スタッフへのシフト共有を効率化するおすすめアプリ11選

確定したシフトをスタッフに速やかに共有するため、シフト共有を効率化したいと考える管理者は多いでしょう。スタッフにシフトを共有するタイミングは早い方が望ましいですが、一人ひとりに連絡するとなると手間と時間がかかります。

シフト共有を効率化するには、アプリの活用がおすすめです。アプリを導入すると、手作業でシフトを共有する方法と比べて工数を大幅に削減できます。

この記事では、シフト共有にアプリを利用するメリットや、おすすめのアプリについて解説します。

シフト共有できるアプリを導入するメリット

シフト共有するためにアプリを導入するメリットは、以下の5つです。

• 情報共有の迅速化と正確性の向上
• 業務効率化
• 労務管理の強化
• コミュニケーションの活性化
• 従業員満足度の向上

それぞれ見ていきましょう。

情報共有の迅速化と正確性の向上

シフト共有アプリを導入すると、従業員はリアルタイムでシフト情報を確認できるようになります。シフトの変更も即座に全員に配信され、情報の共有漏れが起こるリスクが少なくなります。

また、手入力でメッセージを共有する方法と比較すると、伝達ミスが大幅に減り、正確性が向上します。

業務効率化

アプリの導入により、シフト共有にかかる手間と時間を大幅に削減できます。従来の手作業による共有では転記ミスが発生しやすく、時間もかかりましたが、アプリを使えばこれらの問題を解消できます。

さらに、共有だけではなくシフト希望の回収や反映などの機能により、シフト作成業務の負担が軽減されます。

労務管理の強化

シフト共有アプリは労務管理の強化にもつながります。労働基準法や就業規則に基づいたシフトになっていない場合はアラームが表示されるといった機能により、法的なリスクを回避できます。

また、従業員の勤務時間や休暇の管理も自動化が可能です。管理者は労働時間の超過や連勤などの問題をリアルタイムで把握し、迅速に対応することができます。

コミュニケーションの活性化

シフト共有アプリを利用することで、従業員間や管理者とのコミュニケーションが活発になります。アプリにはチャット機能や掲示板機能が備わっているものが多く、質問や確認事項を簡単に共有できます。

情報の伝達漏れによるトラブルを未然に防ぐほか、職場全体のコミュニケーションが円滑に進むようになります。

従業員満足度の向上

シフト共有アプリの導入は、従業員満足度の向上にもつながります。従業員は、自分の希望するシフトをアプリ上で簡単に申請でき、確定したシフトをいつでも確認できます。シフトを確認するために店舗へ行く手間がなくなり、ストレスが軽減されるでしょう。

また、アプリの通知機能により、シフトの変更にも迅速に対応できるため、従業員の働きやすさが向上します。

シフト共有できるアプリの選び方

次に、シフト共有できるアプリを選ぶときのチェックポイントを6つ紹介します。

• 必要な機能が備わっているかどうか
• 従業員が使いやすいか
• セキュリティ面に不安はないか
• コスト面は予算に合っているか
• トライアルやデモを利用できるか
• サポートが充実しているか

順番に見ていきましょう。

必要な機能が備わっているかどうか

シフト共有アプリを選ぶ際には、必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

基本的なシフト作成機能に加え、シフトの変更や調整、従業員への通知機能があると便利です。シフト作成が効率化でき、ミスも減少します。

必要な機能がそろっていないアプリを選んでしまうと、手動で行う作業が増え、ミスやトラブルが発生しやすくなります。

従業員が使いやすいか

従業員が使いやすいアプリを選ぶことも重要です。インターフェースが直感的で操作が簡単なアプリだと、利用ハードルを下げられます。スマホから簡単にシフトを確認・変更できるアプリも、手軽で使いやすいでしょう。

反対に、使いにくいアプリを選んでしまうと、従業員の閲覧頻度が下がり、ミスや欠勤が発生する可能性があります。従業員の満足度を高めるためにも、使いやすさは重要なポイントです。

セキュリティ面に不安はないか

シフト共有アプリを選ぶ際には、セキュリティ面の確認も欠かせません。従業員の個人情報や勤務情報が取り扱われるため、データの保護が不可欠です。

例えば、データの暗号化や2段階認証などのセキュリティ機能があるとよいでしょう。セキュリティ対策がしっかりしているアプリを選ぶことで、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを低減でき、安心して利用することができます。

コスト面は予算に合っているか

アプリの導入コストも考慮する必要があります。無料で使えるアプリから、有料の機能を備えたものまで、さまざまなアプリがあります。

有料アプリはコストがかかるものの、サポートや追加機能が充実していることが多いです。シフト作成の効率化やミスの減少によって、結果的にコスト削減につながる可能性もあります。必要な機能と予算を考慮して選びましょう。

トライアルやデモを利用できるか

導入前にトライアルやデモを利用できるアプリは、操作感を実際に確認できるためおすすめです。アプリが自社の業務に適しているかどうかを判断することができます。

トライアル期間中に、シフト作成や共有、通知機能などを実際に試してみることで、導入後のトラブルを未然に防ぐことができます。

サポートが充実しているか

導入後のサポート体制も重要です。アプリの利用中に問題が発生した場合、迅速に対応してくれるサポートがあると安心です。チャットサポートや電話サポート、詳細なFAQが用意されているアプリを選ぶと、トラブル時の対処がスムーズに行えます。

サポートが不十分なアプリを選んでしまうと、トラブル発生時に対応が遅れ、業務に支障をきたす恐れもあります。充実したサポートがあるアプリを選ぶことで、安心してシフト管理を行えます。

シフトを共有できるアプリの導入・運用方法

実際にシフト共有アプリを導入・運用する際の方法について、解説します。以下の6つのステップで進めていきましょう。

1. 自社に必要な機能の明確化
2. 予算の検討
3. アプリの選定
4. 導入計画の作成
5. 導入・運用
6. 運用の見直し

それぞれ説明していきます。

自社に必要な機能の明確化

シフト共有アプリを導入する際、まず自社に必要な機能を明確にすることが重要です。

例えば、シフトの自動作成機能やリアルタイムでのシフト共有機能、従業員の希望シフト収集機能などがあります。求める機能を明確にすると、不要な機能にコストをかけることを避けられます。

また、必要な機能がそろったアプリを選ぶことで、労務管理の効率化と従業員満足度の向上が期待できます。

予算の検討

次に、アプリ導入にかかる予算を検討します。無料のアプリでも基本的なシフト作成・共有機能を備えているものがありますが、より高度な機能を求める場合は有料版を検討する必要があります。

予算内で最大限の効果を得るためには、導入目的を明確にし、必要な機能に優先順位をつけることが重要です。

アプリの選定

自社に必要な機能と予算が決まったら、具体的なアプリの選定を行います。シフト管理アプリは、多機能で使いやすいものから、特定の業種や規模に特化したものまでさまざまです。

操作性が高く、スマホやタブレットで簡単にシフト作成ができるアプリや、AIを活用してシフトを自動作成するアプリなどもあります。

選定時には、実際に試用してみるほか、他社の導入事例や口コミも参考にすると良いでしょう。

導入計画の作成

アプリの選定が完了したら、導入計画を作成します。

導入計画には、スケジュールや担当者の決定、従業員への説明会の実施などが含まれます。従業員がアプリをスムーズに使いこなせるようになるための練習期間も必要です。操作方法を丁寧に説明し、サポート体制を整えておくと安心です。

導入・運用

導入計画に基づき、アプリを実際に導入・運用します。

導入初期は、システムの設定や従業員の登録、シフトの初回作成などが必要です。運用開始後は、定期的にシフトを作成・共有し、従業員のシフト希望や変更依頼に対応します。

運用の見直し

アプリの運用状況は、定期的に見直しましょう。従業員からフィードバックを収集し、運用方法を改善していくことが大切です。使い勝手を向上させるために、新機能の追加が必要となる場合もあるでしょう。

また、法規制の変更や業務の変化に応じて、設定などを適宜見直すことが求められます。

スタッフにシフト共有できるおすすめアプリ11選

ここでは、シフト共有できるおすすめアプリを11個紹介します。

• はたLuck
• Airシフト
• シフオプ
• SHIFTEE
• らくしふ
• R-Shift
• Sync Up
• 勤務シフト作成お助けマン
• oplus
• Shiftmation
• ジョブカン

それぞれのアプリの特徴を説明していきます。

はたLuck

「はたLuck」は、シフト管理を効率化できるアプリで、従業員のシフト希望をアプリ上で収集し、自動的に取り込むことで手入力の手間を省きます。

また、多店舗運営に強みがあり、売上や客数に基づいてシフトを調整することが可能です。適正シフト機能により最適な人員配置を行うことができ、店舗運営の効率化も図れます。

従業員の勤務条件に応じたシフト作成が可能な労務アラート機能も搭載しています。

Airシフト

「Airシフト」は、シフト管理と勤怠管理を一体化したアプリです。

スタッフから提出されたシフト希望が自動で反映されるほか、シフトの自動作成や、特定のパターンの設定ができる点が特徴です。チャット機能を活用すれば、急にシフト変更が必要になった場合も迅速に対応できます。

シフオプ

「シフオプ」は、リクルートが提供するシフト作成・管理システムです。

現場ごとの人数の過不足を把握でき、法令を遵守したシフト作成を行えるほか、人件費もリアルタイムで確認できます。スタッフとのやり取りも簡単で、店舗間でヘルプを募りやすい点が特徴です​。

SHIFTEE

「SHIFTEE」は、クラウド型のシフト管理システムです。スマートフォンからのシフト希望の提出や、シフト確認もリアルタイムで行えます。

店舗間におけるシフト管理が可能で、ヘルプ募集機能も備わっています。スタッフのスキルを踏まえた最適な人員配置ができる点も魅力です。

らくしふ

「らくしふ」は、LINEを活用するシフト管理アプリです。

LINEを通じたシフト提出や、未提出者への催促が自動で行えます。また、設定した人件費や人数に合わせた適正なシフトを作成することが可能です。売上予測の機能もあり、効率的なシフト管理が行えます。

R-Shift

「R-Shift」は、小売業やサービス業向けのシフト管理システムです。AIがシフトを自動作成するだけでなく、スタッフの経験年数やスキルを踏まえた作業割当表を作ることが可能です。

人員の不足や余剰を店舗ごとや時間帯ごとに確認できるため、店舗間のヘルプもしやすくなります​。

Sync Up

「Sync Up」は、飲食業や小売業を中心に使われるシフト管理サービスです。シフト作成から勤怠管理まで一貫して行えるアプリで、最新の労務アラート機能も搭載されています。

店舗間のシフト調整やヘルプ機能も備わっており、多店舗展開している企業に適しています。

勤務シフト作成お助けマン

「勤務シフト作成お助けマン」は、JRシステムが提供するクラウド型シフト作成サービスです。

複雑な勤務体系や従業員の希望を反映したシフトをAIが自動で作成し、公平で働きやすい環境を提供しやすくなります。労働条件を考慮したシフトを作成でき、法令も遵守できます。

oplus

「oplus」は、PCやスマホからいつでもどこでもシフト提出・作成ができる勤怠管理サービスです。

シフト提出のリマインドや店舗間でのシフト調整が可能で、スタッフの急な欠勤にも対応しやすくなっています。

Shiftmation

「Shiftmation」は、シフト作成から勤怠管理まで一貫して行えるアプリです。

AIでシフトを自動作成できるだけでなく、当番業務や休憩を自動で割り当てられる点が特徴です。人員の過不足を数値で表示でき、シフトの修正も簡単に行えます。

ジョブカン

「ジョブカン」は勤怠管理ツールで、フレックスや裁量労働制など様々な勤務形態ごとに応じた設定が可能です。

勤務時間を過ぎても出勤打刻のない従業員がいる場合には、アラートを送信する機能もあります。

シフト共有を効率化するなら「はたLuck」

さまざまなアプリを紹介しましたが、シフト共有を効率化するなら「はたLuck」がおすすめです。「はたLuck」には、以下のような便利な機能が備わっています。

• シフト提出の依頼からシフトの確定・共有までがワンストップ
• 適正シフト機能で人員配置も最適化
• 定期シフト機能でシフト作成も効率化
• 法令遵守違反を防げる労務アラートも
• 各店舗のシフトデータも確認できる
• 店舗間でのヘルプ調整もスムーズ

ひとつずつ説明していきます。

シフト提出の依頼からシフトの確定・共有までがワンストップ

「はたLuck」を使うと、シフト提出の依頼から確定・共有までを、アプリ内だけで完結できます。スタッフからシフト希望が提出されたら、管理者はアプリ上で確認・調整することで、シフトを作成できます。

これにより、手書きのような転記ミスを防げ、シフトの共有漏れもなくなります。スタッフは自分のスマホからシフトを確認できるため、店舗に行く手間も省けます。

適正シフト機能で人員配置も最適化

「はたLuck」の適正シフト機能を利用すれば、曜日別や時間別、店舗別に必要な人員を設定できます。この機能により、過剰な人員配置や不足を防ぎ、効率的なシフト作成が可能になります。

また、売上や客数を加味したシフトを組むことで、人件費の最適化も図れます。

定期シフト機能でシフト作成も効率化

「はたLuck」には定期シフト機能もあり、固定のシフトで働く従業員の勤務パターンを事前に設定することができます。毎週決まった曜日に休むスタッフや、同じ時間帯に働くスタッフがいる場合に、重宝する機能です。

定期シフトを事前に設定しておけば、他のスタッフのシフトを埋めるだけで済むため、シフト作成の作業が効率化できます。

法令遵守違反を防げる労務アラートも

「はたLuck」には、労働基準法に準拠した労務アラート機能があります。

例えば、特定のスタッフが長時間連続で働いている場合や、外国人留学生の労働時間が上限を超えそうな場合には通知が届きます。これにより、法令遵守を徹底でき、労務トラブルを未然に防ぐことができます。

さらに、カスタムアラート機能を使えば、個々のスタッフの勤務条件に合わせたアラートを設定することも可能です。

各店舗のシフトデータも確認できる

「はたLuck」では、各店舗のシフトデータを管理画面から一元管理することができます。そのため、各店舗の状況を常時確認でき、人員が不足している場合には、他店舗にヘルプスタッフを要請することが可能です。

全体の人員配置が最適化され、業務効率を向上させることにもつながります。

店舗間でのヘルプ調整もスムーズ

「はたLuck」には、ヘルプ募集機能もあり、急な欠員が出た際にも迅速に対応できます。

例えば、近隣の他店舗を対象にヘルプスタッフを募集することができます。ヘルプに入ることを希望するスタッフは、アプリから簡単に応募することが可能です。管理者は個別に連絡を取る必要がありません。

また、業務の内容を事前にアプリ上で共有できるため、初めてヘルプに入るスタッフでも安心して取り組むことができます。

「はたLuck」の導入事例

この章では、実際に「はたLuck」を導入してシフト共有を行っている2社の事例を紹介します。

株式会社東京ドーム様

株式会社東京ドーム様は、東京ドームシティを中心にエンターテイメント施設を運営しています。施設内には多数のショップが存在するため、スタッフへ効率的にシフトを共有する必要性から「はたLuck」を導入しました。

特にイベント開催時にはシフトが複雑化し、効率化が急務でした。「はたLuck」を導入した後は、シフト希望の回収や確定、共有をアプリ内のみで完結でき、作業時間が従来の7割程度に短縮されています。

✉️導入事例(東京ドーム)をダウンロードする

▶️インタビュー動画URLをダウンロードする

株式会社バンダイナムコアミューズメント様

株式会社バンダイナムコアミューズメント様は、ゲームセンターなどのエンターテイメント施設を展開する企業です。店舗運営の効率化のために「はたLuck」を導入しました。

「はたLuck」のシフト管理機能により、シフトの作成・共有が効率化され、働きやすい職場環境が整いました。従業員のエンゲージメント向上にもつながっています​。

✉️導入事例(バンダイナムコアミューズメント)をダウンロードする

▶️インタビュー動画URLをダウンロードする

アプリを導入して、スタッフへのシフト共有を効率化しよう

シフト共有をアプリで行うと、連絡する手間や時間を削減できます。確定したシフトは自動で共有され、リアルタイムで閲覧できるため、共有漏れや伝達ミスを減らすことも可能です。

ぜひシフト共有のアプリを導入して、業務の効率化を図りましょう。

さらに「はたLuck」なら、適正シフト機能や労務アラート機能を活用し、適切なシフトの作成が可能です。シフト共有を効率化するなら、「はたLuck」の活用をご検討ください。