シフト作成をアプリで行うメリットは?選び方のポイントも解説

シフト管理 店舗DXコラム
最終更新日:2022.09.12

シフト作成は、店舗を運営するうえで重要な業務の一つです。しかし、シフト作成には手間がかかり、通常業務をひっ迫することもあります。このようなシフト作成の負担を軽減する方法の一つが、シフト作成アプリを使うことです。

この記事では、店長、SV(スーパーバイザー)、スタッフのそれぞれの立場におけるシフト作成アプリを使用するメリットを解説していきます。また、シフト作成アプリの選び方のポイントもお伝えしていきますので、アプリ導入を検討中の方はお役立てください。

店長がシフト作成をアプリで行うメリット

店長がシフト作成をアプリで行うメリットとしては「シフト作成の手間が減る」「伝え忘れや転記ミスなどの人的ミスを減らせる」「アプリ上で欠員募集もできる」「人員配置の最適化を図れる」といったことなどが挙げられます。

店長がシフト管理アプリを使用するメリットの詳細はこちらをご覧ください。

シフト希望を回収しやすくなる

シフト作成アプリを使うと、スタッフは時間や場所を選ばずにシフト提出ができるようになるため、シフト希望を回収しやすくなります。一方で、シフト希望の回収を紙ベースで行っている店舗では、シフト希望の提出をするために店舗に行かなければならないため、提出を忘れてしまったり、提出期日までに間に合わなかったりする可能性があります。

また、シフト作成アプリの便利な機能の一つとして、シフト希望が未提出のスタッフへの自動アラート機能が挙げられます。リマインドが自動的に届けば、店長がシフト希望を提出していないスタッフを調べたうえで個別に連絡する必要がなく、手間が省けます。

シフト連絡の手間が省ける

作成したシフトを一斉送信・共有してくれる機能が搭載されている、シフト作成アプリもあります。シフト表を印刷して店舗内に掲示したり、メールなどで連絡したりする必要がないため、店長の負担が軽減されます。

伝え忘れや転記ミスなどの人的ミスを減らせる

主要なシフト作成アプリの機能の一つに、集約したシフト希望がアプリ上に反映される機能があります。紙やメールでシフト希望を集めて転記する場合と異なり、伝え忘れや転記ミスが起こることはありません。

シフト作成時もスタッフの申請データがアプリ上に自動反映されることで表計算ソフトに入力せずに済みますし、データのコピーや並び替えも簡単にできるため、時間と手間を削減できます。

アプリ上で欠員募集もできる

シフト作成アプリを使用すると、シフト作成後に欠員が出た場合は、欠員募集の連絡を一斉に送信することも可能な場合があります。店長がスタッフ一人ひとりに連絡する必要がなく、他のスタッフの回答も閲覧できるため、欠員をスムーズに補充することが可能です。

また、特定のスタッフにのみ連絡できるアプリであれば、シフト修正後に、変更に関係があるスタッフに限定してメッセージを送ることもできます。これにより、シフト確認漏れによる欠員防止につながります。

人員配置の最適化を図れる

シフト作成アプリの中には、人件費などをあらかじめ設定しておくことで、必要人件費の予算を算出できるものもあります。必要人件費と、実際の人件費を比較しながらシフトを組めることで、適切な人材配置が可能になります。

現状ではコスト管理まで手が回らない場合には、シフト作成アプリを導入すると、シフト管理をしながら効率的にコスト管理もできるのでおすすめです。

SV(スーパーバイザー)がシフト作成アプリを導入するメリット

SVとは、スーパーバイザーの頭文字を取った略語で、「管理者」「監督者」「監修者」などを指す言葉です。SVは、複数のチームやエリアを管理することも多く、担当業務の進捗管理や、従業員の育成、現場の声を聞くための面談など、業務の幅が広いのが特徴です。

そんなSVが、シフト作成

アプリを導入するメリットは、現場で適正シフトが組まれているか把握できることです。

現場で適正シフトが組まれているか把握できる

シフト作成アプリの中には、個人の人件費や店舗の平均人件費を設定すると、人件費の予算が反映される機能が搭載されているものもあります。人件費の予算が事前に分かれば、実際の人件費との差を確認し、現場で適正シフトが組まれているか把握することが可能です。適正シフトが組まれているかどうかは簡単にわかるため、コスト管理につながります。

スタッフがシフト作成アプリを使うメリット

シフト作成アプリを使うメリットは、スタッフにもあります。スタッフがシフト作成アプリを使う際のメリットとしては、シフト申請とシフト確認の負担軽減が挙げられます。

シフト申請が楽になる

多くのシフト作成アプリでは、希望の日時を選択し、「提出」ボタンを押すだけで簡単にシフト申請ができます。

紙ベースでシフト管理を行っている場合、出勤の有無によらず、提出の期日までに店舗に行かなければなりません。また、メールや私用SNSなどでシフト希望を提出する場合には、出勤できる日をテキストで打ち込む必要があります。

シフト作成アプリを使えば、こうした手間が削減でき、スタッフの負担を減らすことにつながります。

店舗まで行かなくてもアプリでシフトが確認できる

確定したシフトをスタッフ各自のスマホに自動で共有できるシフト作成アプリもあります。これにより、店舗まで行かなくてもアプリ上でシフトを確認することが可能です。出勤回数が少ないスタッフや、シフトを少しでも早く知りたいスタッフにとって、特にメリットが大きいでしょう。

シフト作成を行うアプリ選びのポイント

シフト作成を行うアプリ選びのポイントとしては、テスト導入の有無や操作性の高さ、スマホ・PCなどの動作環境、コスト、業務連絡のしやすさなどが挙げられます。自分の店舗にとって何が重要かを考え、自分の店舗に合ったアプリを選びましょう。

テスト導入があるかどうか

シフト作成アプリの中には、一定期間だけ利用できるテスト導入を設けているものもあります。特に、操作性の高さや業務連絡のしやすさなどは、実際に使ってみないとわからないこともあるため、使用感を事前に確かめることは重要です。さらに、少数の店舗でテスト導入を実施し、課題を洗い出してから大規模な導入に踏み切ると、現場の混乱を最小限に抑えることができるでしょう。

また、テスト導入は、無料の場合と有料の場合があります。予算と照らし合わせながら、導入するアプリや店舗数を検討するのがおすすめです。

操作性が高いかどうか

シフト作成アプリを導入する際に、操作性が高いかどうかをよく確かめておきましょう。スタッフがアプリを使いこなすことができなければ、せっかく導入しても現場に定着しないまま使われなくなってしまいます。

実際の使用感を確かめるためには、テスト導入も検討してみてください。

スマホ・PC問わず使えるか

シフト作成アプリを導入する前に、アプリの動作環境についてもよく確認しておきましょう。スマホもしくはPCのどちらかしか使えないなど動作環境に制限があると、スタッフによってはアプリを使用できない可能性があるためです。また、シフト作成はPCの大きな画面で確認できたほうが便利です。シフト作成アプリを使える環境は、できるだけ幅広いほうがさまざまなケースに対応しやすくなります。

コスト面はクリアしているか

シフト作成アプリを選ぶときは、必ず予算も確認しましょう。コストが高すぎると継続して利用できなくなることで現場にかえって混乱を招いてしまう事態にもなりかねません。継続的に利用する前提でコスト面をクリアできるアプリを選びましょう。

ただし、アプリを導入することで作業コストが大幅に削減され、結果的に作業効率が改善されて利益も上がる可能性も考えられます。シフト作成にかなりの工数を割かれている場合、アプリを使うことによって導入コストを上回るメリットがあります。長期的な視点で投資すべきかどうかを検討するのがおすすめです。

スムーズな業務連絡ができるかどうか

スムーズな業務連絡をするためには、連絡手段が豊富なシフト作成アプリを選びましょう。店長からスタッフへの一斉連絡や、個別のチャット機能のほか、特定のスタッフだけに連絡できるグループ機能など、連絡手段にバリエーションがあると、さまざまなケースに対応しやすくなるためです。

スタッフ全員に周知したいキャンペーン情報などは、店長からスタッフに一斉送信すると情報の伝達漏れが防げますし、スタッフに個別に連絡をとりたいときは他のスタッフを介さないチャット機能が適しています。グループ機能を使うと、シフト確定後の修正時に関係するスタッフにだけ連絡でき、シフト確認漏れによって欠員が出るのを防ぐこともできます。

アプリでシフト作成を行うなら「はたLuck(R)」

はたLuck(R)は、シフト管理にともなう店長・SV・スタッフの負担を軽減するアプリです。ここからは、はたLuck(R)の特徴を4つご紹介します。

シフトの回収・作成・共有まで簡単

はたLuck(R)には、シフトの回収から作成、共有までの工程をスムーズにする機能が備わっています。シフト希望未提出のスタッフに自動アラートが届く機能が搭載されていると、シフト希望未提出のスタッフに、店長が個別に連絡する必要がありません。さらに、作成したシフト表がスタッフ全員に自動で共有されることで、転記することによるミスや手間が省け、店長の負担軽減につながります。

欠員募集・調整もアプリ上で楽々

はたLuck(R)では、アプリ上で簡単に欠員を補充することが可能です。シフトのPC管理画面上の「投入労働時間」が不足する営業日に、「欠員時間帯」と「欠員ポジション」を登録するだけで、スタッフに募集内容が一斉に通知されます。店長が個別に連絡する必要がないため、手間の削減につながります。自店舗だけでなく、近隣店舗のスタッフにも呼び掛けることができることで、欠員を補充しやすくなるのも特徴の一つです。

スタッフは、欠員募集のある日時と店舗、ポジションをアプリ上で確認し、出勤を希望する場合は応募ボタンを押すだけで申請が完了します。各店長の承認後にシフトに入ることが決定するため、複数の従業員の出勤希望が重なった際の調整もスムーズに行えます。

連絡ノート機能で正確かつスムーズな業務連絡を実現

はたLuck(R)の連絡ノート機能を使うと、スタッフ全員に連絡事項を共有しやすくなります。シフト表の共有をはじめ、朝番と昼番の引継ぎ事項や、他店で起きたクレームなどを共有できるため、出勤頻度の低いスタッフでも確認事項を把握したうえで業務にあたることができます。

また、連絡ノートには「見ました!」ボタンが搭載されており、ボタンを押した人と押していないスタッフが一覧で確認できるようになっています。これにより、重要な業務連絡を見ていないスタッフに対して店長がフォローを入れることで、業務指示の実行力をあげることが可能です。

適正シフトを設定し、適切な人員管理が可能

はたLuck(R)の適正シフト機能は、店別や曜日別、時間別に必要なリソースをポジション(役割)別にシフトを設定できる機能です。事前に早番や遅番、キッチンや接客といったポジション(役割)のシフトパターンを設定しておくと、人員が必要なシフトパターンが画面に表示されるため、より直感的な操作が可能になります。

また、エリアを統括するSV(スーパーバイザー)も、各店舗の人員管理が適正かどうかを簡単に確認できるため、複数店舗を管理している企業にもメリットがあるといえるでしょう。

脱人力!アプリで効率的にシフト作成を削減しよう!

シフト作成アプリは、シフト管理にともなうシフト希望の回収や調整、共有などの業務を効率化してくれます。紙やメールなどを用いてシフトを作成していると、人的ミスや工数がひっ迫するといった問題が起きてしまいます。

シフト管理の効率化や情報伝達に課題を感じている方は、シフト作成アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。