業界特化のシフト作成を効率化するコツ！課題解決のポイントと選び方を徹底解説

業界に特化したシフト作成は、複雑な条件や人員配置の難しさから、多くの管理者が頭を悩ませる業務です。一般的な管理方法では限界があり、結果として生産性の低下やスタッフの不満につながることもあります。

本記事では、業界特化のシフト作成を効率化するコツや、課題解決のポイントを徹底解説します。Excel管理のリスクやおすすめのツールの選び方も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

業界特化のシフト作成ならシフト作成ツールがおすすめ

業界特化型のシフト作成をおこなうためには、専用のシフト作成ツールを導入することが効果的です。複雑な勤務形態や専門スキルが必要な現場では、一般的な管理方法では限界があります。ツールを活用すれば、各業界特有のルールを自動で反映し、最適な人員配置を短時間で実現できます。

まずは、ツールでどのような業務が効率化できるのかを確認していきましょう。

シフト作成ツールでできること

シフト作成ツールを導入することで、これまで手作業で行っていた多くの業務をデジタル化できます。主な機能は以下の通りです。

• シフトを申請する
• シフトを調整する
• シフトを共有する

それぞれの機能について、詳しく解説します。

シフトを申請する

シフト作成ツールを使えば、スタッフはスマートフォンから、24時間、希望シフトを申請できます。わざわざ出勤して紙の表に記入したり、メールやSNSで管理者に送ったりする手間がなくなります。

集まった希望はシステムに自動で集計されるため、管理者が手入力で転記する必要もありません。申請の漏れや期限遅れを防ぐ通知機能もあり、スムーズな回収が可能になります。

シフトを調整する

シフト作成ツールは、集まった希望をもとに人員の過不足を自動で判定して、調整を助けます。必要な人数に対してスタッフが足りない時間帯を可視化できるため、補充の依頼も容易です。

特定のスタッフに負担が偏らないように配慮したり、人件費の予算内に収めたりする計算も瞬時に行えます。管理者の経験や勘に頼ることなく、データに基づき、最適なシフトを自動生成できます。

シフトを共有する

完成したシフトは、確定した瞬間に全スタッフのスマートフォンへ一斉に共有されます。店舗の壁に貼り出された表を写真に撮る必要がなくなり、情報の伝達ミスを最小限に抑えられるでしょう。急な変更が発生した場合もリアルタイムで更新内容が反映されるため、常に最新のスケジュールを全員が把握できます。

スタッフ同士でのヘルプのやり取りや交代の相談もツール上で完結するため、コミュニケーションが円滑になるという点も特徴です。

シフト作成ツールを導入するメリット

業界に特化したツールを導入することで、現場のオペレーションに劇的な変化をもたらします。具体的なメリットとして、以下の4点があげられます。

• 作成時間が減る
• ミスが減る
• 勤怠管理の負担が減る
• シフトが安定する

これらの利点について、具体的に見ていきましょう。

作成時間が減る

シフト作成ツールを導入するメリットは、管理者の事務作業時間を大幅に削減できる点です。手作業による集計やパズルのような調整作業を自動化できるため、本来集中すべき接客や教育に時間を割けるようになります。

これまで数日かかっていたシフト作成が、数時間で終わるようになったという店舗も少なくありません。業務効率が向上することで、店舗全体の生産性を高められるでしょう。

ミスが減る

ツールによるデジタル管理を行うことで、人間による転記ミスや確認漏れを防ぎます。システム側で警告を出してくれるため、うっかりミスを防ぎ、スタッフからの信頼を維持できます。

具体的には、以下のような初歩的なミスを減らせるでしょう。

• 希望休の見落とし
• 同一スタッフの同じ時間帯での二重配置

正確なシフトが運用されることで現場の混乱を防ぎ、安定した店舗運営が可能になります。

勤怠管理の負担が減る

シフトデータと勤怠実績を連携させることで、給与計算などの事務負担を大幅に軽減できます。予定通りの勤務だったかを照合する作業が自動化され、月末の集計作業がスムーズになります。

労働時間の計算ミスを防ぐことは、正確な給与支払いを行うための基本です。管理部門の工数を削減しつつ、コンプライアンスを遵守した健全な運営体制を構築できます。

シフトが安定する

中長期的な視点で人員不足を予測できるようになり、欠員のない安定したシフトを組めるようになります。スタッフの稼働状況を可視化できるため、適切な採用計画や育成計画を立てることが可能です。

無理のないシフトが組まれることでスタッフの満足度が向上し、離職の防止にもつながるでしょう。常に適切な人数で運営できる状態を作ることで、顧客サービスの質を一定に保てるようになります。

業界に特化したシフト作成の課題

業種によって、シフト作成で直面するハードルは大きく異なります。以下の3つの業界における、特有の課題を確認しましょう。

• 宿泊業に特化したシフト作成
• サービス業に特化したシフト作成
• 製造業に特化したシフト作成

各業界が抱える個別の問題について解説します。

宿泊業に特化したシフト作成

宿泊業のシフト作成では、24時間体制の勤務や、たすき掛けと呼ばれる不規則な交代制が大きな課題です。フロントや客室清掃など、セクションごとに必要なスキルが異なるため、単純な人数合わせでは対応できません。

また、予約状況に合わせた柔軟な人員配置が求められ、急なキャンセルや団体客の受け入れによる調整も頻発します。これらの複雑な条件を網羅してシフトを組むには、業界の慣習を理解した仕組みが必要です。

サービス業に特化したシフト作成

サービス業のシフト作成では、時間帯や曜日による来客数の変動が激しいため、精度の高い需要予測が欠かせません。ランチタイムなどのピーク時にベテランスタッフを集中させつつ、閑散時のコストを抑える緻密な設計が求められます。

アルバイトスタッフの比率が高いため、個人の学業や家庭の事情による希望を、どこまで反映できるかも重要です。多店舗展開している場合は、店舗間でのヘルプ調整をスムーズに行う仕組みが不可欠となります。

製造業に特化したシフト作成

製造業のシフト作成では、ラインごとの稼働計画とスタッフの保有資格を一致させることが重要です。特定の設備を扱える人間が不在になると生産ラインが止まってしまうため、配置ミスは致命的な損失につながります。

交代制勤務における夜勤明けの休息時間の確保など、安全管理上の厳しい制約も遵守しなければなりません。生産目標を達成しつつ、労働者の安全と健康を守るための高度な管理能力が求められます。

業界特化のシフト作成が難しい理由

なぜ特定の業界においてシフト作成が難航するのか、構造的な要因を探ります。どの現場にも共通する課題ですが、業界特有の激しい需要変動や専門性が加わることで、さらに調整が困難になります。

主な理由は以下の通りです。

• 繁忙期や閑散期の調整が難しい
• 時間帯の調整が難しい
• 必要な資格・スキル別の人員配置が難しい

これらの要因を深掘りしていきましょう。

繁忙期や閑散期の調整が難しい

シフト作成において、繁忙期や閑散期に合わせてスタッフの数を最適化することは非常に困難です。繁忙期に十分なスタッフを確保できないとサービスの質が低下し、機会損失を招く恐れがあります。

反対に、閑散期に人員が余りすぎると、人件費が利益を圧迫してしまうでしょう。過去のデータやトレンドを分析し、最適な人員数を導き出す作業は、人間だけでは限界があります。

時間帯の調整が難しい

シフト作成において、時間帯ごとの忙しさに合わせた人員調整は非常に複雑です。スタッフそれぞれの希望勤務時間を考慮しながら、パズルのように枠を埋めていく作業には多大な労力がかかります。

早朝や深夜といった不人気な時間帯を誰が担当するかといった、不公平感の解消も課題です。全員が納得できるバランスの良い時間配分を継続するのは、至難の業と言えます。

必要な資格・スキル別の人員配置が難しい

シフト作成において、必要な資格やスキル別の人員配置を行うことは非常に困難です。調理師免許やフォークリフト免許など、法的に必要な資格を持つ人員を必ず配置しなければならない場合があります。

リーダーシップのあるベテランと新人を、バランスよく組み合わせる配慮も欠かせません。こうした個別のスキル情報をすべて把握し、ミスなく配置を完了させるのは至難の業と言えます。

ミスなく効率的にシフト作成を終わらせたい方は、ぜひ、以下からはたLuckの資料をダウンロードしてください。

Excelでシフトを作るのをおすすめしない理由

長年親しまれてきたExcelによるシフト管理ですが、現代の複雑な運営には向いていません。おすすめしない主な理由は以下の通りです。

• 転記ミスが起きやすい
• 人員の配置ミスが起こりやすい
• 担当者不在時に業務が止まってしまう

経営課題に直結するリスクについて詳しく説明します。

転記ミスが起きやすい

Excelでのシフト管理は、手入力による転記ミスが避けられず、重大な経営リスクを招きます。労働時間の計算を間違えれば、知らないうちにサービス残業が発生し、コンプライアンス違反となる可能性があります。

正確な労働管理が行われないことで、企業としての信頼を大きく損なってしまうでしょう。事務的なミスが重なると、組織としてのガバナンスが機能しなくなります。

人員の配置ミスが起こりやすい

Excelではスキルの可視化が不十分なため、現場のニーズに合わない人員の配置ミスが頻発します。不適切な人員配置が続くとスタッフに過度なストレスがかかり、離職率が高まる可能性があるでしょう。

離職による現場の疲弊は顧客満足度の低下を招き、最終的には売上の減少という経営課題に直結します。人手不足がさらに加速し、採用コストが増大するという悪循環に陥る危険性があるでしょう。

担当者不在時に業務が止まってしまう

Excelでのシフト管理は、担当者が不在になると業務が止まってしまうという重大なリスクがあります。特定の担当者しか使いこなせない属人化したExcelは、作成者が休んだり退職したりした際に、シフト作成の手順がわからず生産性を著しく下げることになるでしょう。

透明性の低い管理体制は不正の温床にもなりやすく、健全な経営の妨げになります。

業界特化シフト作成ツールの選び方

自社に最適なツールを選ぶためには、いくつかの重要なチェックポイントがあります。比較検討すべき項目は以下の通りです。

• 自社の業界・業態に対応しているか確認する
• 自動作成の精度や条件設定の柔軟性を比較する
• 勤怠管理・給与計算との連携の有無を確認する
• スタッフのスマホ申請に対応しているかを確認する

それぞれのポイントを具体的に解説します。

自社の業界・業態に対応しているか確認する

ツールを選ぶ際は、まず自社特有の勤務ルールに対応できる機能があるかを最優先で確認しましょう。例えば飲食業ならピークタイムの管理や、医療介護なら資格要件の管理など、必要な機能は異なります。

業界標準の課題を解決できるパッケージであれば、導入後の設定もスムーズに進みます。汎用ツールではなく、自社の現場を熟知したツールを選びましょう。

自動作成の精度や条件設定の柔軟性を比較する

ツールを選ぶ際は、どこまで細かく条件を指定して自動作成できるか、精度の高さを比較することが重要です。スタッフのスキルや勤務間インターバルなど、独自のルールをシステムに組み込めるかを確認してください。

自動で出来上がったシフトを、人間がどれだけ手直しせずに済むかが効率化の鍵を握ります。実際の運用を想定したテストを行い、使い勝手の良さを確かめましょう。

勤怠管理・給与計算との連携の有無を確認する

ツールを選ぶ際は、シフト作成だけで完結させず、後続の業務システムと連携できるものを選びましょう。勤怠データや給与ソフトとシームレスにつながることで、全社的な事務工数を削減できます。

データの二重入力をなくすことは、情報漏洩や改ざんのリスクを減らすことにもつながります。厚生労働省が定めた基準をクリアしつつ、効率的なデータ運用ができる環境を整えることが大切です。

スタッフのスマホ申請に対応しているかを確認する

スタッフがストレスなく利用できるよう、スマートフォンの専用アプリやWebブラウザに対応しているかは必須条件です。操作が難しいと現場に浸透せず、結局アナログな手法に戻ってしまう可能性があるためです。

直感的に操作できるデザインであれば、教育コストをかけずに全スタッフが使い始められます。コミュニケーションを活性化させる機能があるかどうかも、ツール選びのポイントになります。

はたLuckでシフト作成を始めた事例

実際に専用ツールを導入して、成果を上げている企業の事例をご紹介します。以下の取り組みが参考になります。

• 株式会社GENDA GiGO Entertainment
• 株式会社バンダイナムコアミューズメント

それぞれの導入背景と効果について見ていきましょう。

株式会社GENDA GiGO Entertainment

事業内容：アミューズメント施設の企画 運営従業員数：720名（2020年2月時点） 利用機能：はたLuck アプリ

アミューズメント施設を運営する株式会社GENDA GiGO Entertainmentでは、店舗運営の標準化を推進するためにツールを導入しました。

シフト管理ツールを活用することで、各店舗の状況をリアルタイムで把握できる体制を整えました。管理者の事務負担を減らすことで、現場の接客や魅力的な売り場作りへの注力を可能にしています。

関連記事：店舗サービス業で働く「人」の価値向上に真っ向から挑む | はたLuck

株式会社バンダイナムコアミューズメント

事業内容　：アミューズメント機器の企画開発販売、アミューズメント施設の企画運営 従業員数　：4,300名（2022年4月30日現在） 利用職場数：235店舗（2022年4月30日現在） 利用機能　：はたLuckアプリ

株式会社バンダイナムコアミューズメントは、大規模な店舗運営におけるコミュニケーションの課題を解決するためにツールを導入しました。

シフト申請から共有までの流れをデジタル化し、言った言わないのトラブルを大幅に削減しています。またスタッフとの接点が増えたことで、エンゲージメントの向上にも良い影響を与えています。

関連記事：店舗を可視化することで、現場力と働きがい（ES）を向上 | はたLuck

はたLuckの資料は以下のページからダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

業界に特化したシフト作成を成功させるには、現場の課題に寄り添ったツールの活用が不可欠です。Excel管理からの脱却は、単なる効率化だけでなく、離職防止やコンプライアンス強化という経営基盤の安定をもたらします。

自社の業界特有のルールやスタッフのニーズを整理し、最適なツールを選定することから始めましょう。現場の負担を減らし、スタッフが生き生きと働ける環境作りをぜひ進めてください。

はたLuckでは、シフト作成の悩みを解決します。興味がある方はぜひ以下からお問い合わせください。