シフト管理が下手な店長の4つの特徴｜原因と改善ステップを解説

「シフト希望が通らない」「公開が遅い」「早番ばかりに割り当てられる…」

上記のように、スタッフからシフト管理に対する不満が上がっていませんか？

スタッフからの不満の根本には、作成の進め方が仕組みとして整っていないという問題が潜んでいるケースが少なくありません。

本記事では、「シフト管理が下手」と言われる店長に共通する4つの特徴と根本原因を整理し、今日から取り組める改善ステップと、ツールでなければ解決できない工程まで解説します。

この記事のポイント

「シフト管理が下手」と言われる原因の多くは、店長個人の能力ではなく、作成プロセスが仕組み化されていない点にあります。

• 下手なシフトに共通する4つの特徴：ルールの曖昧さ・感覚での作成・スキルの未把握・振り返り不足
• ルールの明文化からスキルマップ作成、振り返りまでは、店長個人の取り組みでも着手可能 
• 希望集約・労務遵守・欠員時の応援調整など、店長1人では対応しきれない工程は、ツールでの仕組み化が必要

シフト管理が「下手」と言われる店長に共通する4つの特徴

シフト作成は、誰かに相談しづらく、改善のきっかけをつかみにくい業務です。スタッフから「下手」と評価されても、原因が分からないまま対策が放置されるケースは少なくありません。

ただし、評価が低い店長の行動を観察すると、能力ではなく作成の進め方に共通点が見えてきます。本章では、その特徴を4つに整理して解説します。

ルールが明確化されていない

シフト運用のルールが曖昧な店舗では、希望提出から公開、変更連絡までの全工程が、店長のそのときの判断に委ねられます。締切日・提出形式・優先順位といった基準を決めていないと、月によって運用がぶれ、次のような問題が発生します。

• 作成時：シフト希望を伝える方法が口頭・チャット・店内のホワイトボードと分散し、店長・スタッフともに毎月情報を集める作業を繰り返す
• 公開後：翌月分のシフトの発表が遅れがちになり、スタッフが私生活の予定を立てられず、店長への信頼が下がる

問題解決のための出発点は、提出時と公開・変更時の両方のルールを文書化することです。ルールをスタッフ全員と共有することで、店長が個別に判断する場面が減り、負荷も軽くなります。

感覚でシフトを作成している

シフトに不満を抱きやすいスタッフがいる店舗ほど、店長が自分の感覚だけで作成している傾向があります。

誰が何回早番に入ったか、希望休がどれだけ通ったかを記録していないと、特定のスタッフが不公平感を抱いていても、店長側はその不満に気付くことができません。

解決には、「希望シフトの通過率」を指標として持つことが有効です。

早番・遅番・休日・連休の希望が、スタッフごとにどの程度通っているかを記録すれば、配置の偏りを数値で把握することができます。仮にスタッフから不満が出たときも、データを根拠に説明できる状態になります。

スタッフのスキルを可視化できていない

スタッフ一人ひとりの業務スキルを店長が把握できていないと、ベテランスタッフに業務が集中する偏りが生じます。

具体的には、ベテランスタッフと新人スタッフそれぞれが、以下のように不満を抱えやすくなります。

• ベテランスタッフ：発注・新人指導・クレーム対応などの業務が集中することで、負担が増大する
• 新人や経験の浅いスタッフ：成長の機会が得られないとともに、「仕事を任せてもらえない」という不満が生じる

解決の第一歩は、スキルマップで「誰が何をどこまでできるか」を一覧化することです。

誰がどの業務に対応できるかが見えれば、特定の人に業務が偏らない配置を組むことができるようになります。

振り返りができていない

毎月のシフト運用を振り返らないまま次月に進むと、同じパターンの問題が繰り返され、「シフト管理が下手」という印象が現場に定着していきます。「先月も早番に偏りが出た」「直前のシフト変更が多かった」といった事実が店長の頭の中だけに残り、翌月の改善につながらないためです。

振り返りで記録しておきたい項目は、次の3つです。

• 不満発生件数：スタッフから挙がった不満の内容と回数
• シフト変更回数：公開後に変更した回数と、変更が必要になった理由 
• シフト希望通過率：早番・遅番・休日・連休希望が、どの程度通ったか

これらを月次で残し、翌月のルール改善に反映するサイクルが回り始めると、「下手のループ」を抜け出す土台が整います。記録のない状態では、何を直せば改善につながるのかが見えず、店長の感覚に頼った調整がいつまでも続いてしまいます。

ここまで、「下手」と言われる店長に共通する4つの特徴を整理しました。
気付いた問題に手を打とうとしても、翌月にはまた同じ偏りや不満が顔を出す、という経験を持つ店長もいるはずです。次章では、なぜ同じ問題が繰り返されるのか、その根本にある構造を3つの観点から解き明かします。

「下手」なシフト管理が繰り返される根本的な原因 

シフト管理が下手な4つの特徴のうち、「いくつか当てはまる」と感じた店長は少なくないはずです。

しかし、シフト管理が「下手」だと言われてしまう根本的な原因は、必ずしも店長の努力が足りないからではありません。組織の体制や仕事の進め方そのものに根本的な課題が存在するケースがあります。

本章では、その3つを順に掘り下げます。

シフト作成が店長1人に丸ごと任されている

多くの店舗では、シフト作成のほぼ全工程が店長1人の業務として割り当てられています。希望の集約から、スキルや経験を踏まえた配置、労働時間の確認、公開後の変更対応まで、判断と作業が一手に集中します。

1人で全工程を抱えていると、業務について誰かに相談したり分担したりすることができません。

シフト作成業務を1人の担当者の能力に依存させる運用が続くかぎり、改善は店長個人の記憶力次第になります。

シフト作成の判断材料が記録されない

シフトを組むときには、スタッフごとの希望傾向、家庭の事情への配慮、過去にどう調整したかといった多くの判断材料を扱います。ところが、実務において情報やノウハウを残す習慣がないことが一般的です。
確定したシフト表は記録に残るものの、その背後にあった判断の理由は店長の記憶にしか存在しません。

結果として、店長の感覚に頼るシフト管理が繰り返されるという悪循環を生みます。

シフト作成にかける時間が業務全体に対して足りない

シフト作成は店長業務の一部にすぎず、業務全体の中で十分な時間を確保しにくいのが実情です。しかし業界調査によると、飲食店の店長は平均で月15時間ほどをシフト作成に費やしており、閉店後や持ち帰り作業で対応するケースも珍しくありません。

時間が足りない中で目の前のシフトを組むだけで精一杯になると、ルール整備や振り返りといった「すぐには困らないが中長期で効くこと」が後回しになります。第1章の4つの特徴は、店長の能力ではなく、改善に手を回す時間が業務全体の中で確保しきれないことから生まれているのです。

ここまで、シフト管理が「下手」と言われる根本原因として、店長1人に作業が集中している点、判断材料が記録に残らない点、シフトに充てる時間が業務全体の中で足りない点の3つを見てきました。いずれも、店長が1人で頑張っていても解消できない種類の問題です。

次章では、こうした状況の中でも店長個人の取り組みから着手できる改善ステップを、4つに整理して紹介します。

今日からできるシフト管理改善のステップ

前章で見た3つの根本原因は、店長1人の頑張りでは解消しきれないものでした。

とはいえ、本部や経営層の判断を待たなくても、店長個人の取り組みから着手できる改善はあります。

本章では、ルールの明文化・スキルマップの作成・公平性の数値化・振り返りの仕組み化の4ステップを、順番に紹介します。いずれも、シフト確定直後に10分、月末に30分といった単位で取り入れられる範囲です。

ステップ1｜シフト関連のルールを明文化する

希望提出から公開・変更連絡までの運用ルールを文書化することが、改善の最初の一手です。文書化する項目は、希望提出時と確定後に分けて整理します。

タイミング	文書化する項目	内容の例
希望提出時	締切日	毎月◯日までに翌月分の希望を提出
希望提出時	提出形式	紙・チャット・専用フォームのいずれかに統一
希望提出時	優先順位	連休・冠婚葬祭・私用などの扱いの基準
確定後	シフト公開日	毎月◯日までに翌月分を公開
確定後	変更時の連絡経路	チャットでの即時通知など

ルールはスタッフへの周知方法までセットで決めます。採用時の説明、店内掲示、チャットでのリマインドを組み合わせれば、店長が毎月口頭で確認する手間が減り、スタッフ間の認識のずれも防げます。

ステップ2｜スキルマップで「誰が何をできるか」を見える化する

スキルマップとは、スタッフごとの業務遂行スキルを一覧化したシートのことです。誰が何をどこまでできるかを目に見える形にすることで、ベテランへの業務集中と新人の成長機会不足の対策になります。

作成は、業務洗い出し・スキル項目定義・習得状況確認の3ステップで進めます。

業種別の項目例は以下の通りです。

• 飲食店：ホール、キッチン、新人教育、クローズ作業
• 小売：レジ、発注、品出し、新人指導、クレーム対応
• フィットネス：プール監視資格、ヨガ指導、キッズ対応
• 医療・介護：服薬対応、夜勤対応、看取り対応

項目を定義したら、スタッフごとに「未習得・習得中・習得済み・指導可能」の4段階で習得状況を記録します。1枚にまとまった一覧があれば、配置を決める際に「誰に任せられるか」が即座に判断でき、店長が頭の中で照合し続ける負荷から解放されます。

ステップ3｜公平性の判断基準を数値化する

通過率の記録は、シフト確定のタイミングに合わせて10分で済みます。スタッフ名を縦に、勤務帯希望・休日希望・連休希望といった項目を横に並べたシートで、月ごとの「希望日数」と「通った日数」を入力するだけです。

記録を続けると、通過率が他のスタッフより明らかに低い人が見えてきます。該当スタッフには翌月の希望提出時に「特に通したい日」を個別に聞き、優先的に組み込みます。スキル要件で代替がきかない場合は、対応できるスタッフを増やす育成計画も並行します。放置すると不満が蓄積して離職につながるため、見つけた時点で次月のシフトで手を打ちます。

ステップ4｜毎月の振り返りで「下手のループ」を断ち切る

振り返りの仕組みを持たないかぎり、毎月のシフト運用は店長の記憶頼みのままです。当月のシフトを締めたタイミングで、希望通過率・シフト変更回数・スタッフから挙がった不満の3項目を1枚にまとめ、偏りや変更が起きた要因を1〜2行で書き出します。月末に30分の時間を確保するだけで足ります。

振り返りで見つけた要因のうち、翌月に試す改善策を1つだけ選び、ルールに反映します。たとえば「希望提出の締切を3日早める」「変更連絡はチャットの専用スレッドに統一する」といった、小さな変更で十分です。一度に複数を変えると何が効いたか分からなくなるため、必ず1つに絞ります。

1つずつ試して翌月に成果を見る流れが回り始めると、店長の経験が翌月のシフトに引き継がれる土台ができます。

4つのステップに共通するのは、店長個人の取り組みだけでは届かない工程が必ず残るという点です。希望集約、労務基準の遵守、欠員時の応援調整など、店長の判断と注意だけで毎月支え続けるには無理がある工程です。次章では、こうした工程をツールで補う具体的な方法を見ていきます。

ツールでしか実現できないシフト管理の仕組み化

店長が1人でシフト管理改善のステップに取り組み始めても、どこかで限界を感じる場面が出てきます。

こうした工程は、店長個人の判断と作業ではなく、ツールに任せる選択肢が現実的です。本章では、ツールで補える領域を、シフト管理ツールの一例としてはたLuckの「シフト管理機能」を取り上げながら整理します。

シフト管理機能の詳細に興味のある方は、以下のボタンよりダウンロードいただけます。

希望提出と確定シフトの周知をデジタルでつなぐ

希望をスタッフから集めて転記し、確定後に1人ずつ連絡する作業は、毎月の固定コストになっています。

20名規模の店舗でも、LINEや口頭など提出経路がバラバラだとシートへの転記が発生し、確定後の個別連絡で漏れが出てしまいます。

「はたLuck」のシフト管理機能では、スタッフがスマートフォンから提出した希望がそのまま作成画面に反映され、転記の手間がなくなります。確定したシフトは一斉に周知でき、いつ誰に伝えたかも履歴として残ります。集める・配るという定型工程を仕組みに置き換えるだけで、店長の毎月の負荷が大きく変わります。

機能の詳細については、以下のページをご覧ください。

予算や労務コンプライアンスなどの細かい条件を調整する

曜日・時間帯ごとの予算管理と、36協定や夜勤翌日の連勤といった労務ルールの遵守は、店長の感覚と注意力だけで毎月守り切れる工程ではありません。シフトを組むたびに、暗算で人件費を計算し、勤務間隔を頭の中で確認することになります。

シフト管理機能には、各曜日・時間帯の予算に対する人員配置の適正度を判定する機能、労務ルールへの抵触を警告する機能、夜勤翌日の登録時に警告を出す機能などが用意されています。条件のチェックを仕組みに任せれば、店長は判断が必要な箇所だけに集中することができます。

欠員時の応援調整を一斉配信で回す

当日に欠員が出たとき、店長が代わりのスタッフを探す作業に追われると、開店準備や接客対応など他業務への影響は避けられません。電話やチャットで1人ずつ打診し、断られるたびに次の候補へ連絡するうちに、開店時刻が迫ってしまうこともあるでしょう。

「はたLuck」のヘルプ募集機能では、不足しているポジションの条件に合うスタッフに、近隣拠点も含めて一斉に募集をかけられます。当日の業務内容もあわせて伝えられるため、応援に入ったスタッフも現場に着いたあと迷わずに動けます。

ここまで、ツールが店長の手作業を補える領域として、希望集約と周知、予算と労務のチェック、欠員時の応援募集の3つを見てきました。

次章では、こうした仕組みを導入した企業の現場で何が変わったかを、2つの事例で紹介します。本部や経営層への提案を考える際の参考材料としてもご活用ください。

シフト管理の改善で店舗が変わった事例

仕組みの導入による変化は、現場の数字を見るのが一番分かりやすいものです。

本章では、「はたLuck」を導入してシフト管理を改善した企業から、現場で起きた変化が具体的に分かる事例を2つ紹介します。

シフト作成の月12時間を削減し、転記ミスをなくした事例｜株式会社ハブ

英国風PUB「HUB」「82」などを運営する株式会社ハブのラクーア店では、シフトに関する作業（希望の回収、シートへの転記、確定シフトの共有）を月2回行っており、長いときは1回あたり6時間ほどを要していました。プライベートチャットでの希望提出確認や、転記ミスへの対応が時間を圧迫する要因になっていたといいます。

はたLuckの導入後は、希望の提出から作成・確定連絡までを1つのツールで完結でき、転記の必要がなくなりました。スタッフからのシフト希望の提出も変更も、ツール上で確実に把握できるようになり、個別のやりとりも減らせています。スタッフのスキルを踏まえた人員配置も組みやすくなり、シフト作成にかける時間が大きく削減されました。

参照：株式会社ハブ｜店舗運営のDXによる生産性向上で実感する、リアル店舗の価値

100人規模のイベントシフトを効率化した事例｜株式会社東京ドーム

東京ドームシティなどの施設運営を手がける株式会社東京ドームの飲食＆物販部では、ドーム場内の「ドームショップ」を5つのエリアで管轄しています。1人の担当者が複数店舗のシフトをほぼ毎日作成しており、多くの時間を費やしていました。

はたLuckのシフト管理機能と「お知らせ」機能を活用したことで、紙での作成が不要になり、所要時間が従来の約7割に削減されました。お知らせは個人・エリア内・全体の3パターンから選んで一斉配信でき、予約投稿機能で情報公開漏れも防げています。

参照：株式会社東京ドーム｜シフト管理業務の負担を軽減し、スタッフもお客様も「たのしい！！」環境作りを実践

ほかにも、「はたLuck」の導入によるシフト管理の改善を実現している事例があります。

事例を詳しくチェックしたい方は、以下のページよりご確認ください。

ここまで、ツール導入で現場の変化が具体的に表れた2社の事例を見てきました。次章では、シフト管理の改善を進めるうえで、店長や店舗責任者の方からよく寄せられる質問にお答えします。

シフト管理の改善方法に関するよくある質問

シフト管理の改善について、店長や店舗責任者の方からよく寄せられる質問をまとめました。

本章では、3つの質問について順に回答していきます。

シフト管理が下手と言われる原因はなんですか？

原因の多くは、店長個人の能力ではなく、シフト作成の進め方そのものにあります。希望提出ルールの曖昧さ、感覚での作成、スタッフのスキル把握の不足、毎月の振り返り不足の4点が、共通して見られる特徴です。これらは個人の努力だけでは解決しにくく、ルールの文書化やスキルの一覧化といった、店舗の運用面での見直しが必要になります。

シフト作成にかかる時間を減らすにはどうすればよいですか？

希望集約と転記の作業を見直すと、時間削減の効果が出やすくなります。希望提出の締切日と提出形式を統一するだけでも、毎月発生していた問い合わせ対応や転記作業の時間が減ります。さらに、希望集約や労務基準のチェックといった複雑な条件処理はツールを活用することで、店長が手作業に費やす時間を大きく圧縮することができます。

スタッフからのシフトに関する不満を減らすコツはありますか 

スタッフの不満の多くは、「なぜこのシフトになったのか」が説明されないことから生まれます。希望通過率を数値で記録しておけば、不満を伝えられたときも根拠を持って説明できます。あわせて、変更連絡の経路を固定し、配置の判断基準をスキルマップで共有しておくと、スタッフが納得できるシフト運用に近づきます。

まとめ｜シフト管理の「下手」は仕組みで卒業できる

「シフト管理が下手」と言われる原因の多くは、店長個人の能力ではなく、シフト作成の進め方そのものにあります。作成業務が店長1人に集中していること、判断材料が記録に残らないこと、業務全体の中でシフトに充てる時間が足りないことの3つです。

改善は、ルールの文書化やスキルの一覧化といった店長個人の取り組みから着手できます。一方で、希望集約や労務基準のチェックなど、店長1人の手作業で支え続けるには限界がある工程は、ツールへの置き換えが必要です。まずは自店の運用ルールを書き出すところから始め、必要に応じて本部への提案も検討してみてください。

シフト管理の改善に役立つ「はたLuck」については、以下のリンクより、詳細資料をダウンロードできます。