アルバイトのシフト管理を効率化するには?基本とコツを解説

シフト管理 店舗DXコラム
最終更新日:2022.08.15
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アルバイトのシフト管理は、シフトの回収から作成、さらには欠員が出た場合の調整など、かなりの手間がかかります。逆に言うと、シフト管理を効率化できれば、日々の仕事もスムーズに進められるということです。

ここでは、アルバイトのシフト管理が大変な理由を踏まえて、効率化できる方法をご紹介します。店長の皆さん、シフト管理の効率化にお役立てください。

アルバイトのシフト管理でまずおさえておくべきこと

アルバイトのシフト管理をする前に、アルバイトの労働条件や税金に関することなど、おさえておくべきことがいくつかあります。認識に齟齬があると大きなトラブルに発展することもあるため、事前によく確認しておきましょう。

労働条件は書面で合意しておく

シフト希望を提出してもらう段階になってから労働条件の齟齬に気付くと、店側もアルバイト・パートなどのスタッフ側も不利益を被ります。勤務時間や給料などの労働条件は書面に記載し、採用時に合意してもらっておくようにしましょう。口頭ではなく、書面にして残しておくことで、認識の違いによるトラブルを未然に防ぐこともできます。

所得制限があることも要注意

年間103万円の収入を超えると所得税が課せられるため、学生や主婦の中には、所得税が課せられない範囲で働きたいと考えている方もいます。このような場合には、シフトを組む際は給料の総額が年間103万円を超えないよう配慮しなければいけません。

アルバイトのシフト管理が大変な理由

アルバイトのシフト管理を効率化するためには、まず、シフト管理が大変な理由を知る必要があります。店長にとってシフト管理がなぜ大変なのかを改めて把握し、日頃の業務と照らし合わせることで、解決の糸口を探りましょう。

アルバイトがなかなかシフト希望を提出してくれない

シフト作成をするためにまずは、アルバイト・パートなどのスタッフからのシフト希望を集めなければなりません。しかし、スタッフ側がシフト提出を忘れていたり、出勤頻度が低いためにヒアリングできなかったりと、シフト希望を期日までに集められないこともあります。

シフトを提出してくれないアルバイト・パートなどのスタッフに対して個別に連絡するのは手間ですし、シフト作成に割ける時間も少なくなってきます。シフトを期日までに集められないと、日常の業務に加えて負担が大きくなるのです。

ときには希望通りのシフトを組めないことも

個々の事情を鑑みながらシフトを組むのは、ただでさえ難易度の高い仕事です。さらに、シフト希望を提出してもらっても、欲しい人員に対してアルバイトが多かったり少なかったりと、希望通りのシフトを組めないこともあります。場合によってはシフトに入ってもらえるよう、個別に連絡しなければいけないこともあるでしょう。

シフトに入ってくれる人がスムーズに見つからなければ、日々の業務をひっ迫してしまうことも。時間をかけて人員を探しても欠員が補填できない場合もあります。シフトに入ってくれる人が見つからなければ、店長や他のスタッフへの負担が大きくなり、最悪の場合は店が運営できなくなってしまいます。

時期によってはアルバイト以外のスタッフの負担が増える

アルバイトの中には、フルタイムで働ける方のほか、学生やダブルワークをしている方などもいます。夏休みや就職活動中、ダブルワーク先の繁忙期などと重なる時期は出勤できないこともあるでしょう。そのため、時期によっては店長が欠員を埋めなければならず、一部のスタッフに負担が偏ることもあります。

一部のスタッフに負担が偏らないよう考慮してシフトを作成したり、人が足りない時間帯にシフトに入ってもらえるよう個別に依頼したりする調整にも、手間と時間がかかります。

個々の事情を定期的に把握し直さなければならない

アルバイトが学生の場合は、学期が変わるたびに受講する授業が変わったり、定期試験や就職活動などで一定期間シフトに入れなかったりするケースも発生します。そのため、数カ月おきに個々の事情をヒアリングし、欠けた人員を常に補えるようなシフト体制をつくっておかなければなりません。

また、年度が変わって学生が進級・卒業すると複数人が一度に辞める可能性もあり、さらに入れ替わりで入った新しいアルバイトのスケジュールを把握する必要もあります。

しかし、多忙な業務の合間を縫って、アルバイト一人ひとりに声をかけるのはなかなか難しいもの。出勤頻度が低い方や勤務時間帯が合わない方もいることを考えると、対面でスタッフ全員のフォローをするのは難しいでしょう。

全員の勤務時間を管理しなければならない

店長をはじめとした使用者は、1日8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけないことが労働基準法で定められています。一定の条件を満たした場合には、1カ月や1年の労働時間を平均して1週間に40時間以上の労働にならす制度を適用できますが、いずれにしても全員の勤務時間を把握したうえでシフト管理をしなければいけないことには変わりありません。

また、アルバイト・パートなどのスタッフの中には、所得税や児童手当などの所得上限に達しない範囲での勤務を希望している方もいます。そうした個別の事情を考えながらシフトを組むことも、シフト管理業務が負担になる理由のひとつです。

シフト表作成に時間と手間がかかる

シフトを組み終えた後も、シフト表作成にさらに時間と手間がかかります。シフトを紙ベースで回収した場合にはシフト表への転記が必要になりますが、手作業のため転記ミスが発生する可能性もあります。

表計算ソフトを使う場合にも、店舗で抱えるアルバイト全員のシフト表を作成するには、一定の時間がかかるでしょう。PCの扱いに慣れていないと、さらに手間がかかってしまいます。

アルバイトのシフト管理を効率化するコツ

アルバイトのシフト管理を効率化できるかどうかは、シフト管理業務の負担軽減と、アルバイトとの良好な関係づくりにかかっています。ここでは、スタッフのシフト管理を効率化する4つのコツをお伝えします。

アルバイトとのコミュニケーションを怠らない

シフト作成をする際は、アルバイトの仕事のスキルや、プライベートの事情をある程度知っておく必要があります。人手が足りないときに、どの人にお願いすれば良いかがわかっていると交渉がスムーズになるためです。スタッフとのコミュニケーションをとるよう心がけていれば、日常会話の中で個々の事情を汲み取りやすくなるでしょう。

社員とアルバイトとの軋轢をうまない職場環境をつくる

社員とアルバイトとの軋轢があると、人手が足りないときにスタッフがシフトに入ってくれにくくなる可能性があります。反対に、良好な関係を築けていれば、「いつもお世話になっているから」と予定を調整してシフトに入ってくれることもあるでしょう。社員とアルバイトとの間の関係をより良くするためにも、日頃からコミュニケーションをとっておくことが大切です。

アルバイトへの教育も丁寧に

アルバイトへの教育を丁寧に行っておくことも、シフト作成の負担を和らげることにつながります。仕事を安心して任せられる人材をひとりでも多く育てておけば、人手が足りないときに声をかけられる人が増え、シフトを組みやすくなるためです。

ただし、多忙な業務時間内や年に数回の研修だけではフォローアップできないこともあります。そのため、日頃から地道にコミュニケーションを重ねることが大切です。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムとは、シフトの回収から作成まで、シフト管理に必要な機能が搭載されたツールです。シフト回収がアプリ上で完結できたり、店長が入力したシフトがそのままシフト表に反映されたりと、シフト管理業務にかかる手間と時間が省けます。

シフト管理ツールにもさまざまな種類があるため、お店に必要な機能と予算を踏まえて比較検討することが大切です。

アルバイトのシフト管理を効率化する「はたluck(R)」

はたLuck(R)は、シフト管理・コミュニケーションツールなど、店舗内の課題を解決できるツールです。はたLuck(R)の機能の中でも、シフト管理に役立つポイントを5つご紹介します。

シフトの回収を自動化できる

はたLuck(R)を利用すると、アルバイト・パートなどのスタッフがアプリ上で入力したシフトが、シフト作成画面に自動で反映されます。期限までにシフトを提出していないスタッフには、自動でアラートが届くため、個別に連絡する必要はありません。シフトの回収から作成までの負担が大幅に削減され、業務の効率化につながるでしょう。

シフト作成や調整もオンラインで完結

はたLuck(R)では、店長がアプリ上で入力したシフトがそのままシフト表として反映されます。紙ベースで集めたシフト希望を転記する必要がないため、転記ミスが起こる可能性はなく、表計算ソフトに入力する手間も省けるため、時間と手間を大きく削減できます。

また、シフト作成後に欠員が出た場合も、スタッフ向けに募集の通知を一斉に送ることができます。欠員募集は自店だけでなく、近隣店舗のスタッフまで範囲を広げられるため、出勤可能なスタッフを見つけやすくなることもメリットのひとつです。

シフト表の共有も自動でスタッフに通知

はたLuck(R)は作成したシフト表が、スタッフに自動で送信・通知されます。店長の負担が軽減されるのはもちろん、出勤頻度が多くないスタッフもスマートフォン等でシフトを確認できるため、シフト確認のためにお店に来るなどの負担を減らすことにもつながります。

また、シフト確定後の修正時に、関係するスタッフに限定して通知できる機能を使うと、シフト確認漏れによる欠員なども減らせるでしょう。

必要人件費を自動算出

はたLuck(R)には、個人の人件費や店舗の平均人件費を設定することで、人件費の予算が反映される機能が搭載されています。人件費の予算が反映されると、実際の人件費との差分を確認しながらシフトを組むことができるので、シフト管理業務を効率的に進められます。シフト管理だけでなく、コスト管理にも合わせて力を入れたい店長向けの機能です。

連絡ノートや学習する機能の活用でアルバイトの教育時間も削減

はたLuck(R)の連絡ノートや学習するといった機能を活用し、アルバイトの教育時間を削減することもできます。

連絡ノートは、店舗のスタッフ全員に共有したい連絡事項を一斉に送信できる機能です。本部からのキャンペーン情報や他店で起きたトラブル、食事の盛り付け例などをすぐに送信できるため、出勤頻度が低いアルバイトにも情報を共有しやすくなります。

また、マニュアル動画の閲覧が可能な「学習する」機能を活用すると、新人教育マニュアルや接客マニュアルなどの動画をアプリ上で確認できます。研修時間を削減したり、日常業務内でフォローアップしきれなかった点を補ったりと、アルバイトの教育に活用できます。

日常業務の中では、対面での教育に時間はあまり割けないもの。オンラインでのコミュニケーションや動画を活用してアルバイトへの教育の時間を補い、職場で活躍できる人材づくりを目指しましょう。

トーク機能でコミュニケーションを円滑化

トーク機能は、特定のメンバーとグループで会話したいときに使えるチャットツールです。スタッフに一斉に連絡できる「連絡ノート」とは違って個別に会話できるため、シフトの細かい調整をしたいときに活用できます。

ちょっとした連絡をとりたいときにも使いやすいため、アルバイトのプライベートの事情を聞いたり、困りごとを汲んだりと、シフトを組むうえで必要な情報をすくい上げるツールとしても有効です。

星を贈る機能で良好な関係づくり

はたLuck(R)には、仕事仲間に感謝や応援、激励といった気持ちを伝えられる「星を贈る」機能もあります。星を贈る機能を使うと、スタッフのモチベーションが上がり、職場に貢献したいと思ってもらえることもあるでしょう。

アルバイト・パートなどのスタッフの協力なくして、お店の運営は成り立ちません。気持ちよく働いてもらうことはもちろん、人員が足りないときにすすんでシフトに入ってもらえるという意味でも、モチベーションを保って働いてもらうことは大切です。

アルバイトのシフト管理を効率化して、スムーズな店舗運営をしよう

アルバイトのシフト管理の効率化には、タスクの軽減とコミュニケーションの円滑化が不可欠です。シフト管理アプリを導入すれば、手間と時間が削減できるのはもちろん、アプリ上でコミュニケーションがとりやすくなり、シフト管理の効率化につながります。

日常業務に全力を注ぐためにも、シフト管理アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。