷や掲示板への貼り出しといった手間がなくなります。スタッフが自分のシフトをいつでもスマホで確認できることで、「シフトを確認し忘れた」という連絡対応を減らせる点もメリットです。

変更が生じた場合も差分のみを即時通知できるため、情報伝達のスピードが上がり、古いシフトが混在するリスクを防げます。紙での配布をなくすことで、印刷コストや配布作業の負担も合わせて削減できます。

シフト作成サービスを導入するメリット

シフト作成サービスの導入によって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、シフト作成サービスを導入する6つのメリットを紹介します。

シフト作成時間の短縮

希望収集・調整・作成・共有までの一連の作業が自動化されることで、毎月数時間から半日以上かかっていたシフト業務を大幅に減らせます。特に複数店舗を管理している場合、一括操作できるため、拠点が増えても作業量が比例して膨らみにくい点は実務上の大きなメリットです。

短縮された時間は、接客やスタッフの指導、店舗改善など、より付加価値の高い業務に充てられます。シフト作成に追われていた時間を別の業務に回せることで、管理者の働き方を変えられるはずです。

最適な人員配置の実現

時間帯ごとの必要人数やスキル要件、売上予測などを条件として設定することで、過不足のない人員配置が可能です。繁忙時間帯への集中配置や、閑散時間帯の人数調整を自動で行えるため、店舗運営の無駄を減らせます。

スタッフのスキルや経験をシステムに登録・参照できるサービスでは、適切な人員を適切な時間帯に配置する判断はシステムの役割です。人員配置の精度が上がることは、サービス品質の維持と過重労働の防止を同時に進めることにつながります。

ヒューマンエラーの防止

Excelや紙での手作業では、転記ミス・計算ミス・バージョン管理のミスが起きやすい傾向があります。シフト作成サービスを使えば、同一スタッフの重複登録やシフト漏れ、勤務条件の違反をシステムが自動でチェックするため、確認作業の手間を大きく減らせます。

また、確定シフトの自動配信により、古いシフトが混在したり周知が漏れたりといったコミュニケーションのミスも防ぎやすくなる点もメリットです。ミスが減ることは再作業コストの削減につながるだけでなく、スタッフからの信頼を守ることにもつながります。

従業員満足度の向上

希望シフトが適切に反映されると、スタッフが「自分の都合を考慮してもらえている」と感じやすくなり、定着率の向上につながる傾向があります。シフトをスマホでいつでも確認・管理できる環境が整うことで、日常の利便性も確保可能です。

加えて、公平なシフト調整がシステム上で可視化されることで、特定のスタッフへの偏りに対する不満を減らせます。従業員満足度が上がると採用コストの削減や職場の雰囲気改善にも波及するため、経営上の投資効果として見ることが大切です。

関連記事：従業員満足度がサービス業において重要な理由とは？向上のための方法も

人件費の最適化

需要予測や売上データと連動してシフトを組めるサービスでは、必要以上の人員を配置することによるコスト超過を防ぎやすくなります。人員の過不足を数字で把握できるため、無駄なシフトインや残業の発生を事前に抑えることが可能です。

概算の人件費をシフト作成画面上でリアルタイムに確認できるサービスも多く、予算の範囲内でシフトを組む判断がしやすくなります。コストを抑えながらスタッフへの適正な労働配分を実現できる点は、人件費管理の精度を上げるうえで有効です。

属人化リスクの低減

シフト作成のルールや条件がシステムに蓄積されていくため、担当者が変わっても同水準のシフト管理を続けられます。これまで特定の担当者だけが把握していた「暗黙のルール」を、データとして共有・引き継ぎできる点が大きな違いです。

担当者の退職や急な不在が発生しても、引き継ぎにかかる時間とコストを最小限に抑えられます。業務を標準化することは、店舗運営の安定性を高め、いざというときのリスクを小さくすることにつながるでしょう。

シフト作成サービスの選び方

シフト作成サービスは数多くあります。ここでは、自社に合ったシフト作成サービスを選ぶための主なポイントを解説します。

導入の目的を明確にする

「シフトの作成時間を減らしたい」「希望収集の手間をなくしたい」「勤怠管理と一本化したい」など、目的によって最適なサービスは変わります。目的が曖昧なままツールを選ぶと、機能が多すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が足りないという状況に陥りやすくなります。

まず現場で起きている課題を書き出し、「何を解決したいのか」を優先順位とともに整理してください。目的を言葉にしておくことで、複数のサービスを比較するときの判断基準が明確になります。

自社の規模に合うプランを選ぶ

スタッフの人数・店舗数・拠点数によって、必要な機能や適切なプランは大きく異なります。小規模な店舗であれば、多くの場合無料プランや低コストのシンプルなツールで十分です。

一方、数十名以上の管理や多店舗展開が前提になる場合は、拠点間の一括管理・権限設定・レポート機能が充実したプランを選ぶ必要があります。将来的なスタッフ増加や店舗拡大も見越して拡張性を確認しておくと、短期間での再選定というコストを避けられます。

操作性を確認する

管理者だけでなくスタッフ全員が日常的に使うツールである以上、誰でも迷わず操作できる画面かどうかは重要な判断材料です。操作が複雑だと導入後の定着に時間がかかり、結果として現場で使われないまま形だけになるリスクがあります。

無料トライアルやデモ画面を活用し、実際の操作感を現場の担当者が体験したうえで判断してください。サービス提供会社のマニュアルやサポートガイドの充実度も、現場への浸透しやすさを左右します。

スマホ対応の可否を確認する

スタッフが希望の提出やシフトの確認をスマホで行えるかどうかは、現場での定着を大きく左右します。iOS・Android両方に対応しているか、専用アプリとブラウザのどちらで使えるかを事前に確認してください。

スタッフが使いやすいスマホアプリがあるかどうかは、希望提出率や情報共有のスピードに直結します。管理者もスマホから操作できるサービスであれば、外出中や複数店舗の巡回中でも対応できるため、業務の柔軟性が高まります。

外部システム連携の有無を確認する

既存の勤怠管理システムや給与計算ソフト、POSシステムとの連携可否は、導入後の運用効率に直結します。連携が取れないと、データの二重入力や手動での転記作業が残り、効率化の効果が半減する可能性があります。

対応している連携先の種類やAPI連携・CSV取り込みなどの連携方法は、導入前に確認しておくことが重要です。既存システムとのデータ連携が実現できれば、シフト管理から給与計算までをつながった形で運用できます。

サポート体制の充実度を確認する

導入直後はシステムの設定や操作に不慣れなため、電話・メール・チャットなどでのサポート対応があるかどうかが重要になります。問い合わせへの応答速度や対応時間帯、担当者の専門性はサービスによって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

導入時の初期設定サポートや操作マニュアルの整備状況も、現場への展開スピードを左右します。長期利用を前提にするなら、機能アップデートの頻度や継続的な改善姿勢もサービス選定の基準に加えておくのがおすすめです。

料金体系と費用対効果を確認する

月額費用だけでなく、初期費用・オプション費用・ID追加費用なども含めたトータルコストで比較することが必要です。無料プランや低価格帯でもコア機能は十分なサービスがある一方、必要な機能が有料オプション扱いになっているケースもあるため注意してください。

シフト作成にかかっていた時間コストや、ミスによる損失、スタッフの離職コストも含めた費用対効果で判断することが大切です。初期費用ゼロや無料トライアルを活用し、実際の運用で効果を確認してから有料プランへ移行する進め方がリスクを抑えやすくなります。

おすすめのシフト作成サービス9選

ここでは、数あるシフト作成サービスの中から、機能・実績・使いやすさの面で特に参考になる9つのサービスを紹介します。

Airシフト

出典：Airシフト

リクルートが提供するシフト管理サービスで、飲食・小売を中心に幅広い業種で使われています。スタッフ向けアプリ「シフトボード」と連携しており、希望の提出から配布までを一つの流れで管理可能です。

Airシリーズの勤怠・概算人件費データや給与支払いツールとも連携できるため、店舗運営全体のデジタル化をまとめて進めたい場合に向いています。無料プランから利用でき、AirIDの登録から最短2分で使い始められる手軽さも強みです。

ジョブカン勤怠管理

出典：ジョブカン勤怠管理

累計30万社以上の導入実績を持つ、クラウド型の勤怠管理・シフト管理システムです。シフト作成・打刻・勤怠集計・給与計算ソフトへの連携まで一元管理できるため、バックオフィス業務全体の効率化を進めたい企業に向いています。

スマホ・タブレット・PCなど多様な端末に対応しており、業種や規模を問わず導入しやすい点も特徴です。ジョブカン給与計算と連携させることで、シフトから給与処理までをまとめて完結できます。

Shiftmation

出典：Shiftmation

日本航空など大手企業への導入実績を持つ、シフト自動作成サービスです。複雑な勤務条件や制約をAIが自動で考慮してシフトを生成するため、管理者が調整に費やす時間を大幅に削減できます。

スマホからの希望提出・確認・配布にも対応しており、現場のスタッフにとっても使いやすい設計です。多部門にまたがる複雑なシフト管理が必要な企業に、特に向いているサービスです。

Optamo

組み合わせ最適化の技術を活用し、シフトだけでなくタスクの割り当てまで自動で最適化できるクラウドサービスです。工場・医療・介護など、属人的な判断や複雑な制約条件が多い職場での導入実績が豊富です。

「Optamo for Shift」と「Optamo for Task」の2つのラインナップがあり、用途に応じて選べます。勤怠管理システムとのデータ連携にも対応しているため、既存環境との統合を進めやすいでしょう。

勤務シフト作成お助けマン

出典：勤務シフト作成お助けマン

鉄道情報システム株式会社が提供する、複雑な勤務制約に対応したクラウド型のシフト自動作成サービスです。鉄道・医療など、高度な勤務ルールが求められる業種での導入実績が豊富で、細かい条件設定に強みがあります。

AIが最適なシフトを自動生成するため、シフト作成にかかる時間と管理者の負担を大きく減らせます。「遅番」「早番」といった記号を割り当てるDayと時間帯を割り当てるTimeの2つのラインナップがあり、企業の規模や業態に応じた導入が可能です。

アールシフト

出典：アールシフト

小売業・サービス業を中心に、導入店舗数2万店超の実績を持つシフト管理システムです。直感的な操作画面と柔軟なカスタマイズ性が特徴で、現場目線の設計が多くの店舗に支持されています。

1か月間の無料お試し期間があるため、実際の操作感を確認してから導入の判断が可能です。人事データ連携やシフト診断などの機能も搭載されているため、最新情報の反映やシフトを改善しながら業務を進めたい企業に適しています。

らくしふ

出典：らくしふ

株式会社クロスビットが提供する、希望収集・シフト作成・共有に特化したシフト管理サービスです。LINEと連携した希望提出機能を持ち、スタッフが普段使いのアプリからそのまま操作できる点が大きな強みです。

アルバイト・パートが多い職場での使いやすさを重視した設計で、現場への定着率が高い傾向があります。機能がシンプルにまとまっており、初めてシフト管理ツールを導入する店舗にも向いているサービスです。

KING OF TIME

出典：KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、勤怠管理の分野で長い実績を持つクラウドサービスです。ICカード・顔認証・スマホなど多様な打刻方法に対応しており、シフトの申請・承認フローも充実しています。

外部システムとの連携実績が豊富で、既存の給与計算ソフトや人事システムとスムーズにつなげられます。法改正への対応や機能アップデートが継続的に行われているため、長期にわたって安心して使い続けられるシステムです。

ジンジャー勤怠

出典：ジンジャー勤怠

人事・勤怠・給与・労務を一元管理できる「jinjer」シリーズの勤怠管理モジュールです。シフト管理・打刻・労働時間の集計・給与計算を同じプラットフォーム上で完結できるため、システム間のデータ連携にかかる手間を最小限に抑えられます。

人事データと連動したシフト管理が可能で、スタッフの異動や雇用形態の変更にもスムーズに対応できます。複雑な組織構造や就業規則への対応力が強みで、中規模から大規模の企業での導入実績が豊富です。

業務効率改善にも役立つ「はたLuck」

はたLuckは、業務効率改善にも役立つシフト作成サービスです。ここでは、はたLuckの主な機能を紹介します。

シフト管理機能

はたLuckのシフト管理機能は、予算と連動した形でシフトを組める点が特徴です。人件費を意識しながらシフトを編成できるため、コストの見通しを立てながら現場の人員を調整できます。

また、近隣エリアの店舗へのヘルプ依頼機能を備えており、急な欠員が出た際にも柔軟に対応可能です。スタッフがスマホから希望を提出・確認できる設計になっているため、管理者とのやりとりにかかる手間を大幅に減らせます。

シフト管理を起点に、コミュニケーション機能やHR機能と組み合わせることで、店舗運営全体の効率化につなげられます。

本部・現場間のコミュニケーション機能

「連絡ノート」機能を使うと、引き継ぎ情報をデジタル化して記録・共有できます。口頭での申し送りや紙のメモに頼っていた情報伝達を置き換えることで、伝え忘れや読み違いといったミスを防げる機能です。

本部からのお知らせを一人ひとりに直接配信することもできるため、重要な情報が特定のスタッフに届いていないという状況をなくせます。また、チャット形式の「トーク」機能により、業務連絡をはたLuck上に一本化できるため、LINEなど私用アプリへの依存から抜け出せます。

本部と現場の情報伝達がリアルタイムで完結することで、判断スピードと店舗運営の精度が上がるはずです。

スタッフのエンゲージメント向上機能

「星を贈る」機能を使うと、スタッフ同士の感謝や応援をデジタル上で可視化できます。誰がどんな場面で助けたかが見えるようになるだけで、チームワークが生まれやすくなり、職場の雰囲気改善につながる傾向があります。

「ミニボーナス」機能は、金銭以外の手段でスタッフの頑張りに報いる新しい選択肢です。加えて、エンゲージメントプログラムにより、職場の状態を測定・分析し、改善までをPDCAサイクルで回せます。スタッフの定着率を高め、早期離職を防ぐことは、採用コストの削減とサービス品質の安定化に直結する経営課題として捉えることが大切です。

教育支援機能

マニュアルをアプリ上でいつでも閲覧できるため、新人スタッフが現場で疑問を持ったときに自分で調べて解決できる環境を整えられます。「オンボーディングプログラム」は、活用することで、入社直後の定着と戦力化を体系的にサポートできる機能です。

さらに、AI による自動翻訳機能を搭載しており、外国籍スタッフへのマニュアル提供や情報共有をスムーズに進められます。教育コンテンツをデジタル化することで、店舗ごとの教育品質のばらつきを解消し、組織全体のスキルを底上げできます。

データ分析機能

エンゲージメントスコアや行動データをもとに、職場の課題を数字で把握・分析できます。これまで感覚や経験に頼っていたスタッフ管理を、データをもとにした意思決定へと移行できる点が、他のシフト管理ツールとの大きな違いです。

本部が複数拠点のデータを横断的に確認できるため、店舗ごとの課題を比較しながら優先して対処すべき問題を判断しやすくなります。データが蓄積されるにつれ、エンゲージメントと生産性・売上の関係を把握できるようになり、戦略的な組織づくりへの活用が広がっていきます。

まとめ

シフト作成サービスは、希望収集から作成・配布・管理までを一元化することで、管理者の業務負担を大きく減らせるツールです。Excelや紙での手作業と比べて、ミスが起きにくく、情報をリアルタイムで共有できる点がメリットです。

導入によって得られる効果はシフト作成時間の短縮にとどまらず、人員配置の最適化・人件費の管理・スタッフの定着率向上など、店舗運営全体に波及します。一方で、効果を最大限に引き出すには、導入前に自社の課題と目的を整理したうえで、規模・操作性・外部連携・サポート体制・料金体系を軸にサービスを比較することが大切です。

まずは自社の現場で何が課題になっているかを書き出すところから始め、自社に合ったツールを見つけてみてください。